SharePoint 2013 Grundkurs

Informationen mit Webparts übersichtlich darstellen

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Bei Webparts handelt es sich um modulare Einheiten von Informationen, die Grundbausteine einer SharePoint-Seite. Wie Sie Webparts auf einer Seite zielgruppenorientiert hinzufügen und anschließend Ihren Kollegen zur Verfügung stellen, sehen Sie hier.

Transkript

Sicher kennen Sie das auch: Sie besuchen zum ersten Mal eine Internetseite und müssen sich dort zunächst einmal orientieren. Damit Sie Ihre Informationen möglichst schnell finden, sollte die Startseite klar strukturiert sein und die für Sie wichtigsten Informationen bereithalten. Diesen Anspruch haben alle Websitebesucher. Auch die in SharePoint. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie die Startseite mithilfe von Webparts zielgruppenorientiert aufbauen und Informationen schnell bereitstellen. Um ein Webpart auf der Startseite einfügen zu können, müssen wir diese zunächst einmal in den Bearbeitungsmodus versetzen. Dazu klicken auf das Register Seite und dann auf die Schaltfläche Jetzt sehen wir schon wieder die zwei Container, die uns für unsere Inhalte zur Verfügung gestellt werden. Wir können im mittleren Teil dieser Seite jetzt auch schon gleich den Cursor passend positionieren und öffnen das Register Einfügen, weil wir hier die Funktion Webpart bekommen. Wenn ich hier einmal draufklicke, dann öffnet sich zwischen dem Inhalts- bereich und unserer Registerkarte noch ein zusätzlicher Teil. Hier sehen wir alle Webparts, die uns SharePoint bietet. Für eine schnellere Orientierung sind diese Webparts in Kategorien eingeteilt. Diese sehen Sie hier. Das sind diese Ordner. Für unser Beispiel werden wir zunächst mit drei Webparts arbeiten: Einmal mit den Eventdokumenten, mit einem Kontakt-Webpart und mit unserer Aufgabenliste. Sie sehen aber, hier gibt es noch einiges mehr zu entdecken. Aus diesem Grund gebe ich Ihnen die Empfehlung, schauen Sie sich diesen Bereich einfach mal, wenn Zeit ist, in Ruhe an. So. Wir starten auch gleich mit der Bibliothek Eventdokumente. Diese ist Bestandteil der Kategorie Apps. Ich kann sie hier sehen und direkt dann anklicken, um diese in unserer Seite durch einen Klick auf Hinzufügen auch wirklich hier einzubinden. Jetzt wird das Webpart für uns geladen und direkt angezeigt. Sie sehen hier einmal den Namen des Webparts und auch alle Dokumente, die in der Bibliothek aktuell hochgeladen sind. Das wirkt natürlich wenig übersichtlich. Hier müssen wir das Webpart noch weiter bearbeiten. Ich möchte zum Beispiel, dass die Spalte Geändert nicht mehr zu sehen sein soll und vor allem sollen hier auch nur die Verträge aus unserer Eventorganisation angezeigt werden. Um das Webpart zu bearbeiten, gehen wir mit der Maus zu diesem Dreieck. Damit öffnet sich das Webpartmenü und wir bekommen den Befehl Webpart bearbeiten. SharePoint lädt für uns nun eine kleine Toolpane. Hier können wir alle Einstellungen für unser Webpart vornehmen. Als Erstes möchte ich die Ansicht bearbeiten. Hierfür klicke ich auf aktuelle Ansicht bearbeiten. Und kann dann, nachdem ich diesen Hinweis mit OK bestätigt habe, auch alle Einstellungen für meine Ansicht vornehmen. Ich habe ja gesagt, dass ich die Spalte Geändert nicht hier angezeigt haben möchte. Das heißt, ich entferne hier den Haken und scrolle zu dem Bereich Filter, denn es sollen auf der Startseite nur die Verträge angezeigt werden. Was muss ich also tun? Ich muss also die Option Elemente nur in folgendem Fall anzeigen aktivieren und dann SharePoint die Spalte, über die ich filtern möchte, vorgeben. Ich klicke hier also in das Auswahlmenü. Mein Stichwort Verträge steht in der Spalte Dokumentenart. Den Operator kann ich hier so stehen lassen. Und in das darunterstehende Feld trage ich jetzt auch meinen Begriff ein. Das sind