SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Individuelle Berechtigungen erteilen

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Von Haus aus werden die Berechtigungen in SharePoint vererbt. Es kann sinnvoll sein, diese Vererbung an einer bestimmten Stelle zu unterbrechen. Sehen Sie in diesem Video, wie Sie dazu vorgehen müssen.

Transkript

In den meisten Fällen sollte es ausreichen, wenn der Websitebesitzer die einfache Freigabe verwendet, Kollegen auswählt und diese Kollegen dann zum Mitglied einer Gruppe macht und so Berechtigung gewährt. In Ausnahmefällen kann es jedoch möglich sein oder sinnvoll sein, dass man für Bibliotheken und Listen oder für Unterwebsites oder auch für einzelne Dokumente ganz spezielle Berechtigungen vergeben muss und dann muss die Berechtigungsvererbung unterbrochen werden. Grundsätzlich wird die Berechtigung von oben nach unten durch vererbt, das bedeutet also, die Bibliothek Dokumente hier, ist ein Unterelement der Website IT-Abteilung und erbt zumindest von Haus aus einmal alle Berechtigungen, die auf Ebene dieser Website in den Websiteberechtigungen eingestellt werden. Wen man die Dokumentbibliothek öffnet und im Menüband Bibliothek auf Bibliothekseinstellungen geht, kann man unter Berechtigungen und Verwaltung die Bibliotheksberechtigungen einsehen. Hier steht nun gelb hinterlegt, dass diese Bibliothek die Berechtigungen vom übergeordneten Elemente (IT Abteilung) erbt. Um diese Vererbung auszuschalten, muss im Menüband BERECHTIGUNGEN hier oben links der Befehl Berechtigungsvererbung beenden gewählt werden. Wird dieser Befehl geklickt, werden die aktuellen Berechtigungen kopiert, können dann aber bearbeitet werden, sodass man zum Beispiel für die Gruppe Externe Mitarbeiter jegliche Berechtigung für diese Bibliothek entziehen kann, in dem man den Befehl Benutzerberechtigungen entfernen auswählt. Alle Mitglieder dieser Gruppe hätten nun keinen Zugriff mehr auf die Bibliothek Dokumente und würden diese Bibliothek auch gar nicht mehr sehen können. Wenn nun ein Fehler passiert ist oder wenn man feststellt, dass man die Berechtigungsvererbung doch lieber wieder haben möchte, weil es einfacher ist, dann besteht die Möglichkeit Eindeutige Berechtigungen zu löschen, das heißt also im Menüband Berechtigungen ganz links der erste Befehl würde dazu führen, dass alle veränderten Berechtigungen für diese Bibliothek zurückgesetzt werden und die Berechtigungen der übergeordneten Website wieder auf diese Bibliothek angewandt werden. Ganz ähnlich verhält es sich für einzelne Dokumente. Man kann ein Dokument markieren, allerdings ist der Einstieg in diese Funktion dann etwas Komplex, das heißt, man muss zunächst in das Menüband DATEIEN gehen, dort gibt es dem Befehl Freigegeben für, also nicht freigeben, sondern Freigegeben für. In diesem Dialog kann man nun auf ERWEITERT klicken und sieht eine ähnliche Seite, wie sie gerade schon für die Dokumentbibliothek sichtbar war, nur jetzt für das eine Dokument. Dieses Dokument erbt Berechtigungen vom übergeordneten Element, in diesem Fall von IT Abteilung, denn die Berechtigungsvererbung von Dokumente wurde ja wieder hergestellt. Die Verfahrensweise hier ist ganz ähnlich, wie bei der Bibliothek. Man kann die Berechtigungsvererbung beenden, dann werden die aktuellen Berechtigungen kopiert, man kann nun also einzelne Gruppen oder auch Konten die Berechtigung entziehen und hätte nun für dieses eine Dokument, ganz spezielle Berechtigungen vergeben. Wenn man allerdings wissen möchte, für welches Dokument jetzt die Berechtigungen verändert wurden, dann ist das etwas schwierig zu beweisen, denn es ist nicht ersichtlich. Das bedeutet auch, dieser Vorgang muss vom Websitebesitzer mit höchster Konzentration ausgeführt werden. Im Zweifelsfall besteht auch hier die Möglichkeit, die Eindeutigen Berechtigungen zu löschen und den Ursprungszustand wiederherzustellen. So besteht also die Möglichkeit, dass Berechtigungsvererbung bis auf Dokumentebene unterbrochen wird. Hier kommt nun eine sinnvolle Möglichkeit ins Spiel, wo der gute alte Windowsprdner doch wieder Einzug hält in SharePoint-Bibliotheken, denn man sollte Windows-Ordner oder Ordner generell in Bibliotheken nicht für die Strukturierung verwenden und dennoch existiert der Befehl im Menüband DATEIEN zum Erstellen neuer Ordner. Wenn nun Ordner nicht zur Strukturierung da sind in zum Erstellen neuer Ordner., welchem Zweck dienen sie dann? Antwort: Dem unterbrechen vom Berechtigungsvererbung. Man könnte nun mehrere Ordner in dieser Bibliothek anlegen und für jeden Ordner ähnlich wie für die Dokumente eben über Freigegeben für und ERWEITERT, die Berechtigungsvererbung beenden, sodass dieser Ordner eigene Berechtigungen bekommt. Gleiches noch mal für den anderen Ordner, die Member, die nun mit uns arbeiten, müssten nun beim Hochladen oder beim Erstellen jeweils einen Ordner auswählen, würden allerdings nur den Ordner zu Gesicht bekommen, der auch wirklich für sie freigegeben ist. In Verbindung mit dass man in Ansichten tatsächlich, besteht nun die Möglichkeit, dass man in Ansichten tatsächlich, wenn man die Ansicht ändert, die Ordner ausblendet. Es gibt hier eine Option Ordner und man könnte hier alle Elemente ohne Ordner anzeigen, das bedeutet, man kann nun wieder mit Gruppierungen arbeiten und anhand der unterschiedlichen Berechtigungen, die erteilt wurden, würde ein Benutzer nun innerhalb dieser ganzen Strukturen, die wir haben, alle Elemente sehen auf die er Berechtigung besitzt. Das bedeutet also, ein Mitglied von Team A würde nur die Dokumente für Team A sehen, ein Mitglied von Team B nur die Dokumente von Team B und ein Teamleiter sowohl Team A-Dokumente als auch Team B-Dokumente. Für Berechtigungen besteht also die Möglichkeit, die Berechtigungsvererbung an beliebiger Stelle zu unterbrechen bis auf Dokumentebene. Es besteht aber die Empfehlung, die Berechtigungsvererbung auf Dokumentebene nicht zu unterbrechen, denn das wären einfach zu viele Schlösser, die implementiert werden, die man dann nicht mehr überschauen kann. Eine Alternative bestünde in der Möglichkeit, Ordner in der Bibliothek anzulegen oder aber natürlich mit mehreren Bibliotheken oder gar mit Subwebsites zu arbeiten.

SharePoint 2016-Administration Grundkurs

Lernen Sie, worauf es bei der Planung, Einrichtung und Administration einer SharePoint-Farm auf Basis von SharePoint Server 2016 ankommt.

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Erscheinungsdatum:24.10.2016

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