Excel 2013 für Profis

Inquire - Beziehungen darstellen

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Mit Inquire lassen sich Beziehungen und Abhängigkeiten von Arbeitsmappen, Arbeitsblättern und Zellen in Diagrammform grafisch darstellen. Sehen Sie sich die Möglichkeiten hierzu in diesem Video an.

Transkript

Mit Hilfe des neuen Add-Ins "Inquire" lassen sich - in Diagrammform - Arbeitsmappenbeziehungen, Arbeitsblattbeziehungen und auch Zellbeziehungen sehr schön grafisch darstellen. Diese Möglichkeiten gehen weit über das hinaus, was sie von der Technik "Spur zum Vorgänger", "Spur zum Nachfolger" kennen. In diesem Beispiel habe ich eine Verbindung von Arbeitsmappen hergestellt, die über vier Ebenen geht. Die oberste Mappe ist die Mappe "Inquire gesamt". Diese bezieht Daten aus den Mappen "Produktgruppe 1, 2 und 3". Diese wiederum beziehen ihre Werte aus den Arbeitsmappen "Produkt 1, 2, und 3" und diese Arbeitsmappen "Produkt" enthalten nochmal Tabellen, in denen sich die Basisdaten befinden. Bei den Arbeitsmappenbeziehungen können Sie aber nicht nur Verbindungen zwischen Excel-Tabellen, sondern auch zwischen anderen Datenquellen, wie bspw. Acces-Datenbanken, XML-Dateien, und HTML-Dateien herstellen. Darauf habe ich allerdings in diesem Beispiel verzichtet. Ich zeige Ihnen hier, wie diese vierstufige Verknüpfung aussieht. Allerdings, in der ersten Ebene, bei den Arbeitsmappenbeziehungen - wie der Name schon sagt - wird "nur" die Beziehung zwischen den Arbeitsmappen gezeigt. Ich gehe auf "Arbeitsmappenbeziehung" und dann muss ich etwas warten - die Verknüpfungen werden extrahiert und hergestellt - und ich erhalte jetzt ein Diagramm, von dem ich allerdings sagen muss: Es ist etwas unübersichtlich. Auch die Möglichkeit der Anordnung - hier unten "Layout auf Knoten anwenden" - ist im Moment noch nicht ganz ausgereift. Allerdings, wie gesagt, diese Technik besticht im Moment durch ihre Leistungsfähigkeit; das andere wird sicherlich noch nachgearbeitet. Ich werde jetzt die Arbeitsmappen so anordnen, dass sie etwas übersichtlicher sind. Nachdem ich diese Anordnung vorgenommen habe, können Sie sehr schön erkennen, dass wir eine Arbeitsmappe mit dem Namen "Inquire gesamt" haben. Diese bezieht ihre Daten aus den Mappen "Inquire Produktgruppe 1, 2 und 3", wobei die Arbeitsmappe "Inquire Produktgruppe 1" nochmals ihre Daten aus den einzelnen Produktmappen bezieht, mit den Namen "Produkt 1", "Produkt 2" und "Produkt 3". Das Pluszeichen hier hat keine besondere Bedeutung, wenn ich draufklicke verschwindet es. Anders bei dem Minuszeichen: Wenn ich auf das Minuszeichen klicke, schrumpft alles hier zusammen - Sie sehen also praktisch nur noch die erste Ebene der Beziehung. Klicke ich dann nochmal drauf, dann sehen Sie, dass die Unterarbeitsmappen hier ebenfalls erscheinen. Mit Hilfe eines "Übersichtsfensters" kann ich einen Überblick über die Verknüpfungen gewinnen. Das hilft im Moment auch nicht viel weiter. Über die Seitenansicht kann ich betrachten: Wie sieht das Ganze aus, wenn ich es dann entsprechend ausdrucke? Eine wunderschöne Übersicht, die Ihnen, z.B. wenn Sie mit sehr vielen Verknüpfungen arbeiten, eine Transparenz gestattet. Das Ganze können Sie selbstverständlich auch ausdrucken oder entsprechend aktualisieren. Wenn ich jetzt allerdings auf diese Schaltfläche "Aktualisieren" klicke, passiert etwas, das nicht ganz so schön ist - er analysiert das Ganze und stellt mir dann meine Daten wieder in der Form dar, in der - sagen wir mal so - die Übersichtlichkeit etwas verloren geht. Das nächste Werkzeug ist die Arbeitsblattbeziehung. Hier hatten wir ja die Beziehungen zwischen den Arbeitsmappen gesehen, nun möchte ich gerne auch die Beziehung zwischen den Arbeitsblättern sehen. Hier exportiert er ebenfalls wieder die entsprechenden