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SharePoint Online Grundkurs

Inhaltsgenehmigung durchführen

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Vor der Veröffentlichung eines Dokuments oder Elements ist zunächst eine Inhaltsgenehmigung erforderlich. Erst danach ist das Dokument oder Element für alle berechtigten Personen sichtbar.
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Transkript

Vielleicht kommt bei Ihnen der Anwendungsfall vor, dass Dateien oder Elemente vor der Veröffentlichung innerhalb einer Bibliothek oder einer Liste erst geprüft und somit genehmigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise Dokumente in einer Bibliothek erstellen oder hochladen, kann mit der Inhaltsgenehmigung festgelegt werden, dass das Dokument zunächst im Entwurfsmodus gespeichert wird. Erst durch die Genehmigung von bestimmten Personen wird das Dokument oder Element, für andere Mitarbeiterinnen und Miarbeiter in der Bibliothek sichtbar. In diesem Video möchte ich Ihnen die Inhaltsgenehmigung erklären. In meinem Beispiel möchte ich innerhalb der Bibliothek Dokumente in meinem Projekt SharePoint Online, dass alle Dokumente die hier abgelegt werden zunächst einmal genehmigt werden müssen. Dafür wechsle ich innerhalb der Bibliothek, über das Zahnradsymbol in die Bibliothekseinstellungen. In den Einstellungen gehe ich jetzt hier bei Allgemeine Einstellungen auf Versionsverwaltungseinstellungen. Und direkt hier im oberen Bereich befindet sich die Inhaltsgenhmigung, die aktiviere ich mit Ja. Ich hätte jetzt die Möglichkeit, die Versionierung zu aktivieren, aber in diesem Fall lasse ich das einmal. Im Bereich Entwurfselementsicherheit wurde automatisch festgelegt, dass nur Benutzer die Elemente genehmigen dürfen, und der Autor das Element innerhalb der Dokumentenbibliothek diese Datei sehen dürfen. Hätte ich jetzt die Versionierung aktiviert, dann würde ich das Auschecken erfordern auch aktivieren, somit würde ich das Auschecken erzwingen. In diesem Fall habe ich keine Versioniereung, also bestätige ich einmal mit OK. Also beim Hochladen eines Dokuments innerhalb der Bibliothek, wird das Dokument zunächst im Entwurfsmodus gespeichert, das bedeutet, dass das Dokument nur vom Benutzer mit den Rechten zum Genehmigen vom Inhalt, und dem Benutzer, der das Dokument erstellt hat sichtbar ist. Alle anderen Kolleginnen und Kollegen sehen das Dokument nicht, solange es nicht genhmigt ist. Ich wechsle jetzt noch mal in die Bibliothek. Und Sie sehen, hier wurde auch gleich ein Genhmigungsstatus hinzugefügt, da ich jetzt schon viele Dateien hier vorhanden hatte, wurde dies bereits automatisch genehmigt. In diesem Fall weiß SharePoint ja gar nicht, wer ist eigentlich die genehmigende Person. Das bedeutet, wir müssen die genehmigenden Personen erst einmal hinzufügen. Und das nimmt man wieder auf oberster Ebene vor, innerhalb der Websiteeinstellungen. Ich wechsle einmal von der Bibliothek in die Websiteeinstellungen. Und innerhalb der Websiteeinstellungen haben wir im unteren Bereich, wenn wir jetzt auf einer untergeordneten Website sind, immer die Möglichkeit zu den Websiteeinstellungen der obersten Ebene zu wechslen, hier klicke ich einmal drauf. Und in dem Augenblick befinde ich mich wieder in meinem Intranet, also auf der ganz oberen Ebene. Ich wechsle hier in die Kategorie Benutzer und Berechtigungen, und wechsle hier einmal in die Websiteberechtigungen. Und hier gibt es auch die SharePoint Gruppe Genehmigende Personen. Hier bin ich schon eingetragen, normalerweise würde ich jetzt auf Neu klicken, Benutzer oder eine Gruppe hinzufügen, und hier könnte ich zum Beispiel auch Active Directory Gruppen anzeigen lassen bzw. sie hinzufügen. Aktuell lassen sich keine Gruppen auswählen, aber wie gesagt also jetzt in diesem Fall könnte ich auch die Susanne Fröhlich hier hinzufügen. Ich hätte die Möglichkeit eine E-Mail Nachricht zu schreiben, und sie darauf hinzuweisen, dass sie jetzt auch diese Dokumente innerhalb meiner Bibliothek genehmigen soll. Und in diesem Fall breche ich aber einmal ab. Zum Testen möchte ich jetzt einmal ein neues Dokument in meine Bibliothek im SharePoint Online Projekt hinzufügen. Ich wechsle dafür wieder in die Bibliothek Dokumente. Klicke auf Hochladen. Und hier gibt es die technische Dokumentationen. Und Sie sehen, der Genehmigungsstatus ist hier auf Ausstehend. Möchte ich das Dokument jetzt genehmigen, wähle ich es aus, klicke auf die drei Punkte. Klicke im unteren Bereich auf mehr, und hier habe ich jetzt die Möglicheit das Dokument zu genehmigen oder abzulehnen. Es öffnet sich ein Formular, wo ich jetzt im oberen Bereich das Dokument genehmigen oder ablehnen kann. Und immer wenn ich es genehmige oder auch anlehne, schreibe ich hier ein Kommentar, damit der Benutzer auch weiß, warum ich genehmigt habe beziehungsweise vor Allem, warum ihch abgelehnt habe. Und dann bestätige ich mit OK. Der Genehmigungsstatus ist dann direkt in den Status Genehmigt gewechselt.

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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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