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Typische Probleme in Projekten lösen

Häufig gestellte Fragen

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Drei Fragen werden immer wieder von Projektmanagern gestellt – und hier exemplarisch beantwortet.

Transkript

Wir sind noch nicht ganz am Ende dieses Videotrainings angelangt. Leider können wir keine Fragestunde anbieten, in der ich ihnen noch individuelle Tipps und Tricks mitgeben kann. Stattdessen möchte ich Ihnen Antworten auf drei Fragen anbieten, die zum Thema Projektmanagement immer wieder gestellt werden. Die erste dieser Fragen lautet, wie kalkuliere ich den Aufwand zur Lösung der Aufgaben. Es ist schwierig den Aufwand für Aufgaben abzuschätzen, deren Inhalt wir noch nicht genau kennen. Nehmen wir einmal an, Sie möchten ein Haus kaufen und renovieren. Woher wollen Sie wissen, was es kostet und wie lange es dauert, bis das Haus renoviert ist, bevor Sie es gekauft haben. Schön wäre es, wenn wir warten könnten bis eine Aufgabe ansteht, bevor wir den mit ihr verbundenen Aufwand kalkulieren. Aber das funktioniert nicht. Im Projektmanagement geht es genau darum, mit einem angemessen Vorlauf zu planen, bevor man loslegt. Ihr Kunde möchte schließlich vor der Auftragserteilung wissen, was das Projekt kostet und wie lange es dauert es fertigzustellen. Und nun? Es gibt vier Ansätze zur Lösung dieses Problems. Der Erste ist, schätzen Sie den schlimmsten Fall. Um bei unserem Beispiel der Hausrenovierung zu bleiben, was wird sie im schlimmsten Fall kosten und wie lange wird sie dauern, wenn das Gebäude in einem sehr schlechten Zustand ist? Der schlimmste Fall kann beispielsweise dann eintreten, wenn Sie die Wasser- und die Stromleitungen austauschen müssen. Deren Zustand können Sie in der Regel während der Besichtigung vor dem Kauf nicht untersuchen und beurteilen. Die zweite Möglichkeit ist die Wahl des wahrscheinlichsten Falls. Nehmen Sie einen, in ihren Augen vernünftiges Maß an Aufwand an und bauen Sie ihre Schätzung auf dieser Annahme auf. Sie können auch beide Ansätze kombinieren. Wenn der schlimmste Fall sehr unrealistisch ist , umso besser. Wenn er aber sehr wahrscheinlich ist, sollten Sie ihn einplanen. Daneben gibt es weitere Möglichkeiten. Sie können beispielsweise ihr Projekt in zwei Phasen planen. Phase 1 besteht darin, das passende Haus zu finden und zu kaufen. Dafür können Sie ein Budget erstellen. Bevor Sie diese Phase nicht abgeschlossen haben, können Sie Phase 2 nicht kalkulieren. Wenn Sie das Haus aber gekauft und genau begutachtet haben, können Sie das Budget für die Renovierung aufstellen. Projekte in zwei Teilprojekte zu splitten, ist oftmals eine sinnvolle Strategie, auch aus der Sicht des Kunden. Falls Ihr Kunde dennoch gleich zu Beginn auf einer Schätzung für den zweiten Teil besteht, sollten Sie eine Sicherheitsklausel vorsehen. Stellen Sie sich vor, Sie selbst wären der Kunde und wollte ein Haus kaufen. Beim Erwerb dieses Hauses könnten Sie als Sicherheitsklausel im Kaufvertrag, beispielsweise die folgende Formulierung vorschlagen. Sollte nach dem Kauf Renovierungsbedarf auftreten, der derzeit nicht abzuschätzen ist, so wird eine neue Kalkulation erstellt, die etwaige Wertunterschiede berücksichtigt. Mit diesen Methoden können Sie von Anfang an planen. Kommen wir zur zweiten häufig gestellten Frage. Sie lautet: "Wann ist der richtige Zeitpunkt, um meinem Kunden über eine Verzögerung im Projekt zu informieren?" Wann gestehen Sie Ihrem Kunden, dass Ihnen die Zeit davonzulaufen droht? Informieren Sie ihn sobald Sie wissen, dass ein Problem besteht, oder warten Sie solange, bis Sie sicher sind, dass Sie die Zeitüberschreitung nicht mehr ausgleichen können? Oder warten Sie bis zur letzten Sekunde in der Hoffnung, dass irgendwie doch noch alles gut gehen könnte? Meine Empfehlung, überarbeiten Sie ihre Planung im mittleren Drittel des Projektes. Warum? Wenn sie schon im ersten Drittel einen neuen Zeitplan erstellen, ist das zu früh. Sie haben nämlich in dieser frühen Phase noch viel Zeit zum Aufholen. Wenn Sie hingegen bis zum letzten Drittel warten, wird die verbleibende Zeit zu knapp. Außerdem wird ihr Kunde unzufrieden sein. Bei einer früheren Information, hätten sie möglicherweise gemeinsam