SharePoint 2013 Grundkurs

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Wer suchet der findet – in diesem Trainingsvideo lernen Sie die Standardsuche in SharePoint kennen und nutzen. Sie beschäftigen sich mit den Navigatoren und erfahren, wie Sie Suchergebnisse weiter eingrenzen können.

Transkript

In diesem Video werfen wir einen Blick auf die Suche. Denn was nutzt die beste Plattform, wenn Informationen und Know-How zwar bereitgestellt wird, aber es nachher nicht mehr gefunden wird. Die Suche in SharePoint 2013 wurde angepasst und ist leistungsstärker denn je. Sie finden die Suche auf allen Seiten hier im Bereich der globalen Navigationsleiste Sie können über alle Seiten hinweg suchen, also über alle Inhalte, die in SharePoint zur Verfügung stehen.. Sie können Ihre Suche aber auch eingrenzen und bestimmte Kategorien wählen. Also einmal hier über Alles, Sie können aber auch nach Personen suchen, Unterhaltungen oder nur Diese eine bestimmte Website, auf der Sie sich zum aktuellen Zeitpunkt befinden. Lassen Sie uns die Suche mal ein bisschen genauer anschauen. Ich möchte im ersten Step nach Projekt suchen. Ich suche eine Information zu irgendeinem Projekt. Ich weiß nicht mehr genau, wo sie liegt, und das möchte ich auch auf allen Seiten suchen. Ich gebe das hier ein. Er hat standardmäßig immer Alles ausgewählt. Ich kann jetzt entweder auf die Lupe klicken oder mit Enter bestätigen. So. Und jetzt werden mir auch schon alle Suchergebnisse angezeigt. Ich habe hier eine ganz große Liste mit vielen Dokumenten, Informationen aus Blogs, aus Websites, aus Dokumentbibliotheken und so weiter und so fort. Sie sehen, die Ergebnisliste ist so lang, dass es sogar noch eine zweite Seite gibt. Des Weiteren finden Sie hier links Kategorien, nach denen Sie die Ergebnisse filtern können. Sie können also noch sagen, zeige mir doch bitte nur PDF-Dateien an. Dann filtert er mir das nach PDF-Dateien. Um alle Ergebnisse wieder anzuzeigen, klicken Sie hier auf Alle. Jetzt möchte ich nur alle Webseiten sehen, die irgendwas mit dem Thema Projekt zu tun haben. Klicke wieder auf Alle. Oder alle Word-Dokumente. Und so können Sie Ihre Ergebnisliste Schritt für Schritt eingrenzen. Ich sage hier nochmal, alle Ergebnisse bitte anzeigen. Sie können des Weiteren nach einem Autor filtern. Sie können zum Beispiel sagen, zeige mir bitte alles von Sandra Unverhau an, weil ich weiß, die Kollegin hat ein Dokument zum Thema Projekt veröffentlicht. Ich weißt aber nicht, wo es liegt. Oder sie können auch hier sagen: Filtere mir diese Liste nach einem bestimmten Änderungsdatum. Zum Beispiel weiß ich noch, das wurde das letzte Mall vor einem Jahr bearbeitet; kann ich diesen Schieberegler hier betätigen und entsprechend filtert er mir die Ergebnisse. Sie sehen, das aktualisiert sich automatisch. Ich lasse nochmal Alle Ergebnisse anzeigen. Klicke auch hier auf Alle, damit wir wieder die vollständige Liste haben. Das Filtern einer Ergebnisliste ist schon ziemlich genial, weil Sie so auf jeden Fall Schritt für Schritt irgendwann zum Ziel kommen. Eine weitere Neuerung, die ebenfalls sehr genial ist, ist die Tatsache, dass Sie jetzt zu Ihren Suchergebnissen immer eine kleine Vorschau erhalten. Wenn ich jetzt also hier als Beispiel auf diesen ersten Eintrag gehe, dann sehe ich hier schon, um was es sich eigentlich handelt. In dem Fall sehen Sie hier, das ist eine Teamwebsite, eine Projektseite zum Thema Video2Brain. So sieht die ungefähr aus. Ich kann jetzt hier gleich auf Öffnen klicken und zu der Seite wechseln, die mir oben angezeigt wird. Ich kann sagen, ich möchte dieser Seite Folgen, weil das ist genau die Seite, die ich gesucht habe, die für mich sehr interessant ist und über die ich immer Bescheid wissen will. Oder aber ich kann hier auf Senden klicken und den Link zu dieser Website verschicken, an mich oder an Kollegen, für die, für die es interessant ist. Sie sehen, Sie haben hier also extrem viele Möglichkeiten allein schon über die Suchergebnisse. Spannend wird das ganze Thema auch bei Dokumenten. Wenn ich jetzt hier zum Beispiel einmal nach Word-Dokumenten filtere, dann sehe ich jetzt hier, okay, ich habe eine Agenda. Dann dauert das einen kleine Augenblick, bis die Vorschau geladen wird und der Inhalt dieser Agenda schon angezeigt wird. Sie sehen jetzt hier, ah ja, okay, da ist ein Logo, ist ein Dokument der MindBusiness. Das sind die Inhalte drin. Und jetzt sehe ich hier schon, es wurde geändert von Dagmar Herzog am 01.03.2012. Schon hier habe ich wichtige Informationen über das Dokument und weiß okay, das ist ein altes Dokument, das ist ein aktuelles Dokument. Ist es das was ich suche oder ist es eben doch schon veraltet? Was ebenfalls sehr genial ist, sind die Links hier unten. Ich kann nämlich jetzt direkt hier aus der Suche heraus das Dokument Bearbeiten, ändern und wieder