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Excel 2016 Grundkurs

In drei Schritten zur Pivot-Tabelle

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Nach Prüfung der Voraussetzungen für eine Datenauswertung lernen Sie in diesem Film den Grundaufbau einer Pivot-Tabelle und die drei Schritte zum Erstellen einer Pivot-Tabelle kennen.
09:02

Transkript

Nachdem wir gerade die Voraussetzungen überprüft haben, kommen wir jetzt zum Grundprinzip der Pivot-Tabelle. Das besteht aus 3 Schritten. Sie müssen erstens eine Skizze durchführen, entweder wirklich auf einem Blatt Papier oder zumindest gedanklich. Im zweiten Schritt müssen Sie die Spalten auswählen und im dritten Schritt die Spalten kreuzen. Das Kreuzen will ich noch ein kleines bisschen erklären, denn eigentlich heißt das gar nicht Pivot-Tabelle, sondern eigentlich müßte man sagen 'pivot table', denn pivot ist Englisch und heißt Drehen/Kreuzen, deswegen finden Sie auch manchmal den Begriff "Kreuztabelle" vor, aber ich denke mir, die Nomenklatur wird Sie gar nicht interessieren, denn Sie interessiert ja, wie die Pivot-Tabelle funktioniert. Es gibt noch einen anderen wichtigen Punkt, den ich erwähnen möchte, nämlich: Der zweite Schritt ist auch ein ganz zentraler, nämlich: Hier muss man ja Spalten auswählen und welche Spalten Sie auswählen, hängt immer von der Aufgabenstellung ab. Man kann es auch anders ausdrücken: Immer wenn Sie eine Frage an Ihre große Tabelle haben, dann denken Sie immer an die Pivot-Tabelle, denn die Pivot-Tabelle gibt Ihnen immer eine Antwort auf Ihre Frage. Dann wollen wir uns gleich mal eine Frage stellen, und zwar möchte ich natürlich als Chef des Brauunternehmens wissen: Welcher Verkäufer macht in welchem Gebiet wieviel Umsatz? Das könnte zum Beispiel einfach sein, Mensch, dass ich irgendeinen Verkäufer dann vielleicht doch nach Hamburg ziehen lasse, wenn der schon viel Umsatz im Norden macht, ist doch perfekt, oder jemand anderes, dass Sie nach Süden ziehen, wenn er im Süden viel Umsatz macht. Also, gerade hier, als Chef interessiert mich eben gerade die Verteilung von Verkäufern und Gebiet, natürlich in Hinsicht auf den Umsatz. Ja, wenn wir unsere Frage haben, können wir eigentlich schon loslegen, nämlich mit der Skizze, die ist relativ schnell erledigt. Malen Sie bitte auf ein Blatt Papier ein linkslastiges Kreuz und dann, herzlichen Glückwunsch, ist der erste Schritt schon vollzogen. Dann können wir gleich zum zweiten gehen, nämlich: Wie kann ich eine Spalte auswählen? Ja, das ist ganz einfach. Ich schaue mir nochmal meine Fragestellung an, die nämlich heißt: Welcher Verkäufer in welchem Gebiet will Umsatz machen? Und jetzt machen Sie etwas ganz, ganz, ganz triviales. Sie schauen sich jede Spalte Ihrer Tabelle an und überlegen sich, brauche ich diese Spalte für meine Aufgabenstellung? Fangen wir zum Beispiel mal an mit dem Produkt. Meine Frage ist, brauche ich die Spalte Produkt bei der Fragestellung: Welcher Verkäufer macht in welchem Gebiet wieviel Umsatz? Naja, Sie sehen schon, nein, brauche ich natürlich nicht. Wenn ich jetzt bei der Spalte Gebiet bin, ist natürlich wieder die Frage, brauch ich die Spalte Gebiet bei der Fragestellung: Welcher Verkäufer macht in welchem Gebiet wieviel Umsatz? Hm, ich glaube, ich darf jetzt aufhören. Sie sehen es auch schon, die