SharePoint 2013 Grundkurs

Informationen aus verschiedenen Listen zusammenführen

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Oft stehen Informationen, die man zur Darstellung seiner Inhalte benötigt, bereits in anderen Listen zur Verfügung. In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie über Nachschlagefelder Daten aus anderen Listen in Ihre einbinden und damit weiterarbeiten.

Transkript

In diesem Video zeigen wir Ihnen, wie Sie bestehende Liste anpassen und Spalten aus anderen Listen integrieren. Wir wollen Ihnen damit aufzeigen, wie einfach es ist, Inhalte aus unterschiedlichen Listen miteinander zu verbinden. Wie gehen wir dazu vor? Wir haben hier unseren Bereich Projektmanagement. Der hat bereits verschiedene Listen und Dokumentbibliotheken. Und wir haben hier eine Projektliste, die alle Projekte, die in 2013 stattfinden, darstellt. Sie finden hier Umsatz, Kosten, Deckungsbeitrag und diverse andere Informationen, die das Projekt betreffen. Des Weiteren gibt es hier eine Aufgabenliste. Sie sehen, hier wurden bereits einige Aufgaben erfasst. Und in dieser Aufgabenliste möchte ich folgende Spalten aus der Projekte-2013-Liste integrieren. Ich gehe nochmal zurück. Und zwar möchte ich haben: Die Spalte Projekt, die Spalte Projektleiter und die Planstunden. Außerdem möchte ich noch eine weitere Spalte in der Aufgabenliste mit aufnehmen. Die ist nicht in der Projektliste zu finden. Und zwar geht es dabei um die Spalte Iststunden. Was bringt mir diese Spalte Iststunden? Es ist nachher so: Wenn die Mitarbeiter an der Erledigung ihrer Aufgaben dran sind, können sie dann immer die geleisteten Stunden erfassen. Und ich kann schlussendlich auswerten, wie war mein Plan und wie ist mein aktueller Iststand. Fangen wir also an, die Aufgabenliste zu bearbeiten. Um weitere Spalten zu ergänzen, öffne ich das Register Liste im Menüband und sage hier Spalte erstellen. Im ersten Schritt möchte ich also mal das Projekt übernehmen aus der Projekt-2013-Liste. Das heißt, Projektname. Und ich sage hier, das ist ein Nachschlagen-Feld. Das heißt, er zieht sich die Informationen aus einer anderen Liste, die sich auf der Website befindet. Ich kann jetzt hier ein Stück weiter runterscrollen. Könnte hier noch eine Beschreibung eingeben, definieren, ob die Spalte Informationen enthalten muss oder nicht, ob ich eindeutige Werte erzwingen möchte und so weiter. Jetzt kommt das eigentlich Spannende. Ich kann jetzt sagen, aus welcher Liste heraus sollen die Informationen kommen. Das ist in dem Fall die Projekte-2013-Liste. Die klicke ich an. Er aktualisiert jetzt die Inhalte und zeigt mir hier alle Spalten, die in der Projekt-2013-Liste enthalten sind. Ich möchte also den Projektnamen, das ist in dem Fall die Spalte Projekt, klicke ich an. Und außerdem habe ich jetzt schon hier direkt die Option, auch die anderen Spalten mit anzuklicken. Diese Option hatte ich vorher nicht. Das heißt, ich musste da jede Spalte einzeln anlegen. Ich kann aber jetzt in dem Fall sagen, okay, ich möchte noch die Planstunden aus der Liste mit drin haben und ich möchte auch den Projektleiter mit drin haben. Jetzt habe ich beide Kontrollkästchen aktiviert. Das heißt, auch diese Spalten werden mir übernommen. Ich kann jetzt noch ein Stück runterscrollen, kann hier noch Verhalten für Beziehung erzwingen, wenn ich das möchte. Aber die Einstellung lasse ich so, wie sie ist, und bestätige alles mit OK. So, wie Sie sehen, wurde meine Liste jetzt schon erweitert. Ich habe hier den Projektnamen, der aus der anderen Liste gezogen wird. Ich habe den Projektleiter und ich habe die Planstunden. Sie sehen hier, hier ist der Projektname davor. Das kommt daher, dass wir bei der Integration des Projektnamens gesagt haben, übernimm uns bitte auch die nachfolgenden Spalten Projektleiter und Planstunden. So. Jetzt möchte ich im nächsten Schritt die Liste ausfüllen und alle Informationen ergänzen. Dazu gehe ich auf Liste bearbeiten und kann mir jetzt hier den Projektnamen auswählen aus der Liste Projekte 2013 heraus. Ich sage hier, das ist das Projekt A. Das ist ebenfalls das Projekt A. Ich habe jeweils 10 Aufgaben zu jedem Projekt. Das heißt, ich kann jetzt hier auch im Schnellverfahren die 10 Aufgaben als A betiteln. Die nächsten 10 sind B. Und die nächsten 10 setzen wir noch auf C. So. Jetzt haben wir die alle betitelt. Jetzt klicke ich hier drauf. Ich kann hier was eintippen, Sie hören das jetzt nur. Und Sie sehen aber, es passiert nichts. Woran liegt das? Ich habe jetzt hier den Projektnamen A ausgewählt und er liefert mir jetzt automatisch zu diesem Projekt A den entsprechenden Projektleiter beziehungsweise auch die Planstunden. Das heißt, ich kann jetzt in dem Moment hier überhaupt nichts editieren, weil er die Informationen ja aus einer anderen Liste bezieht. Deshalb muss ich an der Stelle mit F5 aktualisieren. Ich mache das mal. Er aktualisiert diese Seite und alle Inhalte. Und Sie sehen, jetzt hat er zu dem Projektnamen A den Projektleiter Helmut Reinke und die Planstunden 420 aufgeführt. Bei Projekt B haben wir die Projektleiterin Nadja Schäfer und bei C Martin Müller mit 190 Stunden für das Projekt C. Ich weiß auch, dass es jetzt hier, mit den 190 Stunden für die einzelnen Aufgaben, das stimmt natürlich nicht ganz. Es ging jetzt in dem Schritt auch nur darum, Ihnen zu zeigen, wie einfach es ist, die Informationen zu integrieren und sich Informationen aus anderen Listen heraus in SharePoint irgendwo einzubinden und somit die Informationen miteinander zu verknüpfen. In diesem Video haben Sie gelernt, wie Sie Listeninformationen miteinander verknüpfen und damit Ihre Projektarbeit optimieren.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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