Excel: Datum und Uhrzeit

Jahres- und Monatsdifferenz berechnen

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Die Differenz der Jahre und Monate zu berechnen, ist nicht trivial. Aber dafür gibt es die versteckte Funktion "DateDif", die Sie in diesem Film kennenlernen.
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Transkript

Stellen sie sich in Excel zwei Spalten vor, in denen Datumsangaben stehen. Wie beispielsweise hier ein Geburtsdatum und ein Eintrittsdatum. Oder: Vertragsanfang, Vertragsende. Gerät wurde aufgestellt, Gerät wurde abgebaut. Sie möchten nun nicht wissen, wie viele Tage das Gerät, dieser Mensch, dieser Vertrag gelaufen ist / gelebt hat -- das würde ich einfach Ende minus Anfang rechnen -- sondern Sie möchten die Anzahl der Monate oder Anzahl der Jahre ermitteln. Bei einem Vertrag vielleicht interessant: Wie viele Jahre lief unser Vertrag, weil daraus berechnet sich irgendein Betrag. Oder: Wie viele Monate stand unser Gerät in unserer Firma? Weil daraus ergeben sich wieder neue Kosten. Wunderbar. Vielleicht passt das Beispiel nicht ganz für diese Menschen, wenn ich das Jahr vom Eintrittsdatum vergleiche mit dem Geburtsjahr, dann wäre quasi die Aussage: In welchem Jahr oder in welchem Lebensjahr ist dieser Mensch in unseren Verein eingetreten oder wie viele Monate hat dieser Mensch auf der Welt gewandelt, bevor er bei uns eingetreten ist. Passt nicht, macht nichts, immerhin geht es hier um Datumsfunktionen. Nun. Ich will die Differenz der Jahre berechnen. Das ist noch ein relativ leichtes Spiel, dazu kann ich "=" die Jahresinformation aus dieser Spalte extrahieren, mit der Funktion "Jahr", minus die Jahresinformation aus dieser Spalte. Klammer zu. Enter. Er formatiert richtig. Das ziehe ich runter. Aha, so viele Jahre. Hier sehe ich sofort: Dieser Mensch ist im Oktober '56 geboren, bereits im Oktober '56 bei uns eingetreten, wahrscheinlich seine Eltern für ihn gemacht, das heißt, er war null Jahre alt, als er bei uns eingetreten ist. Prima. Wenn ich nun die Anzahl der Monate haben will -- hmm, dann wird es ein klein bisschen schwieriger. Ich darf nicht einfach den Monat aus dem einen minus den Monat aus dem anderen rechnen, weil dazwischen liegen ja noch Jahre. Ich darf auch nicht einfach die Anzahl der Jahre mit zwölf multiplizieren, weil dann würden mir einige Monate flöten gehen. Nein, ich muss hier anders denken. Ich muss überlegen. Hm. Dieser Mensch ist im gleichen Jahr eingetreten wie er geboren ist. Das heißt, hier könnte ich die Differenz der Monate bilden. Bei anderen, zum Beispiel dem hier, der ist in einem anderen Jahr eingetreten, das heißt, hier in dem Beispiel muss ich überlegen, wie viele Jahre waren dazwischen, mal zwölf, plus die Monate vom Anfang, plus die Monate vom Ende. Wenn ich das überlegt habe, dann kann ich meine Formel bauen. Das heißt, ich muss überlegen, "=" ob, also "wenn", Klammer auf, wenn die Jahresinformation identisch ist, wenn das Jahr, Klammer auf, von dem hier identisch ist mit dem Jahr, Klammer auf, von dem hier, dann rechne doch einmal bitte: Monat von dem Ende minus den Monat von dem Anfang. Wunderbar. Erster Fall erledigt. Sonst, in unterschiedlichen Jahren muss er jedoch anders rechnen. Sonst muss ich überlegen, rechne mal bitte das Jahr von dieser Information minus das Jahr von dieser Information. Achtung, von dieser Differenz muss ich nochmal eins abziehen: minus eins. Und das ganze Ergebnis, diese Differenz, muss ich mit 12 multiplizieren. Das heißt ich muss an der Stelle, Punkt vor Strich, um die Differenz, Klammer auf, eine Klammer setzen, Klammer zu, und das mal 12 