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Office 365: Access Grundkurs

Individueller Bericht: Rechnung

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Auch die Rechnung lässt sich komplett manuell entwerfen, damit sie genau so aussieht, wie es für das Ristorante gewünscht ist. Hier kommt eine doppelte Gruppierung nach Adresse und Lieferung zum Einsatz.

Transkript

Der zweite wesentliche Bericht den ich brauche, ist die Abrechnung oder die Rechnung, wie immer wir das nennen wollen. Die könnte zum Beispiel so sein, dass ich für einen Haushalt die verschiedenen Lieferungen zusammenfassen möchte. Das werde ich mal als Beispiel machen, das andere ist einfach weniger vom gleichen. Ich brauche also erstmal eine Datenquelle, nämlich eine Abfrage, die ich mir erstelle. Die muss wissen: Für welche Adresse, welche Lieferung, für welche Portionen? Und damit ich die Speisen benennen kann, auch die Tabelle "Speisen". Wenn ich den Fahrer namentlich nennen will, muss der auch hier mit aufgenommen werden. Ich lasse es erstmal weg, also mit "Schließen" übernehme ich per Doppelklick einfach überall die Sternchen, so dass grundsätzlich alle Daten erreichbar sind und das nenne ich dann entsprechend "qryRechnung". Damit ist die Datenquelle fertig, die ist wenn man sich das so anguckt der Albtraum jedes Datenbanklers, da steht alles gleichzeitig drin, aber sie ist ja dynamisch. Das bedeutet nämlich zum Beispiel, wenn ich anfange hier ihre Daten zu ändern, indem darf ich nicht ändern, aber hier und ein "X" reinschreibe, dann speichert das zurück in die Stammdaten, wenn ich also die Zeile verlasse, sehen Sie alle, die sich darauf beziehen, haben gleichzeitig das X bekommen. Also, da sollte man auch nicht drin rumschreiben, sondern es ist wirklich nur eine Datenquelle für einen Bericht. Und diesen Bericht kann ich jetzt erstellen, ich werde dort gleich aus dem anderen Bericht von der Speisekarte, nämlich etwas benötigen, hier diese Kopfzeile, deswegen werde ich hier gedrückt haltend bis hier markieren und Steuerung+C das rauskopieren. Wenn ich jetzt einen neuen Bericht erstelle, nämlich einfach einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht, dann kann ich in den Seitenkopf hier mit Steuerung+V das schon mal wieder einfügen, damit habe ich den Teil schon erledigt. Der ist leer und ahnungslos in der Feldliste, weil er nämlich noch keine Datenquelle hat. Ich muss also erstmal die Eigenschaften für den gesamten Bericht so ändern, dass der jetzt überhaupt auf qryRechnungen zugreift. Damit kann ich ihn schon mal speichern, das ist der "rptRechnung", der Report-Rechnung und jetzt kann ich mir überlegen, was ich da sehen will. Ich möchte zuerst sehen für welchen Haushalt, sprich für welche Telefonnummer und Adresse, dadrin welche Lieferungen es gab und dadrin, was ich an Portionen ausgeliefert habe. Also ist meine oberste Gruppe, die kann ich jetzt schon hinzufügen, etwas was mit der Adresse zu tun hat und die eindeutigste Kennung ist "adresTelefon". Also hier drin schreibe ich jetzt die Adresse, weil die Telefonnummer als eindeutig gilt, kann ich jetzt hier, ich mache das mal ein bisschen vereinfacht, "NameAnzeigen". Ich glaube "NameAnzeigen" enthält sogar schon die komplette Adresse, dann nehmen wir lieber "NameVor" und "Nach". Die schmeiße ich hier ziemlich lieblos rein und entferne jeweils das Label mit Klick und Entfernen-Taste. Die beiden werden hintereinander kommen und dann kommt die Straße und die Nummer. Es heißt, die beiden kann ich auch schon mal mit anordnen, als gestapelte Layout-Tabelle anordnen. Dann kann ich