SharePoint 2013 Grundkurs

Inhaltsgenehmigung Deluxe

Testen Sie unsere 1931 Kurse

10 Tage kostenlos!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Mit Hilfe eines Workflows können Prozesse automatisiert in einer Bibliothek gesteuert und ausgeführt werden. Sie erlernen, einen einfachen Genehmigungsworkflow einzurichten und wie Sie diesen verwalten.

Transkript

Ich persönlich muss ja sagen, ich bin ein besonders großer Fan von Programmen, die einen Teil der Arbeit für mich komplett übernehmen. Es gibt doch wirklich nichts schöneres als den ersten Schritt vorzugeben und sich dann die restliche Arbeit mit der vorgegebenen Anwendung zu teilen. In SharePoint 2013 können Sie ebenfalls Prozesse abbilden, bei denen Sie im Grunde Abhängigkeiten definieren: Wenn etwas bestimmtes passiert ist, sollen zum Beispiel Folgeaktionen durchgeführt werden. In diesem Video zeige ich Ihnen, wie Sie solche Prozesse abbilden können und wie Sie diese einrichten. In SharePoint verwenden wir dazu nicht den Begriff Prozesse, sondern wir reden von Workflows. Und damit wir mit diesen Workflows arbeiten können, müssen wir zunächst ein Websitesammlungsfeature aktivieren. Das Aktivieren dieser sogenannten Websitesammlungsfeatures erfolgt über unsere Toplevel-Seite, das heißt, wir müssen jetzt von unserer Seite Projektmanagement auf unsere Teamwebsite wechseln, und benötigen jetzt hier unsere Websiteeinstellungen. Diese öffnen wir über das Menü an unserem Zahnrad. Wenn wir hier draufklicken, können wir den Eintrag Websiteeinstellungen ebenfalls anklicken. So. Jetzt sind wir auch schon in den Websiteeinstellungen und der Eintrag für die Websitesammlungsfeatures befindet sich hier in der Gruppe der Websitesammlungsverwaltung. Hier sehen Sie schon, das ist der Eintrag für die Websitesammlungsfeatures. Hier möchten wir hin. Ich klicke diesen Eintrag also einmal an. Und bekomme jetzt eine Aufstellung zu allen Websitesammlungsfeatures, die es in SharePoint gibt. Zum einen sehen wir immer den Namen des Features, sowie darunterstehend eine kleine Beschreibung. Außerdem erkennen Sie sehr gut, wann ein Websitefeature aktiv ist. Rechts davon steht dann immer die kleine Infobox Aktiv. Wenn Sie das ändern möchten klicken Sie auf die Schaltfläche Deaktivieren. In unserem Fall ist das benötigte Feature noch nicht aktiv. Es trägt den Namen Workflows. Wir müssen es also zunächst einmal hier finden. Um die Sache zu beschleunigen, gebe ich Ihnen einen kleinen Tipp: Dieses Feature befindet sich ganz unten, an vorletzter Stelle. Sie sehen auch, bei der Beschreibung steht: "Aggregierte Sammlung der von SharePoint bereitgestellten Out-of-Box-Workflowfeatures". Das klingt doch schonmal sehr gut. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Aktivieren wird jetzt dieses Websitesammlungsfeature aktiv und wir können mit unserer Arbeit auf unserer Projektmanagement-Seite fortfahren. So. Der Weg zurück. Nun ja. Wenn wir jetzt hier einen kurzen Blick in unsere Topnavigationsleiste werfen, finden wir hier noch nirgends einen Eintrag mit dem Namen Projektmanagement. Und das liegt einfach daran, dass dieser Link hier noch nicht integriert wurde. Das ist aber überhaupt nicht weiter schlimm, denn in SharePoint kann man durchaus die Aussage treffen: Viele Wege führen nach Rom. Wir müssen jetzt einfach nur gucken, wie wir dann auf andere Art und Weise diese Seite öffnen können. Am besten werfen Sie mir hier kurz einen Blick über die Schulter. Wenn wir nämlich unsere Websiteinhalte aufrufen, dann bekommen wir nicht nur die Aufstellung zu allen Apps, die sich darin befinden, sondern wir bekommen auch eine Aufstellung zu allen Unterseiten, die wir hier bereits angelegt haben. Und Sie sehen schon, hier steht unsere Projektmanagement-Seite. Wenn wir diese öffnen möchten, klicken wir sie einfach einmal an. Und dann können wir auch schon weitermachen, indem wir unsere Bibliothek Projektdokumente öffnen und hier dann unsere Workflow einrichten. Die Einrichtung des Workflows erfolgt über das Register Bibliothek. Hier haben wir ganz rechts ein kleines recht unscheinbares Icon. Das hier sind die Workfloweinstellungen. Wenn wir jetzt hier einmal mit der Maus draufklicken, öffnet sich ein Menü. Wir wählen den Weg gemeinsam über den Befehl Workfloweinstellungen. Und dann sind wir hier schon in dem Grundbereich. Sie sehen an erster Stelle: Workflowzuordnung für diesen Typ anzeigen. Im Moment steht hier im Auswahlmenü Liste. Das soll natürlich so nicht bleiben. Wir arbeiten hier mit Dokumenten. Deswegen gucken wir mal in das Auswahlmenü und finden hier auch schon direkt den Eintrag Dokument. Für genau diesen Typ möchten wir jetzt einen Workflow einrichten und klicken hier auf Workflow hinzufügen. Jetzt wird direkt