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Selbstmanagement mit macOS

Individuelle Verteilerlisten (Gruppen) definieren

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Möchten Sie einen präziseren Zugriff auf Ihre gespeicherten Kontaktinformationen haben, beispielsweise einen direkten Zugriff auf alle Kundenadressen, die einem Projekt zugeordnet sind? In diesem Fall helfen Ihnen individuelle Verteilerlisten weiter. In diesem Video erfahren Sie, wie Sie solche Listen definieren.

Transkript

Kontaktinformationen beziehungsweise die dort abgelegten und gespeicherten Adressen verwende ich sehr oft in Serienbriefen beziehungsweise für direktes Anschreiben in Mailings gleichzeitig an mehrere Personen. Oft benötige ich auch die Filterung von Adressen nach Kunden, Lieferanten oder beispielsweise Vereinsmitgliedern. Aus diesem Grund zeige ich Ihnen in diesem Video, wie Sie mit Hilfe der Gruppenfunktionen solche Verteilerlisten anlegen, ja, sogar automatisieren können, und zwar finden Sie diese Verteilerlisten oder Gruppenfunktionen hier, über den Menüpunkt "Ablage". Und da sieht man das schon, da gibt es also alle "Neue Gruppe", eine Gruppe aus Auswahl beziehungsweise intelligente Gruppe. Erstellen wir einfach mal eine solche neue Gruppe. Es öffnet sich dann nach links aufgehend dieser Bereich, der, ja, standardmäßig erstmal ausgeblendet ist, und dann sieht man, man hat Zugriff auf alle Kontakte und verschiedene weiter Sachen. So und hier definiere ich jetzt mal eine neue Gruppe, nämlich meine Kunden, so. Und jetzt kann ich folgendermaßen vorgehen, also deswegen ist es auch vielleicht wichtig, dass man das so früh wie möglich macht. Also sowohl Kundennummern definiert, als auch, ja, solche Gruppen definiert, damit man da Zuordnungen dann doch schneller vornehmen kann. Ja und ich lasse mir jetzt einfach mal auf einfache Weise Kunden ausgeben, und zwar "471" ist alles so eine Einleitung einer Kundennummer und da sieht man, ich habe jetzt hier drei Kunden drin, die letzte Dame, die wird noch aufgelistet, weil die Postleitzahl passt, aber für jetzigen Zweck reicht das. Ich habe drei Kunden, die markiere ich mir mal und ziehe sie da mit gedrückter linker Maustaste nun in diese Gruppe hinein. Und dabei passiert folgendes: Ich habe also jetzt hier recht schnell diese Filterung, aber die Adressen werden selbstverständlich nicht aus der Liste gelöscht, also Sie sehen, er steht immer noch unter "Alle Kontakte". Nur ich filtere das Ganze jetzt etwas schneller, indem ich auf diese Gruppe klicke. Das Gleiche, ich mache es nochmal, ich erstelle nochmal eine neue Gruppe, sind Projektzuordnung, ja und so erstmal "Projekte", also ich gehe sogar hin, dass ich mir Gruppen, wenn ich so mit 5, 6 oder 10 Leuten in dieser Gruppe eines Projektes arbeite, dann erstelle ich mir für eine Projektnummer dieser Gruppe Jetzt mal ganz allgemein nur für die Projekte und da haben wir auch "423", das sind ein paar mehr, glaube ich, das ist auch eine Postleitzahl, der passt, ja, da ist oben die Telefonnummer drin, also der, der und die Dame und den letzten glaube ich auch nicht, also immer im Wechsel, genau, so. Das wäre jetzt die Gruppenzugehörigkeit zum Projekt "423". Ja und Sie sehen, so habe ich jetzt dann durchaus recht schnellen Zugriff und kann dann diese Personen beispielsweise auch recht leicht anschreiben. Nehmen wir mal an, ich möchte alle Projektmitarbeiter oder alle Projektbeteiligte anschreiben, dann rufe ich mir das hier auf, klicke auf "Projekte", auf die Gruppe "Projekte", rechte Maustaste und dann sieht man schon "E-Mail an "Projekte" senden", und wenn ich das jetzt aufmache, dann sieht man hier oben sind diese drei Adressen bereits drin und ich kann dann ganz schnell diesen Brief schreiben, den Betreff schreiben und, ja, muss da nicht mehr extra mehr mühevoll alle zusammensuchen oder eventuell einen, den ich vergesse, dann et cetera. Gut, schließe ich mal, Mail, so. Ja und genauso kann ich dann auch vorgehen und kann diese Verteilerlisten auch automatisiert erstellen und da bereite ich jetzt nochmal ganz kurz was vor. Wenn ich jetzt zum Beispiel sage, okay, dieser Herr, das ist Vereinskollege, "Verein" nehme einfach mal "Motorradclub Schöne Ausfahrt", so was in der Art, ich kopiere mir das einfach, um das jetzt einfacher mir zu machen, dann nehmen wir mal noch die Marianne Ulrich auch, Sie ist im Motorradclub, so, "Schöne Ausfahrt" und dann bestätige ich das. Ja und jetzt habe ich zwei Einträge: "Motorradclub", "Schöne Ausfahrt" und wenn ich nun wieder auf den Menüpunkt "Ablage" klicke, dann habe ich die Möglichkeit, eine intelligente Gruppe einzurichten. Und auch das rufe ich mir mal auf und das benenne ich jetzt einfach mal mit Vereinskollegen und Kolleginnen, aber das speichere ich jetzt mal, dann habe ich die Möglichkeit, zum Beispiel gezielt auf das Feld "Notizen" zuzugreifen und zu sagen, das Feld "Notizen" enthält bitte "Verein", Doppelpunkt. Was danach kommt, ist nicht so wichtig. So und das habe ich jetzt gemacht und fortan habe ich automatisiert eine intelligente Gruppe, die mir alle Vereinskollegen automatisch herausfiltert, unter der Voraussetzung, also sagen wir mal die Claudia Reinhard, das wäre auch noch jemand, die ist jetzt allerdings in dem Verein "Tanzclub". "Tanzclub Schöner Rhythmus", ich kürze es jetzt einfach mal ab und lasse das so stehen. Okay und gucke mir nur nach, schon ist auch die Claudia Reinhard mit dabei, und man sieht automatisch werden diese Einträge dann direkt dieser intelligenten Gruppe zugeordnet. Der Rest überlasse ich Ihnen, das ist einfach ein bisschen eine Struktur, die man sich da überlegen muss, wie man da vorgehen kann, wichtig ist auf jeden Fall, Sie können Verteilerlisten erstellen, diese Verteilerlisten auch wieder löschen, ohne dass die Adressen oder die Kontaktinformationen gelöscht werden, haben aber genau dadurch sehr schnell den Zugriff auf Massen-E-Mails, also beziehungsweise Serienmails, die Sie an die, ja, Teilnehmer verschicken möchten oder ganz einfach auch einen schnellen Filter-Überblick über zum Beispiel private oder persönliche Freunde, Geschäftskollegen, Lieferanten, wie auch immer. Seien Sie da ein bisschen kreativ, was auch die Notizen angeht, und schon können Sie sehr, sehr intelligent und schnell filtern.

Selbstmanagement mit macOS

Nutzen Sie die in macOS integrierten Programme Mail, Kalender, Kontakte, Notizen und Erinnerungen um sich und Ihren Alltag optimal zu organisieren.

2 Std. 29 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:01.03.2017

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