hier an der Seite den Nachnamen andocken lassen. Die Straße wird zweizellig werden, aber erstmal brauchen wir noch die Postleitzahl und den Ort. Auch da wieder das Label entfernen, die Postleitzahl passt sehr schon hier rein und der Ort daneben und jetzt erst gehe ich hin und markiere beide mit Klick und Shift-Klick, damit es da auch breit genug wird. Das kann man gelegentlich schöner machen und die Kästchen, die da mit Sicherheit noch enthalten sind, werde ich jetzt auch rausschmeißen, als die Rahmenart auf transparent. Das Ganze speichern, dann gucken wir mal schnell. Ich tue mal so, als sei das eine brauchbare Adresse, in Wirklichkeit sollte man dann natürlich noch ein klein bisschen mehr Arbeit reinstecken. Das ist also sozusagen der erste Streich. Ich habe hier die oberste Gruppe, nämlich die Telefonnummer, an wen wird das eigentlich geliefert, festgelegt. Dadrunter muss ich eine zweite Gruppe hinzufügen, die bezieht sich nämlich auf die Lieferung und deswegen greife ich auf die "LiefrID" zu und da gibt es also ein zweites Element. In der "LiefrID" sollten sinnvollerweise Lieferfelder vorkommen, die Telefonnummer steht eigentlich da oben, ich habe sie nur nicht wirklich angezeigt. Das kann ich hier aber noch nachholen, also ganz groß schreibe ich das mal daneben "Telefon", in deutlich größer oder zu mindestens in fetter. Auch das jetzt nicht besonders elegant, sondern überhaupt zu sehen und hier muss ich mich also darauf beziehen, zum Beispiel wann war das eigentlich? Das würde im Grunde reichen, wenn ich den Namen des Fahrers noch haben wollte, hier habe ich ja nur seine ReferanzID, dann müsste ich an der Stelle noch eine weitere Tabelle einbinden, Also beschränke ich mich mal drauf, dass ich hier das Datum nenne und in irgendeiner Form hübsch formatiere. Auch da will ich wieder dieses ewige, alternative Farbe loswerden, also auf "Keine". Wir können es vielleicht mal in leicht grau färben, also ein ganz vorsichtiges grau und damit es auch gut zu sehen ist, es trifft vor allem hier diesen hinteren Teil, mache ich die Hintergrundart von "Normal" per Doppelklick auf "Transparent". Damit sei, das können wir nochmal hier auch fett machen, Die Lieferung bestimmt, also einmal "fett" und jetzt kommen in den Details die Portionen. Also wieder die Feldliste und zwar sagen wir zuerst die Menge. Das ist also eine portiMenge tatsächlich und dann kommt der Name der bestellten Portion, der gehört ja zu den Speisen und ich nehme mal einfach hier "NameAnzeigen", da ist es komplett drin. Das soll ja möglichst knapp werden nachher. Und den Preis, allerdings möchte ich direkt den rabattierten Preis haben und der steckt hier nicht drin. Ich muss also ein Schritt zurückgehen, ich mache hier eben mal den Bericht zu und eine Änderung an der qryRechnung vornehmen. Die bezieht sich nämlich derzeit auf die Tabelle "Portionen". Das werde ich jetzt ändern und stattdessen die Abfrage, da habe ich eine spezielle erstellt, die heißt "qryPortionenMitPreisen" und die werde ich austauschen. Also die Tabelle "Portionen" fliegt raus, qryMitSpeisen kommt dazwischen und es gelten aber die gleichen Verknüpfungen, also zu LieferID und zu SpeiseID. Natürlich muss ich es mit Sternchen unten auch noch aufnehmen. Jetzt habe ich diese rabattierten Preise, die ich hier haben möchte, kann also hier wieder in den Entwurf gehen von der Rechnung, sehe jetzt auch mehr Felder, nämlich da unten diese rabattierten Felder, das wird jetzt langsam ein bisschen eng, hier auf den kleinen Bildschirm. Kann also hier den "GesamtRabattiert" direkt benutzen und werde jetzt diese