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Office 365 für Mac: Word Grundkurs

Indexeinträge erstellen und einen Index generieren

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Um einen Index zu erstellen, müssen Sie zuerst Indexeinträge im Dokument definieren. Sie lernen, wie Sie Haupt- und Untereinträge erstellen, auf andere Einträge verweisen oder Indexeinträge direkt bearbeiten. Am Ende generieren Sie den Index.
06:31

Transkript

Gerade in längeren Dokumenten, die von anderen gelesen werden, wird erwartet, dass am Ende des Dokuments ein Index enthalten ist, in dem der Leser gezielt nachschlagen kann, wo er welche Informationen findet. Um einen Index zu erstellen, müssen Sie zunächst im Dokument die einzelnen Indexeinträge definieren. Auf deren Basis kann dann der Gesamtindex in der Regel am Dokumentende generiert werden. Im Folgenden zeige ich Ihnen, wie Sie Indexeinträge definieren und abschließend das Indexverzeichnis erstellen. Damit Indexeinträge im Dokument sichtbar werden, müssen Sie auf der Registerkarte "Start" die nicht druckbaren Zeichen einblenden. Ich klicke hier auf diese Schaltfläche und dann sehen Sie sie. Dann klicke ich hier auf die Registerkarte "Verweise" und auf die Schaltfläche "Eintrag festlegen". Word öffnet mir hier dieses Dialogfeld, wenn es im Weg steht, ziehen Sie es mit gedrückter Maustaste zur Seite. Dann möchte ich mal einen ersten Indexeintrag festlegen, indem ich auf "Oberstdorf" doppelklicke, dann klicke ich im Dialogfeld auf "Haupteintrag" und Word übernimmt mir diesen Eintrag. Zusätzlich möchte ich noch einen Untereintrag für den Haupteintrag generieren, da gebe ich hier den Begriff "Spielmannsau" ein, das ist eine Einkehrmöglichkeit bei Oberstdorf. Dann muss ich definieren, wie der Index angezeigt werden soll. Standardmäßig ist hier "Aktuelle Seite" aktiviert. Das bedeutet, dass neben dem Indexeintrag die Seitenzahl steht, wo Sie diese Information finden, was in der Regel so gewollt ist. Dann klicke ich auf "Markieren" und Word fügt mir hier meinen ersten Indexeintrag ein. Ich doppelklicke auf "Spielmannsau", klicke auf "Haupteintrag" und möchte einen "Querverweis" erstellen, und zwar möchte ich auf einen anderen Indexeintrag verweisen, der "Einkehrmöglichkeit" heißt. "Einkehrmöglichkeiten". Ich klicke auf "Markieren" und habe den zweiten Eintrag eingefügt. Wie sieht ein Indexeintrag genau aus? Er wird in geschweifte Klammern gesetzt, es ist ein Feld und beginnt hier mit diesen Zeichen und der eigentliche Indexeintrag steht in Anführungszeichen. Hier sehen Sie "Oberstdorf: Spielmannsau", das bedeutet, "Oberstdorf" ist der Haupteintrag und "Spielmannsau" der Untereintrag. Alles zwischen den Anführungszeichen können Sie bearbeiten. Bei dem Indexeintrag mit dem Querverweis, ist es ganz ähnlich, geschweifte Klammern, diese Buchstabenfolge, der Eintrag steht in Anführungszeichen, der Backslash und das "t" bedeuten, es ist ein Querverweis und der Querverweis steht wieder in Anführungszeichen und Sie können ihn bearbeiten. Das Dialogfeld bleibt die ganze Zeit geöffnet, weil Word davon ausgeht, dass Sie weitere Indexeinträge definieren wollen. Dann blättern Sie durch Ihr gesamtes Dokument und markieren Ihre Indexeinträge. Ich klicke hier noch einmal auf "Altschneehöhlen", klicke auf "Haupteintrag", "Aktuelle Seite", auf "Markieren" und das ist mein dritter Eintrag. So blättere ich durch das Dokument. Je nachdem, wie präzise Sie Ihren Index generieren wollen, kann es bei längeren Dokumenten auch sehr viel Arbeit sein. Wenn Sie fertig sind, schließen Sie das Dialogfeld und dann können Sie Ihren Index generieren. Wie das geht, möchte ich Ihnen an einem anderen Dokument zeigen. Ich wechsle hier im Menü "Fenster" zum Dokument "Wandertagebuch-Indexverzeichnis" Auch hier blende ich erst die nicht druckbaren Zeichen ein und Sie sehen, da hat sich ganz schön viel getan. Hier habe ich zum Beispiel einen Verweis "Europäischer Fernwanderweg siehe F5", hier habe ich das Stichwort "Tour 1" mit dem Untereintrag "Spielmannsau" und so weiter. Das habe ich konsequent im Dokument festgelegt. Das Dokument enthält auch sehr viele Bilder, wenn Sie die nicht druckbaren Zeichen anzeigen, dann kann es sein, dass die Bilder mal falsch positioniert sind, es ist aber nur hier bei der Anzeige, weil Word ja Platz für die nicht druckbaren Zeichen braucht. Ich gehe an mein Dokumentende, der Index soll auf einer neuen Seite beginnen, weshalb ich hier auf der Registerkarte "Einfügen" die Schaltfläche "Seitenumbruch" wähle. Dann wird es auf der nächsten Seite angezeigt und dann füge ich meinen Index hier ein. Das passiert wieder auf der Registerkarte "Verweise", klicke auf "Index einfügen", dann kann ich wählen, wie mein Index aussehen soll. In dieser Liste sehen Sie mehrere Vorlagen, Und hier in der Vorschau können Sie prüfen, wie das aussieht. Das wäre "Klassisch", "Ausgefallen", "Modern", ich entscheide mich für Letzteres. Zwei Spalten ist für mich okay, ich möchte die Seitenzahlen rechtsbündig haben und das Ganze noch mit Füllzeichen verbinden. Das sieht dann so aus, dann bestätige ich mit "OK" und Word fügt mir meinen Indexeintrag ein. Wir sind hier ganz unten bei "Z", "Zamser Skihütte" ist der letzte Eintrag und wenn man hochblättert, ist "Altschneehöhlen" der erste Eintrag. Wenn ich die Einfügemarke in den Index setze, wird dieser dunkel unterlegt, das bedeutet, auch der Index ist ein Feld und wenn Sie hier Korrekturen vornehmen, bringt es nichts, denn sobald der Index aktualisiert wird, und das wird er spätestens beim Speichern des Dokuments, übernimmt Word wieder alle Indexeinträge aus Ihrem Dokument. Das heißt, wenn Sie Korrekturen vornehmen möchte, dann müssen Sie das in den Indexeinträgen im Dokument tun. Sie gehen dann wieder in Ihren Index und klicken auf die Registerkarte "Verweise", auf "Index aktualisieren" und dann wird der Index aktualisiert. Ich möchte kurz zusammenfassen: Sie müssen im Dokument zunächst Ihre Indexeinträge definieren. Dabei sollten Sie darauf achten, dass Sie eine einheitliche Schreibweise verwenden und auf verwandte Begriffe verweisen. Denken Sie daran, dass die Indexeinträge im Text nur dann angezeigt werden, wenn Sie alle nicht druckbaren Zeichen einblenden. Wenn Sie dann das Indexverzeichnis im Dokument erstellt haben und Änderungen vornehmen möchten, dann müssen Sie die Indexeinträge im Dokument selbst ändern, also nicht im Index und dann den Index selbst aktualisieren.

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Erscheinungsdatum:06.09.2016

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