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PowerPoint 2016: Tabellen

Informationen in Tabellen schrittweise aufbauen

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Erfahren Sie in diesem Video, welche Möglichkeiten Sie haben, Tabellen Schritt für Schritt aufzubauen und so die Aufmerksamkeit des Publikums zu lenken.
11:46

Transkript

Gerade beim Präsentieren von Tabellen ist das Publikum schnell von der Informationsmenge überfordert. Ein zeilenweises oder auch spaltenweises Einblenden der Daten wirkt dem entgegen. Doch PowerPoint bietet leider keine Einstellung, um Tabellen zu animieren. Was bei Diagrammen oder SmartArt selbstverständlich ist, fehlt bei Tabellen. Dieses Ziel ist nur über Umwege zu erreichen. Erfahren Sie in diesem Video, welche Möglichkeiten Sie haben, Tabellen Schritt für Schritt aufzubauen und so die Aufmerksamkeit des Publikums zu lenken. Eine schnelle und ganz einfache Möglichkeit ist der Weg über Folienduplikate. Duplizieren Sie die Folie einfach so oft, wie Sie sie benötigen. Wenn wir hier vier Zeilen haben, brauche ich vier Folienduplikate. Ich klicke das Ganze hier an, links im Navigationsbereich und drücke eben Steuerung D, Steuerung D, Steuerung D und noch einmal zur Sicherheit. So und jetzt muss ich die Duplikate bearbeiten. Auf der ersten Folie lösche ich einfach alle Inhalte der vier Zeilen. Ich markiere dafür die vier Zeilen, drücke “entfernen” und habe nur noch die Überschriften. Auf der zweiten Folie mache ich das Ganze mit den letzten drei und entferne diese, hier mache ich das mit den letzten beiden und “entferne” und hier mache ich das nur mit der letzten Zeile. Ich gehe mal auf die erste Folie und dann schauen wir uns das mal in der Bildschirmpräsentation an. Zuerst habe ich nur die Überschriften und mit jedem Klick erscheint die nächste Folie und es sieht so aus als würde die Tabelle zeilenweise gefüllt. Ist doch eine schöne und einfache Sache. Wenn ich hier jetzt die Folie noch einmal dupliziere, kann ich auch ganz schön und einfach hier z.b. eine Zeile hervorheben, indem ich z.b. “Berlin” markiere, das Ganze in rot mache und dann habe ich einen weiteren schicken Effekt. Ich zeige es nochmal: Ich bin in der Bildschirmpräsentation, Zeile für Zeile kommt die Information und möchte ich Berlin besonders hervorheben, ist mit dem nächsten Mausklick, eben durch die rote Farbe, der Fokus auf Berlin gesetzt. Eine einfache Methode aber durchaus wirkungsvoll. Ein anderer Weg ist, einfach die Bereich der Tabelle, die Sie zu Beginn noch nicht zeigen möchten, irgendwie mit Formen abzudecken, und diese abdeckenden Formen dann per Beenden Animation peu à peu verschwinden zu lassen. Schauen wir uns auch das mal gemeinsam an. Ich habe hier meine Tabelle. Ich bin auf der Registerkarte “Start” und hole mir aus dem Formenkatalog mal hier so ein Rechteck und mit dem Rechteck decke ich jetzt Teile der Tabelle ab. Das darf durchaus am Anfang so eine kräftige Farbe sein, dann verliere ich auch nicht den Überblick. Dieses Abdecken der Rechtecke kopiere ich jetzt geschickt nach rechts, ich halte die Steuerungstaste gedrückt zum Kopieren, die Grosschreibtaste damit das auf einer Linie bleibt, und schiebe das rüber, lasse die Maus los und ziehe weiter, bis die ganze erste Zeile abgedeckt ist. Ich pflaster das quasi zu. So, ich drücke jetzt mal die Tastenkombination alt + F10, dann öffnet sich an dieser Seite der Aufgabenbereich, und Sie sehen die ganzen Rechtecke, die hier zur Abdeckung dienen, und aus diesen Rechtecken, die markiere ich jetzt alle hier, mache ich jetzt mal eine