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Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Hierarchische Liste

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Unschlagbar praktisch sind hierarchische Listen, bei denen die Auswahl aus der ersten Liste die in der zweiten Liste aufgezählten Inhalte vorgibt.

Transkript

Damit kommen wir sozusagen zur Königsklasse der Listen, und zwar Listen, die voneinander abhängig sind. Normalerweise würden Sie hier sagen: Ich brauche eine Liste. Liebe "Datenüberprüfung", gib mir bitte bei den "Einstellungen" "Liste", hier eine "Quelle". Und dann markieren Sie irgendwas. Ich kann das schon mal zeigen. Es gibt auf dem zweiten Register hier schon eine mögliche Liste. Das ist ein Kandidat für so eine Liste und das würde funktionieren. Ich breche das trotzdem jetzt ab, denn das ist nicht Sinn der Sache. Ich möchte, wenn ich hier eine Kategorie, aus einer Liste von Kategorien -- hier sehen Sie schon ein paar -- auswähle, dass in der jeweils daneben stehenden Zelle, die passende Auswahl an Lebensmitteln steht. Also, bei "Milchprodukten" möchte ich nur Milchprodukte sehen, bei "Obst" nur Obstsorten. Das geht mit erstaunlich wenig Aufwand und zugegeben ein paar Tricks. Den ersten Trick haben Sie vielleicht schon gesehen: Die Art der Anordnung hier. Normalerweise würde ich solche Listen untereinander schreiben, schon wegen langer Bezeichnung, und jede Liste natürlich auf ein eigenes Blatt. Das mache ich hier ausnahmsweise nicht. Ich schreibe die Kategorienauflistung untereinander. Dass die jetzt fett und grün ist, können Sie ignorieren. Das hat mit der Funktion überhaupt nichts zu tun. Das ist nur, um die so ein bisschen abzusetzen. Und schreibe die Unterlisten. Also, hier die "Milchprodukte", da die "Kohlsorten", da die "Obstsorten" und so weiter. Auch mit absichtlich unterschiedlicher Länge schreibe ich nebeneinander. Das funktioniert technisch mit normalen Listen auch. Das können jeder Zeit machen, wenn Sie Spaß daran haben. Macht man aber normalerweise nicht. Die erste Liste ist einfach. Das ist diese hier. Die kriegt eine Bezeichnung. Die würde ich jetzt also, zum Beispiel, da oben benennen als Liste "Kategorien" und mit Return bestätigen. Keine Sonderzeichen rein. Gibt alles nur Ärger. Also, damit habe ich die erste Liste fertig und kann die hier auch benutzen. Das ist eine ganz normale Liste. Die ist von nichts abhängig. Ich kann also hier die Spalte markieren, auf "Datenüberprüfung" gehen, eine "Liste" anfordern. Nur als "Quelle" gebe ich jetzt mit F3 natürlich diesen Bereichsnamen an, und nach dem "OK" kann ich das soweit akzeptieren. "Zellendropdown" ist standardmäßig immer an und, weil das da oben furchtbar stört, nehme ich es für diese eine Zelle wieder weg. Also, da ist jeder Wert zugelassen. Ich kann jetzt also hier Kategorien auswählen. Soweit, so normal. Der zweite Teil und der wesentliche Teil liegt hier. Ich möchte jetzt, wenn ich daneben "Milchprodukte" stehen habe, im einfachsten Fall, die Liste namens "Milchprodukte" auswählen und hier will ich eine Liste namens "Obst" auswählen. Und das geht mit einer Funktion, die -- sagen wir mal ehrlich -- merkwürdig benannt ist. Die heißt "Indirekt". Die wird nichts anderes machen, als anhand eines Textes den zugehörigen Bereichsnamen zu benutzen. Und genau das brauche ich. Ich werde also hier erkennen, da steht der Text "Obst" drin, und dann liefert mir die Funktion den Bereichsnamen beziehungsweise den Bereich dazu namens "Obst". Und das muss ich ein bisschen vorbereiten. Ich möchte also diesen Bereich hier als "Milchprodukte" benennen und diesen Bereich als "Kohlsorten". Und boshafterweise sind die nicht gleich breit. Das wird uns vorübergehend ein bisschen Ärger machen, aber auch da muss man mit umgehen können, denn ich gehe mal davon aus, dass hier deutlich mehr stehen. Die möchte ich natürlich nicht zu Fuß benennen. Also, das erste ist, wie kann ich das Ding hier automatisch als "Obst" benennen? Das kennt Excel vollautomatisch. Markieren Sie so, dass der Letzte noch dabei ist und können dann unter "Formeln" aus "Auswahl erstellen", aber nicht aus der "Obersten Zeile", wohl aus der "Linken Spalte" dafür sorgen, dass der Name "Kohlsorten" für diesen Rest benutzt wird, der Name "Obst" für diesen Rest. Das Wort "Liste" davor gibt es nicht automatisch. Darauf verzichte ich dann eben, sonst sähe es auch in den Texten komisch aus. Also, nachdem Sie nur linke Spalte angekreuzt lassen, ein Mal "OK" und fertig. Mehr sieht man davon nicht. Aber ich kann jetzt irgendwo hinklicken, hier in die Liste der Bereichsnamen gehen und gucken mal einfach, wo "Kohlsorten" liegt. Genau wo ich es erwarte. Noch zu weit, aber schon mal die richtige