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Office 365: Excel Grundkurs

In drei Schritten zur Pivot-Tabelle

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Nach Prüfung der Voraussetzungen für eine Datenauswertung lernen Sie in diesem Film den Grundaufbau einer Pivot-Tabelle und die drei Schritte zum Erstellen einer Pivot-Tabelle kennen.
09:02

Transkript

Nachdem wir gerade die Voraussetzungen überprüft haben, kommen wir jetzt zum Grundprinzip der Pivottabelle, das besteht aus drei Schritten, Sie müssen erstens eine Skizze durchführen, entweder wirklich auf einem Blatt Papier oder zumindest gedanklich, im zweiten Schritt müssen Sie die Spalten auswählen, in dem dritten Schritt die Spalten kreuzen. Und das Kreuzen werde ich nochmal ein kleines bisschen erklären, denn eigentlich heißt es gar nicht Pivottabelle, sondern eigentlich musste man sagen Pivot Table, denn Pivot ins Englischen heißt drehen, kreuzen und deswegen finden Sie auch manchmal den Begriff Kreuztabelle vor, aber ich denke wird Ihnen Nomenklatur wird Sie gar nicht interessieren, denn Sie interessiert eher, wie die Pivottabelle funktioniert. Es gibt noch einen anderen wichtigen Punkt, den ich erwähnen möchte, nämlich der zweite Schritt ist auch einganz zentraler, nämlich hier muss man die Spalten auswählen, und welche Spalten Sie auswählen hängt immer von der Aufgabenstellung ab. Man kann das auch anders ausdrücken, immer wenn Sie eine Frage an Ihre große Tabelle haben, dann denken Sie immer an die Pivottabelle, denn die Pivottabelle gibt Ihnen immer eine Antwort auf Ihre Frage. Dann wollen wir uns doch gleich mal eine Frage stellen und zwar möchte ich natürlich als Chef des Brau-Unternehmens wissen, welcher Verkäufer macht in welchem Gebiet wie viel Umsatz, das könnte zum Beispiel einfach sein, Mensch, dass ich irgendeinen Verkäufer dann vielleicht doch nach Hamburg ziehen lasse, wenn der besonders schon viel Umsatz im Norden macht, das ist doch perfekt, oder jemand anders lasse ich nach Syden ziehen, wenn er im Syden viel Umsatz macht, also gerade hier als Chef interessiert mich eben gerade die Verteilung von Verkäufern und Gebiet natürlich im Hinsicht auf den Umsatz. Ja, wenn wir unsere Fragen haben, können wir einen schon loslegen, nämlich mit der Skizze, die ist relativ schnell erledigt, malen Sie bitte auf einem Blatt Papier ein linkslastiges Kreuz, und dann herzlichen Glückwunsch, ist der erste Schritt schon vollzogen. Dann können wir gleich zum zweiten gehen, nämlich wie kann ich eine Spalte auswählen, ja, das ist ganz einfach, ich schaue mir nochmal meine Fragestellung an, die nämlich heißt, welcher Verkäufer in welchem Gebiet wie viel Umsatz macht, und Sie machen was ganz, ganz, ganz triviales, Sie schauen sich jede Spalte Ihrer Tabelle an, und überlegen sich, brauche ich diese Spalte für meine Aufgabenstellung. Fangen wir zum Beispiel an mit dem Produkt, Meine Frage ist, brauche ich die Spalte Produkt, bei der Fragestellung welcher Verkäufer macht in welchem Gebiet wie viel Umsatz. Na ja, Sie sehen schon, nein brauche ich natürlich nicht. wenn ich jetzt bei der Spate Gebiet bin, ist natürlich wieder die Frage brauche ich die Spalte Gebiet bei der Fragestellung welcher Verkäufer macht in welchem Gebiet wie viel Umsatz. Ich glaube, ich darf jetzt aufhören, Sie