Gruppe. Ich habe sie alle markiert, Sie sehen das auch sehr schön rechts im Aufgabenbereich, und über Steuerung, Umschalt und G - Eselsbrücke für Gruppe - mache ich aus dem Ganzen eine Gruppierung und ich bin jetzt auch jemand, der das gerne hier umbenennt, damit ich vor lauter Formen, die irgendwo draufliegen und irgendwo verdeckt sind, nicht den Überblick verliere. Und das nenne ich jetzt einfach mal “Abdeckung”. Wunderbar! Schön ist, dass ich hier über den Aufgabenbereich bei Bedarf die Abdeckung später auch ausschalten, bzw. auch wieder anschalten, kann. So, die Abdeckung sieht natürlich jetzt noch nicht schön aus, d.h. ich müsste jetzt folgendes tun, dass ich erstmal dafür Sorge trage, dass sie eine Farbe hat, damit sie nicht auffällt. Ich gehe auf “Zeichentools”, “Format”, wähle ich hier den “Fülleffekt” nehme mir hier die Pipette und greife einfach die Farbe auf, und das Ganze muss ich jetzt auch noch für den Rahmen machen oder ich nehme einfach “keine Rahmen”, das geht auch. Das war es erstmal. Diese Abdeckung muss ich jetzt für die Anderen auch noch machen, und das habe ich hier auf der nächsten Folie schon mal vorbereitet. Wir haben also insgesamt vier Abdeckungen für jede Zeile und können die auch An- und Ausschalten. So, der nächste Schritt ist jetzt, dass ich diese Abdeckungen einfach durch eine Beenden Animation verschwinden lassen muss. Ich markiere die Abdeckungen. Kontrolliere auch hier im Aufgabenbereich, ob sie korrekt markiert sind, öffne die Registerkarte “Animationen”, öffne hier den Katalog der Animationen, blende ganz nach unten bis ich eben zu den Ausgangsanimationen komme, wähle hier z.b. “Verblassen” und sage bei “Start”, dass mit jedem Mausklick eine Abdeckung verblassend verschwinden soll. Testen wir das mal in der Bildschirmpräsentation. Ich klicke die Bildschirmpräsentation hier unten an. Am Anfang sehe ich nur die Tabelle und die unsichtbaren Abdeckungen, und mit jedem Mausklick verschwindet eine Abdeckung und wir haben wieder den Effekt, dass die Zeilen peu à peu erscheinen. Das Schöne an dieser Methode ist, dass bei Bedarf, sei es für den Ausdruck, ganz einfach die Abdeckungen weggenommen werden können, aber auch wenn Sie Datenmaterial mal bearbeiten müssen, einfach Abdeckungen ausblenden, Zahlen aktualisieren, und wenn Sie wieder präsentieren wollen und animieren wollen, einfach wieder “alle anzeigen” hier und Sie haben wieder diese Animation, wie hinterlegt. Eigentlich eine sehr schöne Sache. Der letzte Weg ist, eine Tabelle “animationsfähig” machen indem Sie die Tabelle in Einzelteile auflösen. Dieser Weg wird Ihnen sehr viel in Büchern und Schulungsunterlagen beschrieben, in meinen Augen ist der Aufwand dafür recht mühsam und die zuvor beschriebenen Techniken führen einfach schneller zum Ziel, aber der Vollständigkeit halber möchte ich Ihnen auch diesen dritten Weg hier kurz zeigen. Ganz wichtig ist dabei, arbeiten Sie immer nur mit einem Folienduplikat, niemals mit der Originaltabelle, d.h. als erstes werde ich erstmal wieder die Folie duplizieren. Denn wir werden die Tabelle gleich auflösen und erstmal als Graphik ablegen, und möchten Sie irgendwann mal Werte an der Tabelle noch verändern, brauchen Sie Ihre Originaltabelle noch. So, ich bin jetzt im Duplikat. Ich klicke meine Tabelle an. Ich nehme sie über Steuerung X von der Folie weg und habe sie in der Zwischenablage. Ich nehme auch mal hier den Rahmen schon mal weg, den brauche ich nämlich nicht und ich muss die Tabelle jetzt wieder einfügen, und zwar als erweiterte Metadatei. Ich gehe auf “Start”, ich gehe auf “Einfügen”, ich