FileMaker Pro 12 Grundkurs

Informationen per E-Mail versenden

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FileMaker verfügt über eine integrierte E-Mail-Funktionalität, um Informationen aus einer FileMaker-Datenbank als Anhang in einer vorkonfigurierten E-Mail zu versenden.
04:42

Transkript

Ich kann Informationen aus einer FileMaker-Datenbank in einem Excel-Dokument speichern. Im Falle einer Aufgabenliste, wie hier, könnte ich diese ausdrucken und das gedruckte Papier per Hauspost an die beteiligten Mitarbeiter weiterleiten. Nun gilt bekanntermaßen die Weitergabe von Dokumenten in Papierform heutzutage als relativ uncool. Alternativ kann ich das erzeugte Excel-Dokument oder ein PDF davon als E-Mail-Anhang versenden. Auch einen solchen Vorgang unterstützt FileMaker und das will ich jetzt zeigen. Sie sehen hier die Ergebnismenge einer Aufgabenliste. Sie enthält ausschließlich Aufgaben für den Monat Juni. Davon möchte ich ein Excel-Dokument erzeugen und als Anhang einer E-Mail an die betroffenen Mitarbeiter verteilen. Ich wähle dazu "Ablage" - "Datensätze exportieren", der Typ ist bereits richtig eingestellt. Ebenso ist aktiviert "Datei automatisch öffnen" und hier auch "Erstellung einer E-Mail mit Datei als Anlage". Die Excel-Option spare ich mir und hier die Feldexportfolge passt mir auch. Ich klicke also auf "Exportieren" und zeitgleich mit der Aufgabenliste in einer Excel-Datei erscheint auch hier eine neue E-Mail mit dieser Datei als Anhang. Beide Dokumente schließe ich jetzt gleich wieder. Den gerade gezeigten Vorgang habe ich hier mit einem Script automatisiert. Das öffne ich jetzt hier per Doppelklick. Sie sehen, hier kann ich zusätzlich noch den Monat auswählen, für den ich die Aufgaben exportieren möchte und hier in den Optionen zum Befehl "Datensätze exportieren" sehen Sie, es soll automatisch eine E-Mail erstellt werden. Dieses Script habe ich hier der Taste "Export Monat" zugewiesen. Da klicke ich jetzt mal drauf. Jetzt gebe ich mal hier eine "8" ein für den August und setze das Script fort. Hier erscheint wieder das Dokument als Anhang und hier sind die Felder allerdings leer, die müsste ich alle noch ausfüllen und hier natürlich noch einen Mailtext angeben. Die beiden schließe ich jetzt wieder. Was mich jetzt noch stört, ist die Tatsache, dass ich in der Mail sämtliche Angaben wie Empfänger oder Betreff noch einfügen muss, bevor ich sie versenden kann. Dies kann ich mir ersparen, wenn ich statt dessen "Ablage" - "Senden" - "E-Mail" verwende. Auch hierfür kann ich ein Dateianhang spezifizieren und ich kann hier sämtliche Felder in der E-Mail auch noch angeben, auch hier sogar über eine Formel berechnet. Den Dialog breche ich an dieser Stelle jetzt ab, denn ich möchte auch diesen Vorgang automatisieren. Dazu habe ich hier das Script "Mail Monat" erstellt. Das öffne ich jetzt per Doppelklick und Sie sehen, hier ist lediglich der Exportbefehl durch "E-Mail senden" ersetzt. Wenn ich hier die Option per Doppelklick öffne, dann sehen Sie, dieser Dialog unterscheidet sich jetzt nicht von dem Dialog, den ich gerade per Hand aufgerufen hatte. Ich breche also hier ab und ich schließe hier diesen Dialog und das Fenster kann ich jetzt auch schließen. Das gerade gezeigte Script habe ich hier dieser Taste zugewiesen. Mit einem Mausklick starte ich jetzt das Script, dann gebe ich den August, also eine "8" ein, setze das fort. Sie sehen, FileMaker erstellt mir jetzt automatisch eine E-Mail mit einem Mailtext und hier Angaben und auch hier die Formel ist richtig gerechnet. Ich erhalte also eine fertigkonfigurierte E-Mail auf Knopfdruck. FileMaker kann also nicht nur Informationen exportieren, er beinhaltet auch Funktionen, um diese Informationen sofort mittels vorkonfigurierter E-Mails verteilen zu können. Ich habe dies am Beispiel einer Aufgabenliste gezeigt.

FileMaker Pro 12 Grundkurs

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7 Std. 15 min (96 Videos)
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Software:
FileMaker Pro FileMaker 12
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Erscheinungsdatum:17.01.2014

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