die Verträge. So, da ist ein kleiner Rechtschreibfehler, den korrigiere ich noch. Wichtig ist: Wenn Sie einen solchen Rechtschreibfehler haben, wird natürlich in dieser Bibliothek in dem Moment auch nichts angezeigt. Wenn Sie das jedoch korrigieren, ist die ganze Sache erledigt und Sie sehen alle Dokumente. Das passt soweit, mehr wollte ich nicht tun. Wir können runterscrollen und bestätigen mit OK. Jetzt wird die Seite neu geladen und ich sehe hier nur noch die Dokumente und wer diese geändert hat. Das passt so weit bis auf eine kleine Ausnahme. Mir gefällt der Webpart-Name nicht. Dieser ist nämlich nicht sprechend. Wenn hier Eventdokumente steht, wissen die Mitglieder aus meinem Team oder aber die Besucher dieser Seite nicht, dass hier untenstehend lediglich die Verträge hochgeladen wurden. Das heißt, wir müssen das Webpart ein weiteres Mal anpassen. Wir klicken also wieder auf Seite, Und können dann auf unser Webpartmenü zugreifen. Wir wählen hier wieder den Befehl Webpart bearbeiten. Und dann möchte ich, bevor wir den Namen des Webparts ändern, noch eine weitere Einstellung vornehmen. Ich möchte nämlich nicht, dass hier auf der Startseite Dateien hinzugefügt werden können. Diese Option können wir auch zu jeder Zeit rausnehmen. Dazu wählen wir im Bereich Symbolleistentyp den Typ Keine Symbolleiste und öffnen dann den Bereich Darstellung. Denn hier können wir unser Webpart beliebig umbenennen. Und hier empfehle ich Ihnen auch wirklich möglichst sprechende Namen zu verwenden. Das hilft dann, sich möglichst schnell auf der Seite zu orientieren. Wir können weiter runterscrollen. Und bestätigen unsere Änderungen mit OK. Sie sehen schon, jetzt trägt unser Webpart den richtigen Namen und wir können hier nur noch Dokumente für die Bearbeitung öffnen oder aber einsehen. Als Nächstes möchte ich, dass die Besucher dieser Seite wissen, wen Sie bei Fragen ansprechen können. Auch hier gibt es einen Webpart, mit dem Sie Kontaktinformationen bereitstellen können. Solche Informationen empfehle ich Ihnen, auf die rechte Seite, also in den rechten Inhaltsbereich zu positionieren. Das heißt, ich klicke hier mit dem Cursor und öffne dann wieder das Register Einfügen und klicke auf die Schaltfläche Webpart. Das Webpart für die Kontaktdetails finden wir jetzt nicht in der Kategorie Apps, sondern in der Kategorie Zusammenarbeit im sozialen Netzwerk. Wenn ich hier draufklicke, werden mir jetzt die dazugehörigen Webparts angezeigt. Sie sehen hier schon das Webpart Kontaktdetails. Genau damit möchte ich jetzt arbeiten. Und ich klicke somit auf Hinzufügen, sobald ich das Webpart ausgewählt habe. Jetzt sehen Sie, dieses Webpart wird ebenfalls in den rechten Bereich geladen und ich kann hier durch Klicken auf den linken Text meine Einstellungen an dem Webpart vornehmen. Auch hier wieder der Hinweis, den Sie mit OK bestätigen können. Dann haben wir hier wieder unsere kleine Toolpane. Was brauchen wir natürlich für unsere Kontaktdetails? Wir brauchen einen Ansprechpartner. Diesen können Sie entweder freihändig eintragen oder aber über das Symbol für das Adressbuch bequem heraussuchen. Das machen wir mal. Ich klicke also auf dieses Icon und trage hier jetzt den Namen für unseren Ansprechpartner ein. Mit Enter wird die Suche gestartet. Ich bekomme auch direkt ein Ergebnis. Durch Doppelklicken wird meine Auswahl hier hinzugefügt. Und bevor wir jetzt unsere Einstellungen übernehmen, möchte ich auch hier, dass nicht Kontaktdetails drinsteht, also der Name des Webparts, diesen möchte ich anpassen. Ich ändere das Ganze auch wieder in der Gruppe Darstellung. Und möchte, dass hier drinsteht Ihr Ansprechpartner. Das reicht so weit. Wir scrollen wieder nach ganz unten und bestätigen mit OK. Auch hier wird das Ergebnis sofort sichtbar. Das Webpart ist umbenannt. Wir sehen jetzt auch hier die im System vorhandenen