gehe auf “Inhalte einfügen” und wähle hier “Bild (Erweiterte Metadatei). Ich klicke auf “ok” und die Tabelle ist als Bild da, riesengross, ich mache sie erstmal etwas kleiner, ich gehe an einen der Eckpunkte. Ich halte die Steuerungstaste und die Grossschreibtaste gleichzeitig, dann kann ich so aus der Mitte heraus, das Ganze etwas verkleinern. Das es sich um ein Bild handelt, sehen wir auch hier oben an der Registerkarte “Bildtools”, “Format”. Im nächsten Schritt werde ich jetzt das Bild mit einem rechten Mausklick degruppieren. Ich gehe also auf “Gruppieren” und “Gruppierung aufheben” und bekomme eine Warnmeldung, dass das doch eine importierte Graphik sei und keine Gruppe. Ich werde es trotzdem tun und sage “ja”. Und ab dem Moment ist es ein Zeichenobjekt, das sehe ich hier oben dran: “Zeichentools”, “Format”. Aber zur Zeit immer noch gruppiert und deswegen werde ich nochmal die Gruppierung aufheben. Ich gehe auf “Zeichentools”, “Format” sage nochmal “Gruppieren” und “Gruppierung aufheben” und nun zerfällt die Tabelle in sämtliche Einzelteile. Nur jetzt keinen Schreck bekommen, in aller Ruhe einmal ausserhalb klicken und wir tasten uns ganz langsam sukzessive ran. Ich mache jetzt folgendes. Ich werde jetzt erstmal nacheinander alle Werte anklicken. Ganz wichtig ist, dass Sie mitten auf die Werte und Textfelder klicken. So, das ist ein bisschen Fleissarbeit …klick, klick. Ich kann jetzt nicht gut mit dem Lasso arbeiten, weil ich dann aus Versehen auch andere Dinge im Hintergrund markieren würde, also wirklich nacheinander anklicken und gucken, dass wir alles haben, wunderbar und über Steuerung X einmal wegnehmen. Jetzt fange ich mit dem Lasso die komplette Hintergrundtabelle ein, sehe die ganzen Einzelteile und mache da wieder eine Gruppe draus. Da nutzte ich jetzt mal die Tastenkombination Steuerung, Umschalt und G für Gruppe und habe jetzt meine Tabelle als Hintergrund gruppiert, und über Steuerung V sind auch die Zahlen jetzt auf dieser Tabelle oben drauf wieder. In dem nächsten Schritt fange ich jetzt mit dem Lasso, die einzelnen Zahlen ein, und bilde wieder kleine Untergruppen. Das ist immer noch ein bisschen Fleissarbeit, Also, mit dem Lasso einfangen, markieren, und über Steuerung, Umschalt und G eine Gruppe bilden. So und ein letztes Mal: Steuerung, Umschalt, G. So und jetzt möchte ich die einzelnen Gruppen animieren. Ich klicke sie nacheinander an, sage wieder “Animationen”, sage: diesmal sollen sie “Verblassend” kommen und zwar bei jedem Klick. Und wenn wir uns das jetzt in der Bildschirmpräsentation anschauen, haben wir diesmal den Rahmen der Tabelle, links auch noch die Beschriftung, und mit jedem Mausklick kommt eine Spalte nach der anderen. Sie sehen, auch das führt zum Ziel, war aber in der Erstellung etwas mühsam und falls sich da die Zahlen mal ändern, ja dann müssen Sie leider das Ganze komplett noch einmal machen. Unser Ziel war, Tabellen Schritt für Schritt aufzubauen, um die Aufmerksamkeit des Publikums zu lenken. Dafür gibt es leider keinen direkten Weg, und das Ganze ist eben nur über Umwege zu erreichen. Sie haben drei Varianten in diesem Video kennengelernt. Der Weg 1 führte über Folienduplikate, der Weg 2 mit Hilfe von abdeckenden Formeln, und zu guter Letzt, der Weg 3 indem Sie die Tabelle in Einzelteile auflösen.

PowerPoint 2016: Tabellen

Bereiten Sie Ihre Zahlen und Fakten mithilfe von Tabellen ansprechend und übersichtlich in PowerPoint 2016 auf.

2 Std. 31 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.11.2016

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