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SharePoint 2013 Grundkurs

Informationen abonnieren mit Benachrichtigungen

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Mit Benachrichtigungen können Sie sich Ihr Leben mit SharePoint vereinfachen. Durch das Aktivieren der Benachrichtigungsfunktion werden Sie automatisch über Änderungen innerhalb verschiedenster Bibliotheken informiert.

Transkript

Informationen abonnieren oder der richtige Umgang mit Benachrichtigungen. Sie sehen, wir haben jetzt auf unserer Teamsite Eventorganisation uns richtig breit macht, sind mittlerweile eingezogen. Haben einige Bibliotheken oder auch Listen angelegt. Und wie ist das jetzt mit der Information? Alles, was neu reingestellt wird, alles was sich verändert. Verändert sich ein Dokument, werden weitere Umfragen erfasst? Wie bekommen Sie in die Informationen? In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie sich einfach über Veränderungen informieren lassen können. Das heißt, wie Sie sich Informationen abonnieren können und nicht selbstständig auf der Seite nachsehen müssen, was hat sich getan. Und zwar mit den Benachrichtigungen. Sie möchten beispielsweise über die Aktivitäten, die in der Bibliothek Eventdokumente stattfinden, informiert werden. Bedeutet, Sie möchten über Veränderungen, neues Dokument wird hinzugefügt, Änderungen in Dokumenten etc, auf jeden Fall informiert werden. Wie legen Sie sich eine Benachrichtigung an? Sehr einfach, Sie klicken auf die Registerkarte Bibliothek. In der Gruppe Freigeben und Verfolgen sehen Sie die Funktion Benachrichtigen. Klicken wir hier einmal drauf. Und wir können hier Benachrichtigungen für diese Bibliothek festlegen. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie Einstellungen vornehmen können. Sie bekommen automatisch die Information Benachrichtigungstitel. Das ist der Name der Bibliothek oder der Liste, je nachdem, wo Sie sind. Wer soll benachrichtigt werden? Da ich gerade auf der Seite angemeldet bin, stehe ich auch automatisch drauf. Ich könnte hier auch jederzeit einen Kollegen mit anfügen. Hier bitte ich allerdings zu beachten, dass es sinnvoll ist, wenn für jemand anders eine Benachrichtigung eingestellt wird, dass das im Team vorher abgestimmt wird, damit Sie auch wissen: braucht derjenige diese Benachrichtigung eigentlich? Sinnvoll ist das hier, dass jeder selbst agieren kann und entscheiden kann, welche Information brauche ich und wann brauche ich diese Information? Denn Ziel ist, mit den Benachrichtigungen ein Stück weit das Mail-Pingpong oder die Informationsflut einzudämmen. Dass nicht jeder, der irgendwelche Änderungen vornimmt, dran denken muss, ein Mail zu schreiben an 25 Leute auf CC, was hat er getan. Ja? Das ist der Hintergrund. Das heißt, ich entscheide jetzt selber als Benutzer, von dieser Eventdokumentbibliothek möchte ich gerne Informationen erhalten. Und zwar in Form einer E-Mail. Die Mail-Adresse ist automatisch hinterlegt. Ich möchte gerne benachrichtigt werden, wenn: Alle Änderungen; neue Elemente hinzugefügt werden, das heißt, wenn neue Dokumente hinzugefügt werden; wenn bestehende Dokumente verändert werden, also vorhandene Elemente verändert werden; oder wenn Elemente gelöscht werden. Da ich hier keine Mehrfachauswahl tätigen kann, sondern immer nur ein Entweder-Oder, empfehle ich alle Änderungen; und auch wenn beliebige Änderungen vorgenommen werden. Also das heißt, ob das ein Kollege gemacht hat, ob sich das Dokument von mir verändert, ob ein Dokument von jemand anderem verändert wird. Ich belasse das hier bei dieser Standardeinstellung. Auch wenn es für Sie im Moment so aussieht, boah, da kommen viele Mails auf mich zu. Das ist nicht der Fall, weil: Was ich auf keinen Fall lasse, ist, dass Benachrichtigungen sofort versendet werden. Das würde bedeuten, dass Sie jedes Mal, wenn in dieser Bibliothek sich irgendetwas tut von irgendjemand, dass Sie sofort Mails bekommen. Das macht natürlich gar keinen Sinn, sondern Sie wählen entweder die Funktion tägliche Zusammenfassung versenden und Sie sehen, Sie können die Zeit einstellen. Wenn Sie sagen, am besten bekomme ich die Infos immer so gegen 13 Uhr, kurz nach der Mittagspause, dann kann ich mir einen Überblick verschaffen, was hat sich getan. Oder Sie sagen, nein ich möchte ganz gerne