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Access 2016 Grundkurs

Individueller Bericht: Speisekarte

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Anhand des Entwurfs einer Speisekarte sehen Sie, wie einfach es ist, einen beliebigen Bericht von Grund auf manuell zu erstellen.

Transkript

Ein typischer Bericht sieht gerade nicht aus wie ein Standardbericht von Access. Und das betrifft beispielsweise die Speisekarte, die ich jetzt als Bericht erstellen möchte, denn die Daten sind ja schon alle da. Zuerst brauche ich am besten eine Abfrage, die mir alle Daten zusammenfasst, denn für die Speisekarte muss ich sowohl die Kategorien, Doppelklick, als auch die Speisen, Doppelklick kennen. Das reicht tatsächlich, ich kann also hier schließen und übernehme von beiden einfach die Sternchen, das heißt alle Daten stehen mir zur Verfügung, relativ lieblos hier und speichere das als qrySpeisekarte. Damit ist das fertig und ich kann mit Erstellen einen leeren Bericht erstellen. Der ist jetzt in der Layoutansicht, deswegen wechsel ich direkt in die Entwurfsansicht, damit ich das da schon mal ein bisschen kleiner machen kann, das wird gleich wieder mehr Platz brauchen, aber erstmal ist es sehr kompakt. Die Feldliste ist leer, weil es noch keine Daten gibt, weil nämlich der Bericht selber, da müsste ich hier umschalten auf die Eigenschaften, weil der Bericht selber noch keine Datensatzquelle hat. Dort trage ich jetzt genau diese qrySpeisekarte ein, da muss ich einen tiefer hingehen, und jetzt habe ich vorhandene Felder, die ich hinzufügen kann. Als erstes möchte ich hier oben ein Logo draufmachen und zwar auf den Seitenkopf, sprich auf jeder Seite oben. Und das heißt, ich brauche hier keinen Feldnamen sondern ein Steuerelement, dieses hier, nämlich für ein Bild. Da kann ich erstmal einfach reinklicken, dann geht sofort der Assistent auf und möchte von mir ein Bild als Datei wissen und ich nehme mal hier das kleinste. Also ein 100 Pixel großes GIF. Und da kann ich jetzt wieder auf das Eigenschaftenblatt wechseln. Damit ich ganz sicher bin, dass es nicht vergrößert oder verkleinert ist, kann ich hier einen Doppelklick auf die Ecke machen. Denn es gibt derzeit einen Fehler in Access, so lange die Größenausrichtung auf Zoomen steht, erscheint das Logo zwar in der Berichtsansicht, aber ausgedruckt, nämlich in der Seitenansicht, ist es plötzlich weg. Das trifft nur Bilder, deren Eigenschaft auf Zoomen steht, deswegen habe ich es in Orginalgröße gemacht, wenn ich die jetzt auf Abschneiden stelle, per Doppelklick zum Beispiel und in die Seitenansicht wechsel, dann ist es wieder wie gewohnt da. Also muss ich daran denken, dass das Bild rechtzeitig klein genug gemacht ist. Ich möchte es vor allem in der Mitte der Seite stehen haben, die Seite, sage ich jetzt mal, soll 18 cm breit werden und deswegen kann ich hier das Bild stellen, einfach ganz breit ziehen, weil hier die Bildausrichtung sowieso auf Mitte steht. Damit ist es automatisch in der Mitte. Jetzt kommt ganz groß das Wort Speisekarte drüber, also hier ein sogenanntes Label, ein Bezeichnungsfeld, ich ziehe hier erstmal etwas auf und schreibe da Speisekarte hinein. Und kann es dann, nach dem gleichen Muster, von ganz links bis ganz rechts verbreitern. Und bei Format mittig ausrichten. Das darf natürlich noch größer werden. Ich nehme hier wieder die Arial Black, mach es auf sagen wir 24 Punkt, das soll erstmal reichen. Vielleicht darf es noch klein bisschen mehr sein, 28. Damit habe ich eben den Titel fertig. Jetzt kommen die eigentlichen Inhalte, da soll immer eine Kategorie-Überschrift drin stehen und dann die jeweils zugehörigen Speisen. Also muss ich erstmal hier bei Entwurf nämlich mit Gruppieren und Sortieren eine Gruppe einfügen. Es gibt hier im Moment keine Gruppenköpfe, also Gruppieren und Sortieren öffnet das Fenster. Dann eine Gruppe hinzufügen und, ich sage mal, die kategSortierung ist dasjenige, was ich nehmen will, die ist eindeutig, sonst würde ich die kategID nehmen. Die kategSortierung hat den Vorteil, dass ich hier direkt sortieren kann, die stehen also schon in der richtigen Reihenfolge. Ich brauche keinen Fuß, ich kann das also direkt so lassen, was ich in diesem Kopf der kategSortierung, also der Kategorie Anzeige, ist allerdings nicht die Sortierung, sondern