Antworten, klar, dürfte auch nicht schwer sein. Dann kommen wir zum dritten Schritt, nämlich: Wie kann ich eine Spalte kreuzen? Da habe ich mir mal folgendes rechts angeordnet, nämlich meine Spalten, die ich brauche: Gebiet, Verkäufer und den Netto-Umsatz. Und jetzt habe ich links meine Pivot-Tabelle. Und das erste, was Sie sich bitte merken, ist immer der Netto-Umsatz kommt immer hier in den Bauch der Pivot-Tabelle. Also, das ist sozusagen ein ganz wichtiger Punkt. Hier ist der Bauch der Pivot-Tabelle und hier setzen Sie immer, man sollte es vielleicht ein bisschen allgemeiner ausdrücken, hier setzen Sie immer die Spalten mit den Zahlen hin, ja? Überlegen uns, "Gebiet", da steht Nord/Süd/Ost drin, keine Zahl. "Verkäufer" auch Kugel, Müller, Meier, Schmitt - steht auch keien Zahl drin. Aber in meiner Spalte "Netto-Umsatz" stehen Zahlen drin. Deswegen kommt hier in den Bauch immer die Spalte oder Spalten mit den Zahlen. Ja, dann ist eigentlich schon fast alles erledigt, nämlich in diesen Bereich hier und in diesen Bereich kommen dann die Spalten mit dem Text. Ich entscheide einfach mal, die Spalte "Verkäufer" kommt jetzt einfach hier hin. und die Spalte "Gebiet" kommt jetzt einfach hierhin. Ja, dann wollen wir das mal umsetzen in meiner Excel-Tabelle. Hier habe ich, wie gesagt, meine große Tabelle. Eine Pivot-Tabelle einzufügen ist kein Problem, befindet sich, welche Überraschung, unter dem Befehl "Einfügen". Und hier haben wir auch schon die 'pivot table'. Wenn ich da drauf klicke, kommt eine Frage, nämlich: Welche Tabelle möchte ich gerne haben? Er markiert natürlich Tabelle 1, weil ich in der drin stehe, vielleicht hätte ich da vorhin einen besseren Namen vergeben sollen, macht aber nichts, können wir später nochmal machen. Und eine Frage ist natürlich: Wo soll denn die Tabelle hin? Und ich habe Ihnen ja gerade gesagt, dass die Pivot-Tabelle mmer eine Frage beantwortet. Und es macht natürlich keinen Sinn, die Antwort dieser Frage hier irgendwo in diese große Tabelle zu bringen. Deswegen sage ich erstmal aus Vereinfachungsgründen am Anfang: Am besten setzen Sie jede Antwort immer auf ein eigenes Arbeitsblatt. Und deswegen ist da auch hier immer "neues Arbeitsblatt" ausgewählt. Ich sage einfac nur "OK" und schon habe ich jetzt hier eine neue Ansicht, die ein bisschen ähnlich ist wie meine Skizze vorhin, denn rechts habe ich jetzt hier die ganzen Spalten. Und hier unten habe ich, und man sieht es auch hier, so ein ganz leichtes Kreuz, ist jetzt zwar nicht linkslastig, aber man kann es gut erkennen. Ja und dann hatten wir noch gerade gesagt: Die Spalten mit den Zahlen, und das ist hier mein Netto-Umsatz, den ziehen Sie jetzt einfach mit der linken, also am besten gedrückten linken Maustaste einfach mal hier runter in den Bauch der Pivot-Tabelle, lassen dann die linke Maustaste los, und überraschenderweise bekommen wir jetzt nur eine Zahl. Sie haben nicht gesagt, wonach Sie auswerten wollen. Sie wollen ja nur hier die Summe bilden. Und jetzt haben Sie wirklich die Gesamtsumme aller meiner Umsätze. Wenn ich jetzt aber sage: Hm, ich hätte ganz gerne noch hier die Verkäufer, dann können Sie hier die Verkäufer mit der linken Maustaste runterziehen, lassen Sie die Maustaste los, und schon haben sie was ganz faszinierendes, Sie haben nämlich jetzt hier alle Verkäufer sofort aufgelistet