Office 365: Word Grundkurs

Inhaltsverzeichnis automatisch erstellen

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Wie erstellen Profis Inhaltsverzeichnisse? René Martin zeigt Ihnen in diesem Film, wie Sie ein Inhaltsverzeichnis in Microsoft Word 2016 in nur wenigen Augenblicken automatisiert erstellen.
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Transkript

Ich habe ein Dokument, ich habe ein längeres Dokument, wow, und es ist durchformatiert, es beinhaltet Listen, Tabellen, Fließtext, Überschriften - klasse! Eines fehlt mir noch zu meinem Glück, ich hätte ganz gerne ein Inhaltsverzeichnis, ich hätte ganz gerne die Texte, die über jedem Kapitel stehen, eingesammelt und an einer anderen Stelle aufgelistet, eben ein Inhaltsverzeichnis. Ich hätte gerne, dass das, was ich unter Ansicht im Navigationsbereich finde, diese Informationen hier, die hätte ich ganz gerne nicht außerhalb von dem Dokument, sondern eben im Dokument. Nun, dann erstellen wir ein Inhaltsverzeichnis. Voraussetzung dafür sind natürlich Überschriften, klar, und Voraussetzungen dafür sind, dass diese Überschriften formatiert sind. Start Formatvorlage, Das heißt, hier habe ich die Formatvorlage Überschrift 1 verwendet, weiter unten die Überschrift 2, Überschrift 3 und so weiter. Sie können hier bis zu neun Überschriftsebenen verwenden, die dann später eingesammelt werden. Randbemerkung: Man kann natürlich auch eigene Überschriftsebenen, Überschriftsformatvorlagen basteln, könnte man verwenden, aber es hat einen kleinen Vorteil auf diese Standardüberschrift 1, 2, 3, zuzugreifen. So, ich bewege den Cursor an die Stelle, wo ich das Inhaltsverzeichnis haben will, Strg+Pos1, nämlich ganz an den Anfang, und sammle es dort ein, über die Registerkarte Verweise. Achtung, nicht über Einfügen, dort finden Sie es nicht, ich füge nicht ein Inhaltsverzeichnis ein, sondern ich verweise mit dem Inhaltsverzeichnis auf die anderen Texte, mache eine Referenz und sammle so die Texte ein. Ich Verweise Inhaltsverzeichnis, Sie sehen hier einige Vorgaben, kann ich verwenden, oder ach, wissen Sie was - das machen wir doch per Hand. Ich erstelle ein Benutzerdefiniertes Inhaltsverzeichnis. Dort fragt er mich, sage mal, wie viele Ebenen soll ich denn anzeigen? Drei oder vier oder fünf, bis zu neun Stück, das sind die neun Überschriftsebenen. Soll ich zwischen den Texten und den Seitennummern, die ich hier anzeigen lasse, soll ich dazwischen Füllzeichen machen oder keine? Oh ja, mach mal, sieht gut aus, die Seitenzahlen rechtsbündig, also die Neun steht über der Zehn, so dass die Neun über der Null steht und nicht über der Eins - ja passt, prima! Und, dass er wirklich Überschrift 1, 2, 3 einsammelt, kann ich verifizieren hinter den Optionen. Bei den Optionen, etwas weiter unten, da steht Überschrift 1, 2, 3 - die sammle ich ein. Randbemerkung: Wenn Sie andere Formatvorlagen hätten, Ü 1, Ü 2 oder Übi 1 oder sonst irgendwas, dann können Sie natürlich auch diese einsammeln, Sie müssen hier nur die entsprechende Nummer für die Formatvorlagen eintragen, die später eingesammelt werden. OK - und ab die Post, mach mal, erstelle mir mal ein Inhaltsverzeichnis. Wow, er hat es schon, sehen Sie das? Na so was! Jetzt bin ich aber nicht ganz glücklich, jetzt sehe ich, dass die Unterüberschrift Geographie, och, jetzt steht der Text sogar zweimal hier drin, dass das Ganze Fett formatiert ist, das soll nicht sein. Also, markiere ich das Ganze, markiere hier die Zeile, schaue mal nach, ob ich sie markiert habe, ja, und schaue mal nach in den Formatvorlagen, weil ich bin ziemlich sicher, ah ja, klar, sehen Sie das - Verzeichnis 2 basiert, oder wird verwendet von meinem Inhaltsverzeichnis. Und Sie ahnen