sehen auch schon die Antworten, klar, dürfte auch nicht schwer sein. dann kommen wir zum dritten Schritt, nämlich wie kann ich eine Spalte nun kreuzen, da habe ich mir jetzt mal folgendes rechts angeordnet, nämlich meine Spalten, die ich brauche, den Gebiet, Verkäufer und den Netto-Umsatz, und jetzt habe ich links meine Pivottabelle, und das erste, was Sie sich bitte merken, ist immer der Netto-Umsatz kommt immer hier in den Bauch der Pivottabelle. Also das ist sozusagen ein ganz wichtiger Punkt. Hier ist der Bauch der Pivottabelle und hier setzen Sie immer, man soll es vielleicht noch ein bisschen allgemeiner ausdrücken, hier setzen Sie immer die Spalten mit den Zahlen hin. J, überlegen uns Gebiet, da steht Nord, Syd, Ost drin, keine Zahl, Verkäufer auch Kugel, Müller, Meier, Schmidt, steht auch keine Zahl drin, aber in meiner Spalte Netto-Umsatz stehen Zahlen drin, deswegen kommt hier in den Bauch immer die Spalte oder Spalten mit den Zahlen. Ja und dann ist eigentlich schon fast alles erledigt, nämlich in diesem Bereich hier und in diesem Bereich kommen dann die Spalten mit dem Text. Ich entscheide einfach mal, dass die Spalte Verkäfer kommt jetzt einfach hierhin, und die Spalte Gebiet kommt jetzt einfach hierhin. Ja dann wollen wir das mal umsetzen in meiner Excel-Tabelle, hier habe ich wie gesagt meine große Tabelle, eine Pivottabelle einzufügen ist kein Problem, befindet sich, welch Überraschung, unter den Befehl Einfügen, und hier haben wir auch schon die Pivot Table, wenn ich da drauf klicke, kommt eine Frage, nämlich welche Tabelle möchte ich denn gerne haben, eher markieren möchte ich Tabelle 1, weill ich in der drin stehe, vielleicht hätte ich da vorhin einen besseren Namen vergeben sollen, macht aber nichts, können wir später nochmal machen, und eine Frage ist natürlich, wo soll denn die Tabelle hin. Und ich habe Ihnen ja gerade gesagt, dass die Pivottabelle immer eine Frage beantwortet und es macht natürlich keinen Sinn jetzt die Antwort dieser Frage hier irgendwo in diese große Tabelle zu bringen, deswegen sage ich erstmal aus Vereinfachungsgründen am Anfang, am besten setzen Sie jede Antwort immer auch ein eigenes Arbeitsblatt ausgewählt, und deswegen ist es auch hier immer neues Arbeitsblatt. ich sage einfach nur OK, und schon habe ich jetzt hier eine neue Ansicht, die ein bisschen ähnlich ist, wie meine Skizze vorhin, denn rechts habe ich jetzt hier die ganzen Spalten und hier unten habe ich, man sieht es auch hier, so ein ganz leichtes Kreuz, ist zwar jetzt nicht linkslastig, aber man kann es gut erkennen. Ja, und dann hatten wir noch gerade gesagt, die Spalten mit den Zahlen, das ist hier mein Netto-Umsatz, den ziehen Sie jetzt einfach mit der linken, also am besten geht mit gedrückter linken Maustaste einfach mal hier runter, in dem Bauch der Pivottabelle lassen dann die linke Maustaste los, überraschenderweise bekommen wir jetzt nur eine Zahl. Ja, Sie haben auch nicht gesagt, wonach Sie auswerten wollen, Sie wollen ja nur hier die Summe bilden, und jetzt haben Sie wirklich die Gesamtsumme aller meiner Umsätze. Wenn ich jetzt aber sage, ich hätte ganz gerne noch hier die Verkäufer, dann können Sie die Verkäufer mit derlinken Maustaste eben runterziehen, und dann lassen Sie die linke Maustaste los, und schon haben Sie was ganz