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Office 365: Access Grundkurs

Individueller Bericht: Speisekarte

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Anhand des Entwurfs einer Speisekarte sehen Sie, wie einfach es ist, einen beliebigen Bericht von Grund auf manuell zu erstellen.

Transkript

Ein typischer Bericht sieht gerade nicht aus, wie ein Standardbericht von Access. Und das betrifft beispielsweise die Speisekarte, die ich jetzt als Bericht erstellen möchte, denn die Daten sind ja schon alle da. Zuerst brauche ich am besten eine Abfrage, die mir alle Daten zusammenfasst. Denn für die Speisekarte muss ich sowohl die "Kategorien" Doppelklick, als auch die "Speisen" Doppelklick kennen. Das reicht tatsächlich, ich kann also hier schließen und übernehme von beiden einfach die Sternchen, das heißt, ale Daten stehen mir zur Verfügung, relativ lieblos hier und speichere das als "qrySpeisekarte". Damit ist das fertig und ich kann mit "Erstellen" ein leeren Bericht erstellen. Der ist jetzt in der Layoutansicht, deswegen wechsle ich direkt in die Entwurfsansicht, damit ich das da schon mal ein bisschen kleiner machen kann. Das wird gleich wieder mehr Platz brauchen, aber erstmal ist es sehr kompakt. Die Feldliste ist leer, weil es noch keine Daten gibt, weil nämlich der Bericht selber, dann müsste ich hier umschalten auf die "Eigenschaften", weil der Bericht selber noch keine Datensatzquelle hat. Dort trage ich jetzt genau diese "qrySpeisekarte" ein, da muss ich einen tiefer hingehen und jetzt habe ich vorhandene Felder, die ich hinzufügen kann. Als erstes möchte ich hier oben ein Logo draufmachen, und zwar auf den Seitenkopf, sprich, auf jeder Seite oben. Und, das heißt, ich brauche hier keinen Feldnamen, sondern ein Steuerelement, dieses hier nämlich für ein Bild. Da kann ich erstmal einfach reinklicken, dann geht sofort der Assistent auf und möchte von mir ein Bild als Datei wissen und ich nehme mal hier dies kleinste, also ein 100 Pixel großes GIF und da kann ich jetzt wieder auf das Eigenschaften-Blatt wechseln. Damit ich ganz sicher bin, dass es nicht vergrößert oder verkleinert ist, kann ich hier einen Doppelklick auf die Ecke machen. Denn es gibt derzeit einen Fehler in Access. Solange die Größenausrichtung auf "Zoomen" steht, erscheint das Logo zwar in der Berichtsansicht, aber ausgedruckt, nämlich in der Seitenansicht, ist es plötzlich weg. Das trifft nur Bilder, deren Eigenschaft auf "Zoomen" steht, deswegen habe ich es in Originalgröße gemacht. Wenn ich die jetzt auf "Abschneiden" stelle, per Doppelklick zum Beispiel und in die Seitenansicht wechsle, dann ist es wieder, wie gewohnt da. Also, muss ich daran denken, dass das Bild rechtzeitig klein genug gemacht ist. Ich möchte es vor allem in der Mitte der Seite stehen haben. Die Seite, sage ich jetzt mal, soll 18cm Breit werden und deswegen kann ich hier das Bildsteuerelement einfach ganz breit ziehen, weil hier die Bildausrichtung, sowieso auf "Mitte" steht. Damit ist es automatisch in der Mitte. Jetzt kommt ganz groß das Wort "Speisekarte" drüber also hier ein sogenanntes Label, ein Bezeichnungsfeld. Ich ziehe hier erstmal etwas auf und schreibe da "Speisekarte" hinein und kann es dann nach dem gleichen Muster von ganz links bis ganz rechts verbreitern und bei "Format" mittig ausrichten. Es darf natürlich noch größer werden, ich nehme hier wieder die "Arial Black", mache es auf, sagen wir 24 Punkt, das soll erstmal reichen. Vielleicht darf es noch ein klein bisschen mehr sein: 28. Und damit habe ich eben den Titel fertig. Jetzt kommen die eigentlichen Inhalte. Da soll immer eine Kategorie Überschrift drinstehen und dann die jeweils zugehörigen Speisen. Also muss ich erstmal hier bei "Entwurf", nämlich mit "Gruppieren und Sortieren" eine Gruppe einfügen. Es gibt hier im Moment keine Gruppenköpfe, also "Gruppieren und Sortieren" öffnet das Fenster. Und dann eine "Gruppe hinzufügen" und ich sage mal die "KategSortierung" ist dasjenige, was ich nehmen will. Die ist eindeutig, sonst würde ich die "KategID" nehmen. die KategSortierung hat den Vorteil, dass ich hier direkt sortieren kann. Die stehen also schon in der richtigen Reihenfolge. Ich brauche kein Fuß, ich kann das also direkt so lassen. Was ich in diesem Kopf der KategSortierung, also der Kategorie Anzeige, ist allerdings nicht die Sortierung, sondern