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Excel 2013: Power Query

Inkonsistenzen zwischen Daten anzeigen

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Sie haben zwei Datenbestände und möchten gerne die Differenzen anzeigen lassen. Was ist neu dazugekommen, welche Positionen wurden gelöscht? Mit Power Query können Sie das auch ohne SVERWEIS oder Makros.
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Transkript

Sie haben zwei Datenbestände und möchten gerne die Diferenzen anzeigen lassen, was ist neu dazgekommen, welche Positionen wurden gelöscht? Mit Power-Qery können Sie das auch ohne SVERWEIS oder Macros lösen. Ich habe hier Daten importiert, auf dem ersten Register sehen Sie die Daten, die ich letzten Monat importiert habe und jetzt hier, auf dem zweiten Registerblatt die Daten, die ich von diesem Monat importiert habe. Das sind jetzt nur kleine Listen, in der Praxis sind das manchmal Listen über tausende von Positionen und Sie möchten gerne wissen, was ist jetzt zum Beispiel in dieser Liste neu dazugekommen, was auch vor Monat noch nicht drauf war. Bei kleinen Listen kriege ich das vielleicht noch gebacken, aber bei tausenden von Zeilen ist das eine ganz mühselige Geschichte. Wie gehe ich vor? Es gibt dafür ein Befehl, wo ich Listen eigentlich so abgleichen kann und das macht man mit dem Befehl Zusammenführen. Den Befehl Zusammenführen finde ich hier oben bei Power-Query, bei der Gruppe Kombinieren, hier gibt's den Befehl Zusammenführen. Wenn ich im Power-Query drin bin, im Editor, da gibt es natürlich auch. Ich sag' jetzt hier Zusammenführen, die Liste, wo ich schon bereits draufstehe, als Vorgabe, also ich muss jetzt hier auswählen, welche Tabelle ich mit welcher vergleichen möchte und ich möchte gern den aktuellen Monat vergleichen mit dem Vormonat, diese zwei Tabellen. Jetzt muss ich im natürlichen Feld angeben, also ich brauche ein sogenanntes Schlüsselfeld, wie zum Beispiel hier eine Kundenummer, also eine eindeutige Nummer, wo ich sage, er kann den Abgleich über diese Nummer machen. Wenn Sie das nicht haben, dann wird schwierig. Dann weiß ich habe nicht wirklich, wie Sie es von Hand machen. Also ich brauche wirklich einen eindeutigen Schlüssel, um solche Abgleiche zu machen. Ich sag' ihm also, er soll die Tabelle vom aktuellen Monat vergleichen mit dem Vormonat über das Feld Kundenummer. Das heißt er wird mir jetzt zeigen, was gibt es im neuen Monat, was im Vormonat zum Beispiel nicht da war. Ich kann hier unten noch einen Häkchen setzen, ich sage bitte nur Zeilen die gleich sind, also wenn Sie in der Liste haben möchten, welche kommen in beiden Listen vor, dann könnte ich das Häckchen da unten noch setzen, das interessiert mich jetzt aber im Moment nicht, ich möchte gerne wissen, was ist neu dazugekommen im neuen Monat, darum setze ich das Häkchen nicht und bestätige mit OK. So, jetzt immer im Editor müssen natürlich noch ein paar Anpassungen machen. Ich bin also mit dem aktuellen Monat gestartet und habe die andere Tabelle dazugegeben, das sehen wir jetzt hier hinten, die zweite Tabelle und aus dieser zweiten Tabelle kann ich jetzt hier oben wieder über diese Symbol noch eine weitere Information aus der anderen Tabelle dazuholen. Ich nehme meistens immer gleich das Schüsselfeld, über das ich schon die Verbindung aufgebaut habe, bestätige jetzt mit OK, so jetzt was ist passiert? Jetzt haben wir die Kundennummer eigentlich doppelt, bei den Positionen diesen beiden Listen gibt. Und hier unten sehen wir gibt's leere, das sind nämlich genau die, die