der Name. Kann ich hier einfach rüberziehen, die Beschriftung markieren und entfernen und hier der Name, den kann ich schon mal im Format wieder ein klein bisschen größer machen. Also der soll meinetwegen 16 Punkt und fett werden, ein Doppelklick in die Ecke. Und jetzt wieder nach ganz rechts ziehen und zentriert anordnen. Damit ist die Gruppe fertig die hat allerdings immer noch diesen Standardwert, diese Einstellung, das muss ich bei den Eigenschaften ändern, das ist eine alternative Hintergrundfarbe, die ich hier nicht brauchen kann. Ich habe jetzt also schon das können wir schon mal zwischendurch speichern einen Bericht, hat bei mir das Präfix rpt für Report und dann Speisekarte. Und dann sehen sie jetzt zumindest in der Berichtsansicht schon mal, wie es aussieht, also hier sind die Überschriften, nochmal im Kasten drum, dass sind die Details, noch viel zu groß. Kann ich also direkt nachbessern, ich schieb das mal ein bisschen hier. Die Details ein bisschen kleiner. Den Kasten um den Bericht, das ist hier diese Rahmenart, wegnehmen. Und dann wird es ein bisschen besser, da stehen also jetzt die verschiedenen Kategorien. Und hier ist erster, zweiter, dritter Datensatz, erster, zweiter Datensatz, dass sehe ich an dieser Weiß-Grau-Wechselfärbung. Jetzt kommen also die eigentlichen Daten. Und da brauche ich wieder die Feldliste und nehme mir zum Beispiel in den Kurznamen der Speise, Speisename kurz, den langen Namen, die will ich getrennt formatieren. Und den Preis. Die mitkommenden Beschriftungen fliegen sofort raus und diese beiden kann ich schon mal mit Anordnen in eine gestapelte Tabelle packen. Dann stehen die schön übereinander, dann kann ich sie hier gut ausrichten, die dürfen gern keinen Abstand habe. Und den Preis werde ich jetzt hier rechts an dem unteren andocken. Und nicht vergessen, das muss ich hier in den Eigenschaften einstellen. Der sollte beim Format erstmalrechtsbündig sein. Dann kann ich hier die Breite deutlich erhöhen, so dass er nämlich wirklich am rechten Rand ist. Das war ein Tick zuviel. Dann kann ich das wieder rüberschieben und diese italienische offizielle Version sozusagen, die soll fett werden. Das wird knirsch dadran geschoben und hier für den Detailbereich will ich auf die wechselnde Hintergrundfarbe verzichten. Und dann gucken wir mal, wie weit es schon ist, also erstmal mit Ansicht so, da sind wieder Kästchen, die ich noch wegnehmen muss und hier dürfte ein bisschen mehr Abstand dazwischen, aber es sieht ansonsten schon relativ genau aus wie eine Speisekarte. Also alles markieren bei den Eigenschaften, die Rahmenart, die deswegen nicht aktiv ist, weil hier so eine empty cell nennt sich das, so eine leere Zelle ist, die ich mit Shift-Klick entferne. Und damit ist die Rahmenart aber auf transparent zu setzen und der Detailbereich soll jeweils da drunter so ein klein bisschen Abstand haben, das müssen wir mal fein gucken, wie das wirkt. Und damit ist die Speisekarte schon fertig. So wie eine übliche Speisekarte aussieht, wenn ich das jetzt in der Seitenansicht angucke, dann wird es vielleicht noch ein bisschen deutlicher. Doppelklicken kann ich das da oben einklappen. So erwarte ich eine Speisekarte mit einer kleinen Ergänzung noch, hier die Fische sollten vielleicht mit ihren Inhalten zusammenbleiben, wenn sie denn welche haben, ich glaube ich habe gar keine Fische, das muss ich auf den nächsten Seite mal nachgucken. Doch, habe ich, also muss ich dafür sorgen, dass die auch bitte zusammengehalten werden. Das ist eine Eigenschaft des Kopfbereichs, der steht hier schon auf zusammenhalten, dann muss ich hier nachgucken, da gibt es nämlich die Möglichkeit, die Gruppe nicht auf einer Seite zusammenzuhalten, sondern, das muss sich ändern, die gesamte Gruppe auf einer Seite zusammenzuhalten. Und damit sollte das Problem behoben sein, also in der Seitenansicht gucken wir ganz unten. Da sind die Fische weg, weil sie nämlich jetzt automatisch auf die nächste Seite wandern und da die Überschrift mit der Gruppe zusammengehalten wird. Also, sie haben gesehen, das dauert keine zehn Minuten, so eine Speisekarte zu erstellen, weil alle Daten da sind und der Bericht das sehr einfach zusammenfassen kann.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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