Delve Grundkurs

Innerhalb von Delve suchen

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Hier lernen Sie das Prinzip hinter Delve kennen und erfahren, wie Sie die Suche innerhalb von Delve nutzen. Nicht nur Titel können durchsucht werden, auch Dateiinhalte und E-Mails samt Anlagen.

Transkript

Suchet und ihr werdet finden. Das stand schon in der Bibel. Aber was hat das eigentlich mit Delve zu tun? Auch Sie werden in Ihrem Unternehmen häufiger Dokumente suchen. Und dann ist die Frage: Lieber suchen statt finden oder finden statt suchen? In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie die Suche von Delve nutzen können. Dabei sollte man allerdings berücksichtigen, dass Delve ja schon so eine Art Suchmaschine ist. Uns werden beliebte oder auch für uns relevante Dokumente vorgeschlagen. Dabei wird im Hintergrund das Tool Office Graph genutzt. Und Graph greift auf das Gegenstandbeziehungsmodell von Bing zurück. Bing wird in Deutschland kaum verwendet, aber der dahinterliegende Ansatz ist anders als der zum Beispiel von Google. Google wurde als Suchmaschine entwickelt, hingegen Bing als Entitätenmaschine. Als Entität wird ein eindeutig zu bestimmendes Objekt bezeichnet, über das Informationen gespeichert oder verarbeitet werden sollen. Das Objekt kann dann, im Prinzip wie hier in Delve, eine Person oder zum Beispiel auch ein Dokument sein. Aber mithilfe dieser Entitäten und den Beziehungen untereinander lassen sich Zusammenhänge viel einfacher darstellen. Übertragen auf Graph, beziehungsweise auf Delve, bedeutet das, dass Beziehungen zwischen Personen Arbeitsweisen, Verhaltensweisen und deren Inhalte ermittelt werden. Je größer das Netzwerk oder je häufiger Sie mit Dokumenten arbeiten, desto genauer desto genauer kann Delve Ihnen helfen. Delve ist also ein lernendes System und analysiert Ihre Daten, mit welchen Personen Sie häufig zusammenarbeiten, und an welchen Dokumenten, und schlägt Ihnen aufgrund dessen diese Dokumente auch vor. Sollten Sie trotzdem ein Dokument hier nicht sehen und Sie wissen, dass es existiert, beziehungsweise suchen danach, können Sie natürlich auch die Suche in Delve nutzen. Mit der Suche können Sie nach Dokumenten, Dokumentinhalten, Personen, Boards und auch ein paar E-Mails suchen. Um das zu demonstrieren, bin ich bereits auf der Startseite von Delve. Im linken Menü-Pannel befindet sich ganz oben eine Suchzeile. Sobald ich in dieses hinein klicke, wird schon ein Dropdown-Menü aufgemacht, in dem häufige Suchen, beziehungsweise vorgeschlagene Suchen mir angezeigt werden. Das Schöne ist, dass ich hier nicht nur nach Dokumententiteln suchen kann, sondern auch nach Dokumenteninhalten. Sollte ich zum Beispiel nach einem Begriff innerhalb eines Dokuments suchen, wie zum Beispiel hier das Wort Lorem, und ich mit Enter bestätige, werden mir alle Dokumente angezeigt die das Wort Lorem enthalten. Ich gehe noch einmal zurück. Natürlich kann ich aber auch nach den Dokumententiteln selbst suchen. Ich gebe jetzt zum Beispiel einmal Pressemitteilung ein. In vielen Fällen wird das Dokument direkt angezeigt. Bei dem Text innerhalb des Dokuments, wie ich es gerade gesucht habe, Muss ich zunächst dann mit Enter bestätigen oder mit dem Pfeil auf der rechten Seite. Ich kann ebenfalls nach Personen suchen. Ich lösche die Suche noch einmal hier mit dem X und suche zum Beispiel nach bestimmten Personen, zum Beispiel nach Martina. Ich gebe hier Martina ein und erhalte dann auch in den Suchergebnissen Martina Reinhardt. Würde ich jetzt hier auf Martina Reinhardt klicken, würde ich auf die Profilseite von Delve von Martina gelangen. Ich könnte zusätzlich auch noch die Personen durchsuchen oder auch Alle anzeigen klicken. Dann würde mir die Suche nochmal auf einer entsprechenden Seite dargestellt werden. Ich habe ebenfalls die Möglichkeit, nach Boards zu suchen. Dazu gehe ich nochmal oben in die Suchleiste, lösche hier die Suche heraus und suche nach dem Board Marketing. Natürlich werden mir auch alle Dokumente in dem Titel Marketing angezeigt, aber auch unterhalb die Boards oder das Board Marketing. Sollte ich jetzt auch hier wieder Marketing anklicken, würde ich auf das Board Marketing gelangen und alle Dokumente zum Board Marketing sehen. Das Schöne an Delve, beziehungsweise an der Suche ist, dass ich auch nach bestimmten E-Mails suchen kann Sollten Sie eine Anlage von einem Ihrer Kollegen oder Kolleginnen erhalten haben, die im selben Office 365-Tenant sind, können Sie diese E-Mail und dieses Dokument hier ebenfalls suchen und finden. Und auch den Text innerhalb dieser E-Mail. Ich suche jetzt, zum Beispiel, über die Suche "Anbei wie besprochen", und bestätige das mit Enter. Ich gelange nun auf die Suchergebnisseite und bekomme hier ein Diagramm angezeigt und die E-Mail dazu "Hallo Benedikt, anbei wie besprochen die Diagramme. Viele Grüße, Martina" Sollte ich nun dieses Dokument öffnen, öffnet sich in einem neuen Tab mein Outlook und ich sehe die E-Mail inklusive des Diagramms. Ich schließe nun diesen Tab wieder. Sie sehen also, mit der Suche in Delve können Sie ganz schnell und bequem Personen, Dokumente, Dokumentinhalte und diverse E-Mails oder spezielle E-Mails finden. Schnell und einfach. Probieren Sie es gleich aus.

Delve Grundkurs

Erfahren Sie, wie Sie mit der Office 365-App Delve Ihre Produktivität steigern.

59 min (10 Videos)
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Erscheinungsdatum:09.08.2017

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