Daten in dieses Diagramm. Sie sehen hier die entsprechenden Tabellen, aus denen die Daten stammen. Auch hier werde ich versuchen, eine bessere Anordnung zu finden. Hier werden nun nicht mehr die Namen der Mappen gezeigt, sondern die Namen der Tabellen. Einzige Ausnahme ist natürlich die oberste Mappe, in der ich mich ja befinde, und Sie sehen auch hier - "Produktgruppe 1", "Produktgruppe 2", "Produktgruppe 3". "Produktgruppe 3" hat keine Vorgänger, meine "Produktgruppe 1" hat auf der einen Seite die "Verkaufsbezirke Ost, Nord, Süd und Mitte" und natürlich "West". Bei "West" gibt es wiederum Untertabellen, die diese "Tabelle West" entsprechend mit Daten versorgen. Setzen Sie den Mauszeiger auf eine der Tabellen, bekommen Sie die entsprechenden Arbeitsblattinformationen geliefert. D. h., Sie sehen hier sehr, sehr schön, in welcher Mappe sich dieses Produkt entsprechend befindet - hier ist es die entsprechende Excel-Mappe "Inquire_Produkt1.xls". Ich schließe diese Ansicht wieder. Während es bei der Arbeitsmappenbeziehung und der Arbeitsblattbeziehung keine Rolle gespielt hat, wo ich mich in meiner Zieltabelle befinde, ist das natürlich für die Zellbeziehung von ausschlaggebender Bedeutung. Ich muss mich auf die Zelle stellen, von der ich wissen will, aus welchen anderen Zellen diese Zelle mit Daten gespeist wird. Ich klicke nun auf "Zellbeziehung" und es wird mir ein Dialogmenü zur Verfügung gestellt, bei dem ich verschiedene Dinge auswählen kann - z.B., ob die "Datenoperation blattübergreifend" sein soll, ob sie "Arbeitsmappen übergreifend" sein soll, wie die "Spuren" aussehen. Hier lassen Sie sich bitte nicht irritieren - hier steht "Spur zum Vorgänger", "Spur zum Nachfolger". Es ist natürlich richtig wenn Sie sagen: Hier in der Gesamtmappe habe ich natürlich nur Spuren zum Vorgänger. Allerdings gehe ich ja über verschiedene Ebenen, und da könnte es natürlich durchaus verwirrend sein, wenn Sie sowohl die "Spur zum Vorgänger", als auch die "Spur zum Nachfolger" sehen. Deswegen empfehle ich Ihnen, da wir ja die ganze Sache von oben nach unten betrachten, nur "Spur zum Vorgänger" auszuwählen. Wenn Sie nicht wissen, wie viele Ebenen Sie haben - oder wenn Sie sagen: Ich möchte das auf eine ganz bestimmte Ebenentiefe begrenzen - dann können Sie hier den entsprechenden Wert wählen. In unserem Beispiel wähle ich "Alle" - es sind auch nicht mehr als 5 Ebenen. Ich klicke nun auf "Ok" und er beginnt mit der entsprechenden Ermittlung der Daten und hat diese Ermittlung nach einer kurzen Zeitspanne abgeschlossen. Ich werde jetzt diese Beziehungen nochmals anordnen, sodass sie für Sie etwas transparenter erscheinen. Nachdem ich nun etwas Ordnung geschaffen habe, sehen Sie, mit welchen Zellen die Zelle B2 noch verknüpft ist. Hier, in diesem Fall, ist es überall ebenfalls die Zelle B2 weil hier die entsprechenden Werte für "West" drinstehen. Aber Sie können jetzt auch ermessen, warum die Möglichkeit besteht, sich diese Daten nicht über alle Ebenen anzeigen zu lassen, weil sonst wird es leicht intransparent. Übrigens, Transparenz können Sie auch dadurch schaffen, dass Sie hier auf das Pluszeichen klicken, dann werden nicht mehr alle entsprechenden Daten angezeigt. Hier bspw. werden dann die entsprechenden Untergruppierungen ausgeblendet, dann wird das Ganze auch nochmal etwas übersichtlicher. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass von Inquire mit diesen Diagrammen der Arbeitsmappenbeziehung, der Arbeitsblattbeziehung und der Zellbeziehung ein wirklich leistungsfähiges Werkzeug zur Verfügung gestellt wird, das besonders dann, wenn Daten aus unterschiedlichsten Datenquellen geholt werden, eine gewisse Transparenz erlaubt.

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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