Maßnahmen ergreifen können, um den Zeitplan des Projekts zu retten. Also werden Sie sich das Ganze irgendwo in der Mitte der Laufzeit anschauen. Wenn es realistischer scheint, dass Sie entweder nicht rechtzeitig fertig werden, oder das vereinbarte Budget überschreiten, dann müssen Sie ihren Kunden informieren. Gehen Sie nicht davon aus, dass die zweite Hälfte viel besser laufen wird, als die erste und Sie folglich die Verzögerung aller Voraussicht nach wieder wettmachen werden. Es ist sehr wahrscheinlich, dass auch in der zweiten Hälfte Verspätungen auftreten. Dass Sie also nur noch mehr Zeit verlieren. Nehmen wir einmal an, ein Projekt soll über 50 Wochen laufen. Laut Plan, sollten 25 davon verstrichen sein. In Wirklichkeit aber, haben Sie für all das, was in 25 Wochen erledigt sein sollte, 30 Wochen gebraucht. Nach der Hälfte der geplanten Projektdauer, sind Sie also schon 5 Wochen in Verzug. Am Ende kommen sie womöglich bei +10 und damit bei 60, anstelle von 50 Wochen heraus. Ihr Kunde wir davon nicht begeistert sein. Trotzdem sollte er es möglichst schnell erfahren. Dazu im Übrigen noch ein Tipp. Gerade dann, wenn Sie ihrem Kunden schlechte Nachrichten überbringen müssen, ist es oftmals eine gute Taktik ihm die Wahl des passenden Übels zu überlassen. Höhere Kosten, ein weniger an Qualität oder längeres Warten. Wenn ihr Projekt also verspätet ist, unterrichten Sie ihren Kunden darüber. Geben Sie ihm zugleich damit zwei Möglichkeiten zur Wahl. Entweder er akzeptiert die Verzögerung, oder er erhöht das Budget, damit der Zeitverlust aufgeholt werden kann. Die Entscheidung für eine dieser Optionen überlassen Sie ausdrücklich ihrem Kunden. Damit geben Sie ihm das Gefühl der Kontrolle, statt ihm einfach nur die schlechte Nachricht zu überbringen. Die dritte, häufig gestellte Frage, betrifft die Häufigkeit von Projektstatustreffen. Wie oft sollten solche Treffen veranstaltet werden? Wie oft überprüfen Sie in Meetings den Fortschritt, nachdem die Projektarbeit aufgenommen wurde. Meistens werden solche Treffen einmal im Monat abgehalten. Falls nötig, wird der Rhythmus auf ein Treffen pro Woche verkürzt. Der Rhythmus hängt im wesentlichen davon ab, wie lange ihr Projekt insgesamt dauert. Sie sollten mindestens 4 Treffen abhalten. Wenn das Projekt also beispielsweise über 3 Monate läuft, reichen monatliche Meetings nicht aus. Zum Zeitpunkt ihres ersten Treffens wäre ein Drittel der Projektlaufzeit bereits verstrichen. Das kann schon zu spät sein, um Entwicklungen, die aus der Spur laufen, zu korrigieren. Bei einem Projekt, das 3 Monate dauert, sind wöchentliche Meetings sinnvoll. Läuft ihr Projekt über ein ganzes Jahr, dann dürfte der monatliche Rhythmus genügen. Allerdings sollten Sie neben der Dauer des Projekts noch weitere Aspekte berücksichtigen. Wichtige Faktoren sind beispielsweise die Komplexität des Projekts und die Kompetenz des Projektteams. Wenn Ihr Projekt relativ einfach aufgebaut ist und Sie erfahrenes Team haben, dann genügt es möglicherweise, wenn Sie den Fortschritt einmal pro Monat überprüfen. Wenn das Projekt komplexer ist und ihr Team überwiegend aus Neulingen besteht, bietet es sich an zunächst wöchentliche Meetings anzuberaumen und im weiteren Verlauf des Projekts, die Abstände zu vergrößern. Vielleicht befinden Sie sich auch in einer schwierigen Projektphase und verringern den Abstand zwischen den Meetings allein deshalb. Als letztes, wenn Sie ihr Gantt-Diagramm nutzen und pflegen, können Sie sich das ein oder andere Meeting sparen. Der Blick auf das Diagramm zeigt Ihnen den Fortschritt und Sie können stets erkennen, ob sie noch auf dem richtigen Weg sind. Dann können Sie sogar ein System nutzen, in dem Meetings nur dann stattfinden, wenn der Blick auf das Gantt-Diagramm ein drohendes Problem offenbart. Sicherlich ist es sinnvoll beides zu kombinieren. Regelmäßige Projektbesprechungen und ein Gantt-Diagramm, das für die Statusanalyse alle notwendigen Informationen enthält.

Typische Probleme in Projekten lösen

Erfahren Sie, was in Projekten häufig schief läuft und wie Sie Fehler vermeiden, die andere vor Ihnen schon gemacht haben.

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Erscheinungsdatum:26.04.2017

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