neu dazugekommen sind. Das heißt, diese Nummern, die gibt's im Vormonat ja gar nicht, sondern gibt es jetzt erst im aktuellen Monat. Und die kann ich jetzt ganz einfach filtern. Das heißt, ich nehme jetzt die Filterfunktion und sage hier, in dieser Spalte möchte ich jetzt eigentlich nur die, die hier leer sind. Die möchte ich gerne haben. OK und schon habe ich alle Kunden, die neu dazugekommen sind. Am besten hier gleich die Abfrage noch richtig betiteln, zum Beispiel neue Kunden, und das war schon die Hexerei, wenn ich jetzt sage Schließen und Laden, habe ich jetzt immer eine aktuelleste Liste, wo dann die neuen Kunden aufgelistet werden. Auch wenn Sie hier im Hintergrund natürlich die Files dann ändern, hier habe ich immer eine Abfrage mit den neuesten Kunden. Machen wir es gleich noch in die andere Richtung, ich starte jetzt auf dem Vormonat, und sag' auch hier Zusammenführen. Beginne jetzt also auf der anderen Tabelle. Vergleich jetzt natürlich auch mit dem aktuellen Monat, auch hier setze ich kein Häkchen, aber was ich wieder angeben muss, ist die Schlüsselspalte, das barucht der immer. Bestätige wieder mit OK, und jetzt wieder genau das Gleiche, ich nehme jetzt wieder anderen Tabelle wieder das Schlüsselfeld dazu, voilà, und filtere diese Spalte nach den leeren Elementen, voilà, und Toloni, das ist ein Kunde, der gelöscht wurde. voilà, und ich bestätige oben links mit Schließen und Laden. So, ich hab' also jetzt 2 Listen, neue Kunden, gelöschte Kunden und die kann ich jetzt natürlich im nähsten Monat, wenn ich neue Files bekomme, mache ich folgendes, ich wechsele mal in meinen Windows Explorer, hier zu meinen entsprechenden Files, die ich eingebunden habe, also das war die Datei vom Vormonat, vom aktuellen Monat und jetzt ist vielleicht ein Monat später nd ich hab' ein neues File gezogen. Das heißt im Moment Adressen heute. Jetzt muss ich eigentlich nur diese Files richtig umbenennen, das mache ich mal, also Vormonat, den kopiere ich mir mal in Zwischenablage, weil das File lösche ich jetzt, weil das was eben aktuell war, ist ein Monat später natürlich nicht mehr aktuell, sonder Vormonat, und die, die ich heute gezogen habe, das sind dann aktuell. So, ich benenne also diese Files nur hier um, wo ich die eingebunden habe. Das einzige, was ich jetzt tun muss, ist hier in Excel über die Registerkarte Tabellentools, zum Beispiel zu sagen aktualisieren, und jetzt will ich gleich sagen alles aktualiseren, den ganzen Importprozess, alle Abfragen, die ich integriert habe und schon habe ich, dass es in diesem Monat ein neuer Kunde dazugekommen ist, und das sind die Kunden, die gelöscht wurden. Sind Sie mal ehrlich, wenn Sie so was schon mal gemacht haben, wie lange haben Sie dazu gebraucht, um Listen abzugleichen. Ich hoffe, ich konnte Ihnen was zeigen, wo Sie in Zukunft ganz viel Zeit sparen. Es ist sicher nicht ganz einfach, aber das sind Macros auch nicht. Versuchen Sie es doch gleich einmal mit zwei eigenen Listen. Ich sage nur üben, üben, üben.

Excel 2013: Power Query

Sehen Sie, wie Sie mit dem Excel-Add-In Power Query Daten aus unterschiedlichsten Quellen einlesen und gleich beim Import perfekt für die Nutzung in Excel vorbereiten.

3 Std. 55 min (56 Videos)
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Erscheinungsdatum:16.01.2015

Dieses Video-Training verwendet Power Query mit Excel 2013. Das Add-In ist auch für Excel 2010 verfügbar. Die im Training gezeigten Vorgehensweisen funktionieren in Excel 2010 analog.

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