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Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Index verwenden und Duplikate verhindern

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Jedes Feld lässt sich mit einem Index ausstatten, der nicht nur ein schnelleres Filtern und Sortieren erlaubt, sondern bei Bedarf auch eindeutige Werte sichern kann.

Transkript

Ich habe hier die Tabelle mit den Funktionen, die ein Koch in der Küche ausüben kann. Auch wenn es nicht besonders viele Datensätze sind, möchte ich gerne vermeiden, dass ich versehentlich eine Funktion doppelt eingebe. Ich werde das hier im Moment erst einmal provozieren. Ich könnte jetzt einfach das Wort "Süßspeisen" erneut schreiben, aber das kann ich mir einfach sparen, denn Access kennt die Möglichkeit, den Inhalt aus dem Wert darüber zu übernehmen, also aus dem gleichen Feld des vorhergehenden Datensatzes. Übrigens auch wenn da gefiltert ist, es gilt immer der davor. Einfach mit "STRG+Doppelkreuz", das ist das Zeichen neben dem "Ä", dann wird dieser Wert wiederholt, wie Sie sehen, nicht die ganze Zeile, sondern nur der Wert. Und auch hier mache ich das und da das ein berechnetes Feld ist, erscheint das gleich. Ich werde also hier im Moment noch in der Lage sein, diesen Datensatz doppelt einzugeben. Er ist nicht wirklich doppelt, weil hier noch eine andere Zahl steht. Aber das Problem ist, ich möchte nicht den gleichen deutschen Namen oder den gleichen französischen Namen eingeben dürfen. Das darf ich offensichtlich noch. Damit ich das verändern kann, muss ich diesen Datensatz allerdings wieder löschen, also da markieren und mit der Entfernen-Taste löschen, und kann jetzt in den "Entwurf" wechseln und finde dort bei "NameDeutsch" die Möglichkeit, dieses Feld zu indizieren. Es gibt für die Indizierung drei Varianten: Erstens, "Nein", das ist der Normalfall. Dieses Feld ist nicht indiziert. Dann gibt es ein "Indiziert Ja" mit Duplikaten. Das ist sinnvoll, wenn Sie beispielsweise Postleitzahlen in vielen Adressen haben und häufig nach der Postleitzahl suchen und danach filtern. Der Index ist so eine Art Nebentabelle, die hat alle Inhalte dieses Feldes vorsortiert. Und wenn also eine bestimmte Postleitzahl gesucht wird, kann mit dieser Nachschlagetabelle, nämlich mit diesem Index, Access sehr viel schneller herausfinden, wo sich der eigentliche Datensatz befindet und ob er gefiltert werden muss oder nicht. Im Normalfall werden Sie davon gar nichts merken, von wegen, dass es schneller ist. Dazu muss man sehen, dass eine Access-Datenbank in unserer Größenordnung hier locker in den Hauptspeicher passt. Spannend wird die Sache erst, wenn Sie von Festplatten nachladen müssen. Bisherige Festplatten, die, die nämlich noch mechanische Teile darinhaben, haben ungefähr ein Hundertstel der Zugriffsgeschwindigkeit im Vergleich zu einem Hauptspeicher. Auf SSDs ist das alles nicht mehr so bemerkenswert, aber zumindest dort, wo sie wirklich, aus einem Netzwerk sowieso oder von einer echten drehenden Festplatte, nachladen, da macht sich das bemerkbar, aber eben erst dann, wenn die Access-Datenbank so groß ist, dass überhaupt etwas nachgeladen werden muss. Mit diesen Minidatenbanken und selbst wenn Sie die ersten tausend Datensätze haben, passt das alles noch locker in den Hauptspeicher und fällt nicht auf. Das heißt aber nicht, dass man darauf verzichten sollte, denn wenn die Datenbank größer wird, dann merkt man es