mit den entsprechenden Umsätzen. Aber können auch einen Schritt weiter gehen, wir wollten nämlich hier oben das Gebiet auch noch runterziehen, zu den Spalten - fluppdiwupp. Und schon sehen Sie, habe ich jetzt eine Auswertung, die mir sagt, welcher Verkäufer in welchem Gebiet wie viel Umsatz macht. Und wenn Sie das natürlich ein bisschen besser formatiert haben wollen, sagen Sie einfach Strg+A, sagen Sie Strg+Shift+1 für eine wunderschöne Zahlenformattierung. Dann können Sie noch ein bisschen die Spaltenbreite etwas anpassen und schon, ah, sollten wir wirklich ür alle Spalten gleich machen. Und schon - zack - habe ich eine Auswertung schnell, einfach und knackig. Denn, überlegen Sie sich mal, Sie hätten diese Auswertung per Hand vornehmen müssen, dann würde ich sagen: Viel Spässle und viel Geduld. Ich zeige mal ein bisschen im Ansatz, was Sie hätten machen müssen. Sie hätten nämlich hier dann erstmal sagen müssen, okay, ich nehme jetzt erstmal den ersten Verkäufer, nach dem filtere ich, Keil, dann nehmen Sie natürlich auch das Gebiet - Norden - und dann können Sie hier noch sagen, okay, jetzt haben wir hier - zack - und dann können Sie mir Strg+Leertaste das Ganze markieren und dann sind das 140 000 Euro. Sie können das übrigens überprüfen, also Gebiet Nord, Verkäufer Keil und hier unten steht 140 000 Euro, mal sehen. das passt. Nord, Keil, 140 000 Euro. Perfekt. Gehen wir mal nach Osten. Das heißt, jetzt klicken wir hier und sagen: Ich möchte nicht Norden haben, sondern Osten, sage OK, gehe hier - oh, da sieht man's unten in der Ergebniszeile schon sehr schön: 166 000 Euro. 246 wunderbar, gucken wir nochmal, Mensch, welche Überraschung, natürlich sind die Ergebnisse identisch. Ja, ich möchte damit aufhören, mit den Filtern, denn ich glaube, keiner hat wirklich Lust, das aufzuschreiben per Hand. Sie haben gesehen, dass die Pivot-Tabelle Ihnen innerhalb von wenigen, ja, ich darf fast sagen Sekunden, das Ergebnis liefert und das ist natürlich echt super. Wie immer, zum Ende des Videos noch ein kleiner Trick, denn für die Darstellung ist es vollkommen unerheblich, ob Sie das Gebiet hier haben oder auch hier. Wir machen mal ein Beispiel, damit Sie verstehen, was ich meine. Das heißt hier steht jetzt Nord und hier steht Keil. Was ich Ihnen noch sagen möchte, ist, es ist vollkommen wurscht, ob hier der Keil steht, oder hier der Keil. Denn wenn ich das Ganze einfach tausche, merken Sie sich, Nord, Keil, 140 000 Euro, das heißt, ich schiebe jetzt einfach mal das Gebiet wieder hoch, schiebe den Verkäufer wieder hoch, und jetzt drehe ich die Spalten einfach mal, das heißt jetzt schiebe ich den Verkäufer hierhin. und das Gebiet hierhin, und Sie sehen: Jetzt habe ich im Grunde hier Keil, Nord und 140 000 Euro. Das heißt, für Sie ist auch wichtig, dass Sie, und das wollte ich nochmal wiederholen, dass Sie einfach nur wissen, aha, hier in den Bauch kommen die Spalten mit den Zahlen und hier kommen die Spalten mit dem Text, aber es ist vollkommen unerheblich, wo Sie was hinschieben. Das ist wirklich gleich und Sie dürfen da gerne einen Würfel schmeißen.

Excel 2016 Grundkurs

Erlernen Sie Excel 2016 (für Windows) von Grund auf – von der ersten Dateneingabe bis zur Auswertung mithilfe von Pivot-Tabellen.

8 Std. 6 min (106 Videos)
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