Richtung. Und hier bei "Obst" passt alles. Es gibt also zu jeder Zeile, oder sagen wir zu jedem Teil der Zeile, einen Bereichsnamen. Und der Bereichsname heißt exakt so, wie das hier steht. Das ist die ganz kleine Einschränkung bei diesen Listen. Hier dürfen keine Sonderzeichen stehen, die in Bereichsnamen verboten wären. Also, so was, wie Leerzeichen oder Minuszeichen oder ähnliches. Aber, bis dahin funktioniert das wunderbar, nur dass die Bereiche leider noch zu breit sind. Also, wenn ich jetzt beispielsweise den "Wein" angucke, dann zeigt er sechs Zellen, obwohl ich ja eigentlich nur drei brauche. Und die übrigen drei würden drei Leerzeilen in der Liste erzeugen. Da bin ich optisch pingelig, das muss nicht sein, und das geht relativ einfach wiederum. Ich werde dafür sorgen, dass ich in diesem Bereich jetzt nur noch die leeren Zellen markiere. Ich habe also alles markiert. Mit F5 lasse ich mir diesen "Gehe zu"-Dialog anzeigen, wechsle dann auf "Inhalte" und sage: Ich hätte gerne nur die "Leerzellen". Sie werden gleich sehen, die Markierung kriegt nur noch die Reste, nach dem "OK". Das ist schon mal die einfachste Technik, um nur hinten die Leerzellen zu markieren. Und jetzt kommt der zweite Schritt: Jetzt will ich die löschen. Und zwar nicht den Inhalt, der ist sowieso leer, sondern die Zelle. Wenn ich die Zelle lösche, rutscht der Rest der Tabelle nach und der Bereichsname verkürzt sich. Ich muss also jetzt unbedingt mit Strg+Minus und nicht etwa mit der Entfernen-Taste, also mit Strg-Minus die Zellen entfernen und nach links verschieben. Dann rutscht es von rechts nach, nach dem "OK". Hat sich gefühlt nichts geändert. Aber wenn ich jetzt mal den "Wein" frage, wo der eigentlich liegt in seinem Bereich: Sehen Sie? Der Bereichsname ist verkürzt worden. Und das "Obst" entsprechend, beziehungsweise das"Brot". Das "Obst" ist sowieso breit. Also, Sie sehen, ohne viel Mühe, mit zwei, drei geschickten Handgriffen haben wir jetzt schon die richtigen Bereiche. Damit ist hier alles fertig. Und jetzt kommt hier diese Spalte, die an dieser Stelle mit der Datenüberprüfung jetzt einstellt, dass es auch eine Liste sein soll, aber deren Quelle ist jetzt diese "Indirekt"-Funktion. =Indirekt( Runde Klammer auf. Jetzt muss ich sagen, wo das Wort für den Bereichsnamen herkommt. Ich bin gedanklich in dieser Zelle, obwohl dies das einzig nicht gültige Wort ist, muss ich den erstmal benutzen. Aber nicht absolut, sondern -- können Sie mit der F4-Taste umschalten -- in der relativen Schreibweise. Klammer wieder zu. Das heißt, er würde hier in der ersten Zelle versuchen, die "Kategorie" als Bereichsnamen zu benutzen. Das muss ich also gleich wieder löschen, aber für "Käse" würde er die Kategorie "Milchprodukte" suchen. Wenn ich das mit "OK" bestätige, gibt es erst ein bisschen Gemecker, weil das eine sehr -- sagen wir -- ungewöhnliche Formel ist. Also einfach hier weiter machen. Und den Ersten können wir direkt wieder von seinen Problemen befreien. Also, da ist "jeder Wert" erlaubt. Aber, jetzt gucken wir mal hier. Hier ist das "Brot", das ist ja auch ausgewählt, und Sie finden hier alle Brote. Da steht "Obst". Sie finden hier alle Obstsorten. Da ist links der "Wein" und da ist die Auswahl der Weinsorten. Ohne eine Zeile VBA rein mit einer wesentlichen Formel. Das ist diejenige hier, die indirekt aus dem Bereichsnamen einen Bereich macht, und damit genau das liefert, was diese Datenüberprüfung sucht, nämlich eine Liste. Und diese Liste ist jetzt flexibel abhängig von diesem Wort, weil ich dafür gesorgt habe, dass das jeweilige Wort hier den Bereichsnamen erzeugt, und zwar nur so lange, wie es gebraucht wird. Wenn Sie jetzt noch was ergänzen wollen, kein Problem. Im einfachsten Fall quetschen Sie es dazwischen. Also, wenn ich jetzt mal irgendwelche Obstsorten noch ergänze... Was nehmen wir mal? Einfach "Kiwi". Denken Sie vor allem dran: Sie haben vielleicht gesehen, ich habe das hier mit Absicht da hinter geschoben. Jetzt nehme ich es an der Kannte, Umschalttaste gedrückt, und die muss so dazwischen gequetscht werden. Maustaste loslassen und dann erst die Umschalttaste. Sie können das gern nochmal prüfen hier. "Obst" hat sich jetzt verlängert, den Bereich, weil ich was dazwischen geschoben habe, und schon ist beim "Obst" -- wo haben wir es? -- die Kiwi dabei. Die können Sie zur Not nochmal alphabetisch sortieren lassen, wenn es denn wichtig ist, aber das ist völlig unabhängig davon. Der Haupttrick ist dieses "Indirekt", welches dafür sorgt, dass dieses als Bereichsname benutzt wird.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

1 Std. 32 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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