der Name. Kann ich hier einfach rüberziehen, die Beschriftung markieren und entfernen und hier der Name, den kann ich schon mal im Format, wieder ein klein bisschen größer machen. Also der soll meinetwegen 16 Punkt und fett werden, ein Doppelklick in die Ecke und jetzt wieder nach ganz rechts ziehen und zentriert anordnen. Damit ist die Gruppe fertig. Die hat allerdings immer noch diesen Standardwert diese Einstellung. Das muss ich bei den Eigenschaften ändern, dass es eine alternative Hintergrundfarbe gibt, die ich hier nicht brauchen kann. Ich habe jetzt also schon, das können wir schon mal zwischendurch speichern. Ein Bericht hat bei mir das Präfix "rpt" für Report und dann "Speisekarte". Und dann sehen Sie jetzt, zumindest im Berichtsansicht schon mal, wie es aussieht, also hier sind die Überschriften noch mit dem Kasten drum, da sind die Details noch viel zu groß. Kann ich also direkt nachbessern, ich schiebe das mal ein bisschen hier, die Details ein bisschen kleiner, den Kasten um dem Bericht, das ist hier dieser Rahmenart, wegnehmen und dann wird es ein bisschen besser, da stehen also jetzt die verschiedenen Kategorien. Und hier ist erster, zweiter, dritter Datensatz erster, zweiter Datensatz, das sehen ich an dieser weiß-grau-Wechselfärbung. Jetzt kommen also die eigentlichen Daten und da brauche ich wieder die Feldliste und nehme mir zum Beispiel den Kurzname der Speise. "SpeisNameKurz", den lang Namen, die will ich getrennt formatieren und den Preis. Die mitkommenden Beschriftungen fliegen sofort raus und diese beiden kann ich schon mal mit "Anordnen" in eine gestapelte Tabelle packen. Dann stehen die schön übereinander, dann kann ich sie hier gut ausrichten, die dürfen gern keinen Abstand haben. Und den Preis werde ich jetzt hier rechts an dem unteren andocken und nicht vergessen, das muss ich hier in dem Eigenschaften einstellen, der sollte beim Format erstmal rechtsbündig sein. Dann kann ich hier die Breite deutlich erhöhen, so dass er nämlich wirklich am rechten Rand ist. Das war ein Tick zu viel, so dann kann ich das wieder rüberschieben und diese italienische, offizielle Version sozusagen, die soll fett werden. Das wird knirsch dadran geschoben und hier für den Detailbereich will ich auf die wechselnde Hintergrundfarbe verzichten und dann gucken wir mal, wie weit es schon ist. Also, erstmal mit "Ansicht" so, da sind wieder Kästchen, die ich noch wegnehmen muss und hier dürfe ein bisschen mehr Abstand dazwischen, aber es sieht ansonsten schon relativ genau aus, wie eine Speisekarte. Also alles markieren, bei den Eigenschaften die Rahmenart, die deswegen nicht aktiv ist, weil hier so eine "empty cell" nennt sich das, so eine leere Zelle ist, die ich mit Shift-Klick entferne und damit ist die Rahmenart, aber auf "Transparent" zu setzen und der Detailbereich soll jeweils da drunter so ein klein bisschen Abstand haben. Das müssen wir mal fein gucken, wie das wirkt. Und damit ist die Speisekarte schon fertig. So wie eine übliche Speisekarte aussieht, wenn ich das jetzt in der Seitenansicht angucke, dann würde das vielleicht noch ein bisschen deutlicher. Mit Doppelklick kann ich das da oben mal einklappen, so, erwarte ich eine Speisekarte mit einer kleinen Ergänzung noch, hier die Fische sollten vielleicht mit Ihren Inhalten zusammenbleiben, wenn sie den welche haben. Ich glaube ich habe gar keine Fische, das muss ich auf der nächsten Seite mal nachgucken. Doch habe ich, also muss ich dafür sorgen, dass die auch bitte zusammengehalten werden. Das ist eine Eigenschaft des Kopfbereichs, der steht hier schon auf "Zusammenhalten". Dann muss ich hier nachgucken, da gibt es nämlich die Möglichkeit, die Gruppe nicht auf einer Seite zusammenzuhalten, sondern das muss ich ändern, die gesamte Gruppe auf einer Seite zusammenzuhalten. Und damit sollte das Problem behoben sein. Also in der Seitenansicht gucken wir ganz unten. Da sind die Fische weg, weil sie nämlich jetzt automatisch auf die nächste Seite wandern und da die Überschrift mit der Gruppe zusammengehalten wird. Also, Sie haben gesehen, das dauert keine 10 Minuten so eine Speisekarte zu erstellen, weil alle Daten da sind und der Bericht das sehr einfach zusammenfassen kann.

Office 365: Access Grundkurs

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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