es, die Hauptüberschrift hier oben, wird natürlich verwendet von Verzeichnis 1. Damit diese Fettung hier rausgeht, markiere ich das Ganze, ändere Verzeichnis 2 von Geographie, nein, ihr sollt nicht Fett sein, OK - und Sie sehen, damit ist das Inhaltsverzeichnis jetzt neu formatiert, sieht genauso aus, wie ich es haben möchte. Das gilt natürlich auch für andere Dinge, wenn Sie beispielsweise keinen Einzug haben wollen, oder einen größeren Einzug, oder einen anderen Einzug, oder hier vom Verzeichnis 1 die Schriftgröße oder Ähnliches, dann brauchen Sie nur die entsprechende Formatvorlage zu ändern. Wenn Sie nicht mehr wissen, welche Formatvorlage verwendet er, markieren Sie einfach die Zeile, und suchen Sie die Formatvorlage. Achtung aufpassen! Der Text hier verwendet auch noch mal eine Formatvorlage, eine Zeichen-Formatvorlage, da ist sie, Hyperlink heißt sie, weil - und damit bin ich beim nächsten Thema, hinter den Texten steckt ein Hyperlink, was man erkennen kann hier im Kontextmenü, er sagt mir nämlich, mit einem Strg+Klick komme ich zu der entsprechenden Stelle, also Strg+Klick, habe ich eine Hyperlink-Funktion vom Inhaltsverzeichnis zu der Stelle. Nicht zurück, das geht leider nicht, sondern hier müsste ich dann wieder mit Strg+Pos1 ganz an den Anfang von meinem Dokument springen. Also, das Inhaltsverzeichnis enthält eine gewisse Intelligenz, das heißt ich habe hier eine Hyperlink-Funktion dahinter, die ich aktiveren kann mit Steuerung und einfach draufklicken. Ja, und dann stellt sich die Frage, jetzt habe ich hier doch zweimal Geographie, das müssen wir aber ändern, Strg+Klick - Geographie und Oberfläche nenne ich es mal - Oberfläche, springe wieder zurück - nee, hat er nicht geändert! Ist das schlimm? Nee, eigentlich gar nicht, weil - rechte Maustaste - ich kann das Inhaltsverzeichnis aktualisieren. Er fragt, nur die Seitenzahlen, nee, nee, ich will schon alles aktualisieren, also auch die Texte - OK, und jetzt sehen Sie, hat er den Text geändert. Das gleiche Spiel hätte ich auch, wenn Seiten dazukommen würden, wenn sich Seiten verschieben, wenn Texte gelöscht werden sollen, brauche ich nur - rechte Maustaste, das Feld aktualisieren. Und damit ist auch gleich die nächste Frage beantwortet, nämlich was ist das Inhaltsverzeichnis eigentlich? Wahrscheinlich haben Sie es schon entdeckt, durch die graue Farbe erkennt man, dass es ein Feld, eine Feldfunktion ist, die kann ich dadrüber aktualisieren, die kann ich mir auch einsehen, aha, HYPERLINK - oder mit Alt+F9 kann ich das Ganze mir anzeigen lassen, TOC, Table Of Content, mit einigen Schaltern, wobei der mittlere sicherlich für Ebene 1-3 zuständig ist. Die anderen interessieren mich im Moment mal nicht, Alt+F9 - kann ich mir das Ergebnis dieser Feldfunktion anzeigen lassen. Also - Merksatz: Wenn man ein Inhaltsverzeichnis braucht, arbeiten Sie mit Formatvorlagen, meine Empfehlung, arbeiten Sie mit den Formatvorlagen Überschrift 1, 2, 3, setzen Sie den Cursor an die Stelle, wo Sie es haben wollen, Verweise Inhaltsverzeichnis, wählen Sie die Anzahl der Überschriftsebenen aus, und wenn sich was ändert, entweder rechte Maustaste - aktualisieren, oder Sie markieren alles, Strg+A, und drücken dann die Funktionstaste F9 und damit wird das gesamte Dokument aktualisiert, das heißt alle Felder, Feldfunktionen, und damit natürlich auch das Inhaltsverzeichnis wird aktualisiert.

Office 365: Word Grundkurs

Meistern Sie die Windows-Version von Microsoft Word in Office 365 von Grund auf und lernen Sie alles, was für die Arbeit mit dem Textverarbeitungsprogramm wichtig ist.

7 Std. 22 min (104 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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