irgendwann nicht mehr, dass es jetzt Zeit wäre, das zu bearbeiten. Also "Ja (Duplikate möglich)" ist sinnvoll für Felder, die regelmäßig gefiltert oder sortiert werden. Es dauert unwesentlich länger, als einen Datensatz einzugeben, weil der Index angepasst werden muss, aber ist erheblich schneller, wenn die Daten verarbeitet werden. Der einzige Punkt, wo man das per Programmierung zum Beispiel zwischendurch ausschalten sollte, ist wenn Sie mal eben eine Million Datensätze importieren. Da muss eine Million Mal der Index angepasst werden. Dann würde man diesen Index wieder auf "Nein" stellen, die Million Datensätze importieren und ihn dann wieder auf "Indiziert Ja" stellen, damit er an der Stelle nämlich einmal überarbeitet wird. Aber das ist ein Sonderfall. Also Felder, die häufig sortiert oder gefiltert werden, unbedingt auf "Indiziert Ja" mit Duplikaten. Der schärfste Index ist "Indiziert Ja (ohne Duplikate)". Und das ist das, was ich jetzt hier haben möchte. Ich möchte, dass dieses Feld keine Duplikate enthalten darf. Im Moment nur das Deutsche, ich muss also einzeln hier für das Französische ebenfalls einschalten. Die sind getrennt, das heißt, jedes von denen wird einzeln geprüft. Dann muss ich speichern und wieder in die Datenblattansicht wechseln. Wenn ich jetzt versuche, dieses Feld zu wiederholen, ich bin noch im Schreibzugriff, und dieses – schreibe ich einmal so deutlich hin – ist "egal", dann kann ich diesen Datensatz nicht speichern. Ich versuche das jetzt, indem ich woanders hineinklicke und kriege jetzt diese, zugegeben nicht ganz hilfreiche Meldung. Wenn ein normaler Nutzer die sieht, dann ist er mehr als verwirrt und empfindet es nicht wirklich als Hilfe. Aber das, was darinsteht, der wesentliche Teil: "mehrfach vorkommende Werte". Nach dem "OK", Sie kommen hier nicht heraus, ohne dass dieser in irgendeiner Form verändert wird. Jetzt kann ich es speichern, es ist kein Duplikat mehr. Und das funktioniert auch umgekehrt, die sind völlig unabhängig voneinander. Und hier mit "STRG+Doppelkreuz" den Duplikatwert einzugeben, auch das kann ich nicht verlassen. Es hilft auch nichts, wenn ich beide mache, das ist nicht schlimmer als einzelne, es ist einfach nicht speicherbar. Das ist übrigens so dauerhaft nicht speicherbar, dass ich nicht einmal das Fenster verlassen könnte, geschweige denn die Datenbank schließen. Inzwischen gibt es in Access die Notbremse, wenn ich jetzt versuche die Datenbank zu schließen, dann weist mich Access darauf hin, dass hier ein Problem besteht und ob ich unter Verlust dieses Datensatzes aus Access herauswill. Das können wir aber gleich anders lösen, indem ich ein paar Mal die Escape-Taste drücke. Einmal für diese Änderung und das zweite Mal für das letzte Speichern, je nachdem, ob Sie gerade ein Feld oder mehrere Felder geändert haben. Dieser Datensatz, der war ja nur zu Testzwecken darin, den kann ich jetzt wieder löschen. Ich habe also, wenn ich ein Feld auf "Indiziert Ja (Ohne Duplikate)" stelle, kurz gesagt keine Chance, dort einen doppelten Wert einzugeben, und zwar bezogen auf diese jeweilige Spalte.

Access 2016: Tabellen für Fortgeschrittene

Meistern Sie die hohe Kunst der Access-Tabellen. Lernen Sie, Tabellen mit speziellen Datentypen, berechneten Felder, Indizes und Verknüpfungen weiterzuentwickeln.

2 Std. 32 min (27 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.03.2017

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