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SharePoint 2016 Grundkurs

Inhaltsgenehmigung durchführen

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Über die Inhaltsgenehmigung ist vor der Veröffentlichung eines Dokuments oder Elements zunächst eine Genehmigung erforderlich. Erst dann ist ein Dokument oder Element für alle berechtigten Personen sichtbar ist.
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Transkript

Es kommt vor, dass Dateien und Elemente vor der Veröffentlichung innerhalb einer Bibliothek oder einer Liste erst geprüft oder genehmigt werden sollen. Wenn Sie beispielsweise Dokumente in einer Bibliothek erstellen oder hochladen, kann mit der Inhaltsgenehmigung festgelegt werden, dass das Dokument zusätzlich im Entwurfsmodus gespeichert wird, erst durch die Genehmigung von bestimmten Personen wird das Dokument oder Element für andere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter innerhalb der Bibliothek oder Liste sichtbar. In diesem Video möchte ich Ihnen die Inhaltsgenehmigung erklären. Die Inhaltsgenehmigung möchte ich innerhalb meiner Projekt SharePoint Bibliothek festlegen, dafür wechsele ich einmal in das Register Bibliothek, wechsele danach in die Bibliothekseinstellungen, und klicke einmal wieder auf die Versionsverwaltungseinstellungen, und im oberen Bereich haben wir die Inhaltsgenehmigungen, ich klicke hier direkt auf Ja, in diesem Fall ist es wichtig, wenn Sie die Bibliothek schon verwendet haben, und bereits die Versionierung aktiviert haben, dass Sie die gegebenenfalls erst einmal wieder deaktivieren müssen. Sobald ich die Inhaltsgenehmigung festgelegt habe, lege ich unten im Bereich bei Entwurfselementsicherheit fest, dass nur Benutzer, die Elemente genehmigen dürfen, und der Autor des Elements den Entwurf sehen dürfen. So, danach bestätige ich unten mit OK, und wechsele wieder in meine Bibliothek. Sie sehen, es wird zusätzlich die Spalte Genehmigungsstatus eingeblendet, und alle bereits vorhandenen Dokumente sind jetzt automatisch genehmigt. Ich lade hier jetzt noch einmal ein Dokument hoch, vergebe nochmal einen anderen Namen, und checke das Ganze ein. Sie sehen, das Dokument wird jetzt bei mir hier ans Ende gestellt, und hat den Genehmigungsstatus Ausstehend. Als nächstes muss ich natürlich auch nochmal Folgendes festlegen, und zwar muss SharePoint wissen, wer darf eigentlich genehmigen und wer darf nicht genehmigen, also wechsele ich noch einmal in die Websiteeinstellungen, ich wechsele hier im unteren Bereich zu Websiteeinstellungen der obersten Ebene, klicke hier in die Berechtigungen, und suche mir die genehmigten Personen heraus, die haben wir hier einmal, und füge jetzt weitere Personen hier hinzu, die genehmigen dürfen. Ich stehe hier schon drin, also wenn ich jetzt jemanden auswählen würde, dann klicke ich auf Neu, Benutzer hinzufügen, hier oben hätte ich jetzt die Möglichkeit, jemanden auszuwählen, und ich könnte noch eine persönliche Nachricht senden, und würde das Ganze freigeben. Aber ich bin ja schon hier eingetragen, also gehe ich auf Abbrechen. So, nachdem ich jetzt die Personen hinzugefügt habe, wechsele ich nochmal in die Bibliothek von meinem SharePoint Projekt, und in diesem Fall habe ich jetzt verschiedene Möglichkeiten, das zu genehmigen, ich aktiviere einmal hier das Dokument, und klicke dann auf Mehr und hier ganz unten auf Erweitert, und hier steht jetzt Genehmigen/Ablehnen, alternativ könnte ich natürlich auch hier über die Register gehen, also in das Register Dateien, und auch hier habe ich die Schaltfläche bei Workflows, Genehmigen/ Ablehnen. Ich klicke da direkt drauf, und erhalte dann einen Dialog, nachdem ich natürlich das Dokument geprüft habe, kann ich jetzt sagen, ich möchte das genehmigen, ich möchte das ablehnen, oder ich belasse das auf Ausstehend, weil ich selber noch Rückfragen habe, aber in diesem Fall wähle ich einfach mal Genehmigt, und, was ganz ganz wichtig ist, geben Sie immer einen Kommentar ein, vor allem dann, wenn Sie abgelehnt haben. Und dann bestätige ich mit OK. Der Genehmigungsstatus geht dann eben halt auch auf genehmigt. Also mit der Inhaltsgenehmigung sieht das so aus, dass beim Hochladen eines Dokuments oder beim Erstellen eines Dokuments zunächst das Dokument im Entwurfsmodus gespeichert wird, und das Dokument nur vom Benutzer mit dem Recht zum Genehmigen von Inhalten und dem Benutzer, der das Dokument erstellt hat, sichtbar ist, alle anderen Kollegen würden das Dokument zunächst nicht sehen. Was vielleicht auch aufgefallen ist, hier im Bereich der Ansichten habe ich jetzt eine zusätzliche Ansicht erhalten, genehmigte, abgelehnte Einträge, auch wenn ich über die drei Punkte gehe, dann sehe ich hier meine Einwendungen. Klicke ich einmal hier auf eine Ansicht, dann sehe ich eben halt hier eine gruppierte Ansicht, wo ich halt eben genehmigte und abgelehnte, oder eben halt auch im Entwurf gespeicherte Dokumente sehe. Aber nur wenn ich der Benutzergruppe oder der SharePoint-Gruppe Genehmigen mit Personen hinzugefügt wurde.

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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