Informationen zu der jeweiligen Person. Sie müssen natürlich bedenken, die Kontaktdetails werden aus der Active Directory gezogen. Wenn jetzt in der Active Directory zu dieser Person auch schon eine E-Mail-Adresse, Telefonnummer und alle anderen Kontaktdaten gepflegt werden, dann werden diese hier auch angezeigt. Zu guter Letzt benötigen wir noch unser Aufgaben-Webpart. Auch das haben wir in Nullkommanix eingebunden. Das Aufgaben-Webpart möchte ich wieder in einen etwas größeren Bereich unserer Seite platzieren. Das heißt, ich klicke hier auch schon mit dem Cursor rein. Öffne wieder die Registerkarte Einfügen. Dann klicke ich auf die Schaltfläche Webpart. Jetzt müssen wir wieder gucken, wo liegt denn unser Webpart? Am Anfang werden Sie sich ein wenig durchklicken müssen, aber ich kann Ihnen hier den Tipp geben: In der Kategorie Apps werden Sie alle die von Ihnen angelegten und bearbeiteten Apps wiederfinden. Aus diesem Grund gehe ich auch direkt hier rein und sehe hier auch an dem kleinen Symbol für Aufgaben, Messeplanung, das ist unsere Aufgabenliste. Wenn ich diese auswähle, bestätige ich das Ganze mit Hinzufügen. Und schon wird mir dieses Webpart ebenfalls auf die Startseite geladen. So, nachdem jetzt unsere Aufgabenliste auf der Startseite eingebunden ist, müssen wir natürlich auch diese anpassen, denn auch das wirkt deutlich unübersichtlich. Ich möchte hier zum Beispiel nicht, dass unsere Zeitachse angezeigt wird. Ich brauche lediglich eine Info über alle bevorstehenden Aufgaben. Das heißt, ich starte ein weitere Mal die Webpartbearbeitung. Ich klicke also auf Webpart bearbeiten. Warte dann einen Augenblick, bis unser kleines Toolpane wieder geöffnet ist. Und wähle dann wieder den Befehl Aktuelle Ansicht bearbeiten. So. Hier habe ich nämlich die Möglichkeit, bei den Einstellungen vorzugeben, dass mithilfe der Formatvorlagen die Zeitachse nicht angezeigt werden soll. Das heißt, wenn ich hier den Haken bei Zeitachse über der Ansicht anzeigen rausnehme, dann wird diese nach Bestätigen mit OK auch nicht mehr dargestellt auf unserer Startseite. Das hat also so weit sehr gut geklappt. Ich muss jetzt lediglich nur noch dafür Sorge tragen, dass wir hier nur die anstehenden Aufgaben sehen. Das heißt, auch hier wieder der Weg über Seite Bearbeiten. Dann öffnen wir unser Webpartmenü, klicken wieder auf Webpart bearbeiten. Und nehmen dann hier über die Ansichten die Option Anstehend. Bestätigen das Ganze mit OK. Und das Schöne ist, ich kann hier tatsächlich auf die in der SharePoint-Liste bereits im Standard hinterlegten Ansichten zugreifen und im Bereich Darstellung passe ich jetzt natürlich noch den Webpartnamen ein. Dieses Webpart benenne ich jetzt um in Anstehende Aufgaben. So, jetzt wissen alle, hier werden nur die anstehenden Aufgaben angezeigt. Eines habe ich vergessen. Ich möchte nicht, dass hier Aufgaben erfasst werden können. Ich gehe also nochmal etwas weiter hoch und sage, ich möchte keine Symbolleiste anzeigen lassen. So weit sollte jetzt aber alles passen. Wir gehen nach unten. Bestätigen mit OK. Oh, ich sehe gerade, wir bekommen hier noch eine zusätzliche Information. Diese schließe ich mal eben. Folgendes haben wir jetzt erreicht: Es werden nur noch die anstehenden Aufgaben angezeigt und die Zeitachse ist nicht zu sehen. Ich klicke jetzt auf Speichern und beende somit auch den Bearbeitungsmodus. Unsere Seite ist so weit fertig. Wir haben hier nun einen Überblick zu den Verträgen, einen Ansprechpartner und den anstehenden Aufgaben. Mit diesem Video haben Sie nun gelernt, wie Sie Webparts hinzufügen, wie Sie diese anpassen können. Das gilt zum Beispiel für Ansichten und erweiterte Einstellungen und haben auf diese Art und Weise Ihre Seite individuell gestaltet.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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