Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Inhaltstypen erstellen

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Inhaltstypen bieten die Möglichkeit, unterschiedliche Vertragsarten zu separieren und unterschiedlich zu behandeln.

Transkript

Bevor wir nun anfangen, unsere Vertragsverwaltung mit Listen und Dokumentenbibliotheken und anschließend mit Dokumenten produktiv zu befüllen, müssen wir einen wichtigen Planungsschritt vornehmen. Dieser Planungsschritt sieht die Fragestellung vor, nach welchen Kriterien man Dokumente unterschiedlich behandeln und auseinanderhalten möchte. Dies wird in Sharepoint über sogenannte Websiteinhaltstypen vorgenommen. Es ist sehr wichtig, diesen Schritt ganz zu Anfang des Projektes vorzunehmen, weil sich sogenannte Inhaltstypen und Definitionen von Inhaltstypen im Nachhinein nur sehr aufwendig in die produktive Umgebung einpflegen lassen. Entsprechend halten wir fest, so etwas ganz am Anfang zu tun. Wir setzen uns daher als nächstes mit der Fragestellung auseinander, welche Inhaltstypen wir innerhalb unserer Vertragsverwaltung haben. In diesem Fall unterscheiden wir die Vertragsarten Mietvertrag, Dienstleistungsvertrag, Rahmenvertrag und Leasingvertrag. Auf diese Art und Weise stellen wir über eine Abgrenzung via Inhaltstyp sicher, dass wir die Möglichkeit haben, beispielsweise einen Mietvertrag und einen Rahmenvertrag unterschiedlich zu klassifizieren und unterschiedlich zu behandeln. Dieses Abgrenzungskriterium kann dazu dienen, zum Beispiel unterschiedliche Aufbewahrungsfristen für Mietverträge oder Rahmenverträge umzusetzen. Auf der anderen Seite ist es auch später sehr hilfreich, um bei einer Volltextsuche innerhalb von Sharepoint nach unterschiedlichen Vertragstypen unterscheiden zu können. Zurück in unserem Sharepoint wollen wir jetzt diese Inhaltstypen eintragen. Wichtig ist, dass dies auf der obersten Ebene, sprich auf der Ebene der Websitesammlung, passiert. Theoretisch kann man einen Inhaltstypen auch auf einer Unterwebseite eintragen. Das hat aber zum Nachteil, dass dieser Inhaltstyp nicht oberhalb dieser Webseite verfügbar sein wird. Das bedeutet, es ist ratsam, einen Inhaltstypen immer auf der obersten Ebene, sprich auf der Websitesammlungs-Ebene einzutragen, was wir jetzt tun werden. Mit einem Klick auf die Websiteinhaltstypen bekommen wir zunächst eine Übersicht der generischen Inhaltstypen, die auf jeder Websitesammlung bei der Erstellung generisch erstellt wird. Wie beispielsweise das Dokument, was wir später für eine Vererbung verwenden werden. Hier sehen wir die Standardspalten, die der Inhaltstyp Dokument mitbringt. Nämlich den Dateinamen und den Dokumententitel. Als nächstes wollen wir die Inhaltstypen erstellen. Dazu klicken wir innerhalb der Websiteinhaltstypen auf den Button Erstellen. Wir bezeichnen den ersten Inhaltstyp, nämlich den Mietvertrag. Diesem können wir optional noch eine Beschreibung mitgeben. Allerdings wollen wir uns zunächst um das Thema Vererbung kümmern, nämlich um den sogenannten übergeordneten Inhaltstyp. Hier gehen wir von einem sogenannten Dokumentenmappeninhaltstyp aus, da wir später in der Lage sein möchten, diverse Dokumente unter einem Gesamtvertrag zu verwalten. Das bedeutet, dass ein logischer Vertrag durchaus aus mehreren Dokumenten bestehen kann. Man kann eine Dokumentenmappe als einen logischen Ordner betrachten, der diverse sehr praktische Zusatzfunktionalitäten mitbringt. Zwecks der Übersichtlichkeit erstellen wir eine neue Gruppe, die wir als Vertragsarten definieren. Mit einem Klick auf OK ist der Inhaltstyp Mietvertrag erzeugt, der nun von dem übergeordneten Element, nämlich der Dokumentenmappe, erbt, und einen Titel, einen Namen, eine Beschreibung bekommt. Wenn wir wieder in die aktuelle Übersicht der Inhaltstypen zurückgehen, sehen wir etwas weiter unten unsere neue Inhaltstypengruppe. Nämlich die Vertragsarten und unseren Mietvertrag, den wir später mit weiteren Spalten oder Eigenschaften ausstatten können. Das Einpflegen der anderen Inhaltstypen werde ich nun vornehmen und wir machen anschließend einen kleinen Zeitsprung. So, nach dem eben gezeigten Prinzip habe ich nun unterschiedliche Inhaltstypen erstellt, die wir nun abrufen können. Hier sehen wir die aktuelle Übersicht. Sprich, wir haben die zumal geplanten Vertragarten wie den Dienstleistungsvertrag, den Leasingvertrag, den Mietvertrag und den Rahmenvertrag nun eingetragen, die sich alle noch nicht voneinander unterscheiden. Diese Unterscheidungsmerkmale werden wir nachträglich einpflegen. Dies wird in einem nächsten Schritt passieren. Folglich haben wir nun die Grundlage geschaffen, unterschiedliche Vertragsarten unterschiedlich erkennen und auch unterschiedlich behandeln zu können.

Office 365: SharePoint-Anwendungsfälle

Sehen Sie, wie SharePoint-Lösungen Schritt für Schritt entstehen. An zwei Beispielen sehen Sie die Umsetzung von der Bedarfsanalyse bis zur funktionstüchtigen Lösung.

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