so um 16 Uhr oder 17 Uhr, kurz vor Feierabend, informiert werden. Das können Sie sich aussuchen. Oder aber Sie sagen, ich brauche aus der Bibliothek nicht jeden Tag eine Zusammenfassung. Wenn ich einmal in der Woche informiert werde; beispielsweise Sie sind Teamleiter und sagen, jeden Dienstag um 10 Uhr ist Meeting und Sie wollen sich am Montagabend noch informieren, was hat sich die gesamte Woche vom letzten Meeting bis zum neuen Meeting getan, was ist an Dokumenten hinzugekommen, was ist an Informationen dazu gekommen. Dann wählen Sie einfach wöchentliche Zusammenfassung, wählen sich den passenden Wochentag aus, und sagen Montag, 17 Uhr brauche ich einen Abschluss. Bestätigen diese Benachrichtigung mit OK. Und dann wird Ihnen automatisch in Ihr Outlookfach eine Zusammenfassung gesetzt. Direkt nach dem Bestätigen mit OK bekomme ich eine E-Mail mit der Information, dass die Benachrichtigung nun aktiv ist. Wir schauen uns diese Mail mal an. Ich wechsle mal in Outlook und Sie sehen, hier ist meine Benachrichtigung eingegangen "Benachrichtigung für 'Eventdokumente' erfolgreich erstellt". Wenn ich jetzt hier auf Eventorganisation klicke, komme ich automatisch auf die Seite und ich kann auch sagen, ich möchte meine Benachrichtigungen auf dieser Website beispielsweise ändern. Klicke ich jetzt hier drauf, weil ich eventuell sage, die Benachrichtigung brauche ich eigentlich überhaupt nicht mehr, dann kann ich hier auf der Seite direkt sagen, welche Benachrichtigungen habe ich mir denn überhaupt schon alle eingestellt? Das heißt, hier sehe ich meine Seite, wo meine ganzen erstellten Benachrichtigungen, die ich mir erstellt habe oder die Kollegen für mich erstellt hätten, dann als Verwaltungsseite, und ich sehe, nein, also Eventdokumente, die brauche ich eigentlich gar nicht mehr. Die kann ich entweder löschen oder aber ich klicke auf Eventdokumente. Und sage, dann die Benachrichtigung möchte ich gerne anpassen. Die brauche ich nicht Dienstag um 14 Uhr, sondern die brauche ich eigentlich erst um 16 Uhr. Bestätige das Ganze mit OK und bekomme so die Veränderung hier dementsprechend mitgeteilt und bekomme dann auch dementsprechend in meinem Outlook auch hier sofort wieder eine neue Information, dass die verändert wurde. Und was wir jetzt hier in meinem Outlook sehen, ist das Beispiel, wo wir einmal am Tag gesagt haben, wir wollen gerne mal eine Zusammenfassung haben. Die landet in meinem Outlook in diesem Fall als Mail und ich bekomme eine ganz saubere Zusammenfassung, was ist alles getan worden. Ich habe jetzt eben gerade in der Bibliothek einiges vorgenommen. Ich habe Standorte hinzugefügt und und und. Das ist jetzt natürlich sehr viel gewesen, aber, was sehe ich? Ich habe in der Zusammenfassung A den Link zur Bibliothek. Ich sehe die Dokumente, wo sich was getan hat, wann sich was getan hat, wer was geändert hat, und kann auch sofort, wenn ich möchte, auf das jeweilige Dokument, auf die Information zugreifen und kann dort diese Veränderung nachvollziehen. Wir wechseln noch mal in die Bibliothek. Und schauen uns an, ob wir auf diese Verwaltung, welche Benachrichtigung ich eigentlich gesetzt habe, auch über SharePoint zugreifen kann. Und hier ist über die Funktion Benachrichtigen, meine Benachrichtigungen verwalten, diese Seite auch noch mal. Hier kann ich also ganz zentral, egal in welcher Liste, in welcher Bibliothek ich bin, auf meine Benachrichtigungen zugreifen und bei Bedarf löschen oder verändern. Was haben wir in diesem Video gelernt? Wir haben gelernt, wie wir uns Informationen, Veränderungen abonnieren können in Form von Benachrichtigungen am Beispiel der Bibliothek Eventdokumente. Wir haben uns eine Benachrichtigung eingerichtet. Wir haben gesehen, wo unsere Benachrichtigungen verwaltet werden. Wie wir Benachrichtigungen verändern können oder eventuell ausgewählte Benachrichtigungen löschen können. Und haben in unserem Outlookfach gesehen: Wie kommt eine Benachrichtigung, eine Zusammenfassung an in Form eines Mails? Oder wie bekomme ich eine Information, dass die Benachrichtigung erfolgreich eingerichtet wurde. Zusammenfassend: Informationen abonnieren, auf einen Blick bekommen und Mail-Pingpong damit abschalten.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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