schon die Seite für die Einrichtung des Workflows gestartet. Wir können jetzt hier aus einer kleinen Sammlung an vorgegebenen Workflowvorlagen wählen. Ich möchte für unser Beispiel zunächst mit dem Genehmigungs-Workflow arbeiten. Wähle diesen also aus und vergebe dann einen Namen. Mein Workflow soll im Grunde genommen Folgendes tun: Er soll bei Änderungen an einer Datei eine E-Mail an eine bestimmte Person verschicken, die dann den Statusabgleich an dem Dokument vornehmen soll. Das heißt, ich nenne dann diesen Workflow auch Statusabgleich. Die Einstellungen zur Aufgabenliste und Verlaufsliste können wir ruhig so beibehalten. Was ich jetzt noch vornehmen möchte an Einstellungen ist hier im Bereich der Startoptionen. Und zwar möchte ich hier das Optionsfeld unter Dieser Workflow wird gestartet, wenn ein Element geändert wird aktivieren. Das ist sehr wichtig in diesem Fall. Dann klicken wir auf Weiter und können noch die letzten Einstellungen vornehmen. Unter anderem müssen wir natürlich auch eine Person eintragen, die dann eine E-Mail bekommen soll. Ich suche jetzt die Kollegin Frau Unverhau aus unserem Adressbuch heraus. So. Das ist relativ schnell gemacht. Ich bestätige das Ganze mit OK. Man könnte auch noch eine zweite Person hinzufügen, aber das ist jetzt hier nicht notwendig. Über den Bereich Anforderung kann ich jetzt Frau Unverhau noch die Info geben, was denn eigentlich getan werden soll. Ich nehme jetzt hier beispielhaft den Text: "Bitte Änderungen sowie den Status der Datei prüfen." Als Nächstes könnten wir auch ein Fälligkeitsdatum vorgeben, aber das ist ebenfalls nicht erforderlich für diesen Workflow. Viel wichtiger ist, dass ich Frau Unverhau mitteile, wie viel Zeit Sie für die Prüfung hat. Ich nehme jetzt hier unter Dauer pro Aufgabe die 2 rein. Als Nächstes folgt die Information zur Dauereinheit. Wir haben hier die Möglichkeit, zwischen Tag, Woche oder Monat zu wählen. Zwei Tage sollten für die Prüfung ausreichend sein. Und dann gucken wir uns noch die drei letzten Optionen an. Und zwar wird hier festgelegt, dass ein Dokument automatisch abgelehnt werden kann, wenn es von einem Teilnehmer abgelehnt wurde. Die Option aktivieren wir. Wir haben noch die Möglichkeit, festzulegen, dass das Dokument automatisch abgelehnt werden soll, wenn es geändert wird, bevor der Workflow abgeschlossen ist. Und dann können wir noch die Option, dass der Genehmigungsstaus aktualisiert wird, nachdem der Workflow abgeschlossen ist. Und da wir bereits mit der Inhaltsgenehmigung in unserer Bibliothek arbeiten, aktiviere ich natürlich auch diese Option und klicke dann auf Speichern. Unser Workflow wurde nun angelegt. Wir erkennen das einfach daran, dass wir jetzt wieder zurück sind auf der Seite für die Workfloweinstellungen. Wir sehen jetzt auch hier: Unser Workflow-Statusabgleich wird angezeigt. Wir könnten ihn jetzt hier anklicken, um ihn zum Beispiel noch weiter anzupassen. So weit ist also alles in Ordnung. Wir gehen jetzt wieder zurück in unsere Bibliothek Projektdokumente und gucken, wie es jetzt hier weitergeht. Was uns an dieser Stelle fehlt, ist jetzt noch die Spalte, aus der wir dann die Information zum Status des Workflows ersehen können. Diese Spalte werden wir uns ganz leicht jetzt hier vorne in die Ansicht holen. Dazu passen wir diese Ansicht mit einem Klick auf diese drei Punkte und den Befehl Ansicht ändern einfach an. Wir haben jetzt hier unsere Spaltenaufstellung und müssen jetzt lediglich hier unsere Spalte Statusabgleich markieren. Wir bestätigen mit OK. Und dann ist jetzt diese Spalte Bestandteil unserer Bibliothek. Jetzt habe ich ja gesagt, dass dieser Workflow loslaufen soll, sobald ich oder aber einer der Kollegen Änderungen an der Datei vornimmt. Das heißt, ich öffne jetzt eine Datei für die weitere Bearbeitung. Ich nehme jetzt zum Beispiel unser Pflichtenheft, klicke hier auf Bearbeiten. Das Ganze wird gestartet. Und ich nehme jetzt hier musterhaft eine Änderung vor. So, "Leitung Herr Müller". Das sollte so weit reichen für unser Beispiel. Ich klicke auf Speichern. Diese Information wird jetzt an SharePoint weitergegeben. Ich minimiere kurz die Anwendung, damit wir einfach sehen können, was sich in SharePoint tut. Ich aktualisiere dann noch unsere Ansicht. Und dann sehen wir schon: Der Workflow ist losgelaufen. Ich bekomme hier die Information: Das Ganze ist In Bearbeitung. Die Kollegin Frau Unverhau wird jetzt über die Prüfung informiert und kann dann dementsprechend das Ganze ablehnen beziehungsweise genehmigen. Sie haben in diesem Video gelernt, wie Sie einen einfach Workflow in SharePoint einrichten und was zum Beispiel getan werden muss, damit der Workflow starten kann.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!