faszinierendes, Sie haben nämlich jetzt die alle Verkäufer sofort aufgelistet mit den entsprechenden Umsätzen, aber wir können noch einen Schritt weitergehen, wir wollen nämlich hier oben das Gebiet auch noch runterziehen zu den Spalten, fluppdiwupp, und schon sehen Sie, habe ich jetzt eine Auswertung, die mir sagt, welcher Verkäufer in welchem Gebiet wie viel Umsatz macht, und wenn Sie das natürlich ein bisschen besser formatiert haben wollen, sagen Sie einfach Steuerung+A, sagen Sie Steuerung+Shift+1 für eine wunderschöne Zahlenformatierung, dann können Sie noch hier die Spaltenbreite etwas anpassen, und schon, sollten wir vielleicht dann wirklich für alle Spalten gleichmachen , und schon zack, habe ich eine Auswertung schnell, einfach und knackig. Denn überlegen Sie sich mal, Sie hätten diese Auswertung per Hand vornehmen müssen. Dann würde ich sagen viel und viel Geduld, ich zeige mal so ein bisschen im Asatz was Sie hätten machen müssen, Sie hätten nämlich hier, dann erstmal sagen müssen Ok, ich nehme jetzt erstmal den ersten Verkäufer, nach dem filtere ich, Keil, dann nehmen Sie natürlich auch das Gebiet, und dann können Sie hier noch sagen, OK, jetzt haben wir hier, zack, und dann können Sie hier mit Steuerung+Leertaste das Ganze markieren und dann sind es 140,000 Euro. Wir können das übrigens überprüfen, also Gebiet Nord, Verkäufer Keil und hier unten steht 140.000 Euro, mal sehen, ob das passt, Nord, Keil, 140.000 Euro, perfekt. Gehen wir mal nach osten, das heißt, jetzt würde wir hier sagen, ich möchte nicht Norden haben, sondern Osten, sage OK, gehe hier, da sieht man sehr unten auch die Ergebniszahl schon, sehr schön, 166.000 Euro, 246, wunderbar, gucken nochmal, Mensch, welche Überraschung, natürlich sind die Ergebnisse identisch. Ja ich möchte aufhören mit den Filtern, denn ich glaube keiner hat Lust das wirklich aufzuschreiben bei Hand, Sie haben gesehen, dass die Pivottabelle Ihnen innerhalb von wenigen, ja ich darf fast sagen Sekunden, das Ergebnis liefert und das ist natürlich echt super. Wie immer zum Ende des Videos noch ein kleiner Trick, denn für die Darstellung ist es vollkommen unerheblich, ob Sie das Gebiet hier haben oder auch hier. Wir machen mal ein Beispiel, damit Sie verstehen, was ich meine. Das heißt hier steht jetzt Nord und hier steht Keil, was ich Ihnen noch sagen möchte ist, es ist vollkommen Wurst, ob hier der Keil steht oder hier der Keil, denn wenn ich das Ganze einfach tausche, merken sich Nord, Keil 140.000 Euro, das heißt ich schiebe jetzt einfach mal das Gebiet wieder hoch, schiebe den Verkäufer wieder hoch, jetzt drehe ich die Spalten einfach mal, das heißt ich schiebe den Verkäufer hierhin und das Gebiet hierhin und Sie sehen, jetzt habe ich im Grunde hier Keil, Nord auch für die 140.000 Euro. Das heißt, für Sie ist es auch wichtig, dass Sie, und das wollte ich nochmal wiederholen, dass Sie einfach nur wissen, aha, hier in den Bauch kommen die Spalten mit den Zahlen und hier kommen die Spalten mit dem Text, aber es ist vollkommen unerheblich, wo Sie was hinschieben, das ist wirklich gleich und Sie dürfen da gerne einen Löffel schmeißen.

Office 365: Excel Grundkurs

Erlernen Sie Excel in Office 365 von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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