multiplizieren. Und zu diesem Ergebnis plus, nochmal dazuzählen die Anzahl der Monate vom Anfang, das heißt wenn er am 7. im Monat Nummer 7 geboren ist, dann zähle ich hier nochmal 5 Monate dazu, also 12 minus den Monat von dem hier, plus, und vom Ende auch nochmal die Monate, in dem Falle auch nochmal 7, plus den Monat, von dieser Information. Klammer zu für Monat. Klammer zu für "wenn". Nicht vergessen. "wenn": Klammer auf, Klammer zu. So müssten wir alle Fälle erschlagen haben. Enter, OK, abschicken, und er berechnet hier 96. Hier sieht man sofort: Gleicher Monat eingetreten wie er geboren ist, also null Monate war er alt, als er bei uns eingetreten ist. Das andere könnte man nachrechnen, aber es müsste stimmen. Für dieses Problem gibt es eine, zugegeben, ziemlich versteckte Funktion in Excel. Wenn Sie so ein Problem haben, ich möchte gern die Differenz der Jahre, der Monate berechnen, dann finden Sie erstaunlicherweise nicht in der Registerkarte "Formeln", "Datum u. Uhrzeit" diese Funktion, sondern Sie müssen diese Funktion eintippen. Die Funktion, "datedif" heißt sie, holt er eigentlich aus VBA raus, und deshalb steht hier "datedif" nicht in der Liste drin. Nun, dann tippen wir's halt. "=", ich kann "datedif", Klammer auf, mit einem 'f' geschrieben, Achtung, "datedif", zweites Achtung: Anfangsdatum, Semikolon, Enddatum, Semikolon, und jetzt möchte er die Einheit wissen, entweder 'D' für 'Day', oder 'M' für 'Monat' oder "Y", nicht "J", für "Year". Ich beginne erstmal mit dem Jahr, also unter Anführungszeichen "Y". Anführungszeichen, ist ein Text, deshalb bitte in Anführungszeichen. Klammer zu. Enter. Und ziehe das ganze runter und vergleiche es mit der ersten Spalte und stelle hierbei fest: Upps, was passiert denn hier? Hier gibt's Differenzen. Erkläre ich Ihnen gleich, wie das zustande kommt. Bevor ich's Ihnen erkläre, lassen Sie uns noch kurz "datedif" für den Monat anwenden, weil wir dort die gleiche Anomalie haben. "= datedif", Klammer auf, Anfang bis Ende in Monaten, Klammer zu, Enter, OK, abschicken. Runterziehen. Und sie stellen auch hier das gleiche Phänomen fest: Viele der Zahlen sind gleich, bei einigen der Zahlen weicht er um eins ab. Wenn sie ganz genau den Tag vergleichen, dann unterscheidet sich "datedif" von unserer ersten Denke dadurch: Er ist am 16. eingetreten, am 8. ausgetreten. Oder am 16. geboren, am 8. ausgetreten. Das heißt, hier haben wir keinen ganzen, vollen Monat. Hier dagegen ist er am 24. eingetreten, am 28. ausgetreten. Hier rechnet er genauso wie unsere Formel. Wenn er genauso rechnen sollte, wie wir es vorher überlegt haben, dann müssten wir nochmal in dem Beispiel plus, "wenn", der Tag größer als der Tag ist, dann addiere zu dem Ergebnis der Formel eine Eins. Ansonsten ist es okay, also null dazuzählen. Entweder Sie bauen sich diese Formel selbst zusammen, so wie hier, ist etwas mühsam, zugegeben, oder Sie greifen auf "datedif" zu, aber Achtung, je nachdem, was Sie berechnen wollen: Wollen Sie die echt ganzen, kompletten Monate oder wollen Sie wirklich von jedem angebrochenen Monat bis zu jedem angebrochenen Monat. Gut testen, gut überlegen, und dementsprechend können Sie die Formeln verwenden, die ich hier gezeigt habe.

Excel: Datum und Uhrzeit

Erfahren Sie, wie Sie in Excel mit Datum und Uhrzeit rechnen können und wie Sie die Werte nach Ihren Wünschen darstellen.

2 Std. 47 min (34 Videos)
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Im Training wird Excel 2013 benutzt. Die Vorgehensweisen sind aber für alle Excel-Versionen identisch und leicht übertragbar.

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