drei wieder in so eine Layout-Tabelle packen, das ist einfach netter zu verarbeiten, also gestapelt. Wenn das so passiert, dann entfernen Sie für den einen das Layout und schieben ihn von der Seite nochmal dran und den auch nochmal von der Seite. Der soll rechtsbündig werden. Der darf ganz nach links und kleiner sein. Da steht eine Menge drin von vermutlich maximal zweistellige Anzahl und der kriegt den übrigen Platz. Ich mache das mal so einigermaßen großzügig bis hier, das war ein Tick zu viel. Und vor allem gibt es im Bericht eine Eigenschaft, die nennt sich "Vergrößerbar". Es bedeutet, wenn hier dieser lange Text nicht reinpasst, dann stelle ich die mit Doppelklick jetzt auch "Ja" und dann schafft sich der Bericht für dieses Element zu Not Platz. Der Detailbereich wird natürlich deutlich kleiner. Und auch der Detailbereich ist dann vergrößerbar, das wird automatisch eingestellt und dann gucken wir doch mal, wie es im Moment aussieht. Also Kästchen sind noch drum, das ist nicht hübsch, dieses weißgrau ist auch noch nicht perfekt und hier brauchen wir noch ein paar Abstände. Das heißt, grundsätzlich könnte es funktionieren, hier fängt die neue Rechnung an, darüber müssen wir noch nachdenken, aber es ist schon dicht dran. Also machen wir erstmal die Optik in der Entwurfsansicht. Alles das, was ich da unten sehe, ist kästchenfrei hoffentlich, das trifft alle diese, deren Eigenschaft ich dann die Rahmenart auf einheitlich "Transparent" stelle. Und dann gab es ja das Problem, dass nach den Portionen, bevor die nächste Lieferung beginnt, kein Platz ist. Ich muss also hier für die LieferID, mit "Mehr" überhaupt erstmal den Fußzeilenbereich einschalten, dessen Größe diesen Abstand vorgibt und ich brauche auch für das Telefon hier, einen Fußzeilenbereich, das ist diese Gruppe, damit ich nämlich dort eine neue Seite einschalten kann, also hier "mit Fußzeilenbereich", hier "adresTelefon-Fußzeilenbereich", der mich inhaltlich gar nicht so besonders interessiert. Ich kann da wohl noch eine Zwischensumme füllen gleich, aber erstmal geht es mir vor allem darum, dass dieser Fußzeilenbereich hier eine neue Seite auf "Nach Bereich" bekommt und damit, wenn ich das nämlich jetzt in der Seitenansicht anzeige, da ist noch ein Kästchen übrig, sehen Sie, hier ist die erste Lieferung, da ist die zweite Lieferung und dann ist erstmal Ende. Da kommt eine neue Seite, weil nämlich hier eine neue Liefernummer beginnt, die neue Adresse nämlich. Und wenn ich jetzt hier die Kästchen und die Grauwerte mal aufräume und hier oben auch noch den richtigen Text reinschreibe, dann ist es vielleicht so ein bisschen besser zu erkennen. Also, es ist keineswegs die Speisekarte, sondern das ist eine Rechnung. Dieses Kästchen soll keines sein, also auch die Rahmenart auf "Transparent". Hier soll die alternative Hintergrundfarbe wieder wegfallen, es soll also weiß bleiben. Beim LieferID Kopfbereich haben wir das schon hier ist das ebenfalls auch auf "Keine" und da können wir einheitlich überall "Keine Farbe" einschalten, sonst irritiert das immer, meiner Ansicht nach ziemlich und damit ist es hoffentlich ein bisschen zu erkennen, wenn ich das jetzt ein bisschen verkleinere. Eine Adresse, erste Lieferung mit den Details, zweite Lieferung mit den Details und hier kommt jetzt neue Adresse, der hat vier Lieferungen insgesamt gekriegt und damit haben wir sozusagen schon mal den Überblick geschafft.

Office 365: Access Grundkurs

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016
Laufzeit:6 Std. 18 min (75 Videos)

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