speichern. Ich kann ebenfalls wie bei der Webseite auch, dem Dokument Folgen. Ich kann den Link zu dem Dokument versenden. Oder die Bibliothek öffnen, in der das Dokument liegt. Übrigens werden hier in diesem Bereich, je nachdem wie gut die Dokument- eigenschaften einer Datei gepflegt sind, auch mehr Informationen angezeigt. Ich kann Ihnen das gerade mal demonstrieren. Ich habe hier eine PowerPoint-Datei entdeckt gehabt vorhin. Wenn ich hier draufgehe, sehen Sie auch hier eine kleine Vorschau zu der PowerPoint-Präsentation und Sie sehen hier weitere Metadaten, die in der PowerPoint-Präsentation hinterlegt sind und hier jetzt angezeigt werden. Sodass Sie hier schon erkennen, ah, okay, um was geht es denn hier eigentlich. Auch hier wieder er Hinweis Geändert von und die Links, die ich gerade schon beschrieben habe. Wechseln wir nochmal zurück zur Startseite, um uns die anderen Suchmöglichkeiten anzuschauen. Im nächsten Schritt möchte ich nach einer Person suchen. Ich weiß, im Unternehmen arbeitet eine Frau Schäfer. Ich weißt aber nicht mehr genau, wo und wie ich sie erreichen kann. Deshalb gebe ich hier oben jetzt einfach mal Schäfer ein, sage hier, ich suche nach Personen. SharePoint sucht los. Und findet Nadja Schäfer. Das ist genau die, die ich gesucht habe. Ich sehe jetzt schon hier, ah, die arbeitet mit OneNote, ist im Bereich Collaboration tätig. Hat schon Projekte zum Thema Lernwelten gemacht. Und ich kann hier verschiedene Infos zu Frau Schäfer aufrufen. Klicke ich jetzt hier auf den Link, komme ich direkt auf ihre MySite. Das Gleiche erreiche ich hier, wenn ich auf Profil anzeigen klicke. Und ich sehe hier im Übrigen auch noch die Interessen. Ich kann hier mal draufgehen, dass Sie sehen, wie das funktioniert. So, jetzt sind wir auf der MySite von der Frau Schäfer. Ich kann hier weitere Infos aufrufen, kann mich informieren, wie ich sie erreichen kann, E-Mail-Adresse abrufen und so weiter. Auch dieses Suchmöglichkeit in SharePoint ist natürlich sehr effizient, da ich auf diese Weise immer an die richtigen Know-How-Träger komme. Ich wechsle jetzt nochmal auf die Startseite. Im nächsten Schritt suchen wir Informationen aus einer Unterhaltung heraus. Wir wissen noch, wir haben letztens mit irgendjemandem gesprochen über einen Bericht, aber ich weiß nicht mehr genau was. Ich weiß auch gar nicht mehr, was für ein Bericht das war, ob Finanzbericht oder Berichtswesen, es ist alles ein bisschen unklar und deshalb suche ich also nach Bericht. Ich kann in SharePoint, wenn ich die genauen Stichworte nicht kenne, mit der Sternchensuche arbeiten. Das heißt, es sucht mir dann alles nach Bericht ab, aber es kann auch noch was davor stehen. Ich sage hier Unterhaltungen. Die Suche geht los. Und jetzt sehe ich hier schon die Unterhaltungen, die irgendwas mit dem Thema Bericht zu tun haben. Und da ist auch schon genau das, was ich gesucht habe. Ich wusste doch, die Frau Herzog, die hat mir irgendwas zum Bericht erzählt. Da ging es um den Jahresfinanzbericht. Ich sehe hier eine kleine Übersicht, über was wir uns da unterhalten haben und kann von hier aus direkt auf die Unterhaltungen zugreifen und dann auch auf die Excel-Datei, die hier abgebildet ist. Sie sehen also, wie viele Möglichkeiten Sie tatsächlich haben, Informationen zu finden. Dass Sie auch immer gleich von der Suche aus weitergeleitet werden auf Dateien, auf weiterführende Informationen und nicht in der Suche hängen bleiben. Kommen wir jetzt noch zur letzten Suchoption. Das ist die Kategorie Suche auf einer Seite. Da gehe ich jetzt mal in das Event dazu, in die Eventorganisation, weil ich weiß, ich suche nach einem bestimmten Vertag, der mit Veranstaltungen zu tun hatte. Das heißt, ich kann jetzt hier in die Suche "Vertrag" eingeben. Suche mir hier meine Kategorie Diese Website heraus und er findet mir alle Ergebnisse, die zum Thema Vertrag genau auf der Website Eventorganisation liegen. Da sehe ich auch gleich schon alles. Es gibt Eventdokumente, die Verträge beinhalten, es gibt hier einen Feedbackbogen, der irgendwas mit "Vertrag" zu tun hat. Und auch hier können Sie wieder nach Dateien, nach Kategorien filtern; nach Autoren oder auch nach dem Änderungsdatum. Hier unten sehen Sie, zum Abschluss noch der kurze Hinweis, können Sie auch wieder Ihre Suche erweitern und sagen, okay, ich möchte jetzt doch alles durchsuchen, weil vielleicht in dieser Ergebnisliste nicht genau das drin war, was ich gesucht habe. In diesem Video haben Sie die Suche in SharePoint 2013 kennengelernt; festgestellt, wie effizient die Suche ist und wie einfach es ist Informationen zu finden. Sie wissen, wie man auf der gesamten Website sucht; wie man im gesamten SharePoint sucht; wie man nach Personen oder auch nach Unterhaltungen sucht.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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