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Office 365: Access Grundkurs

Gültigkeitsregel

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Die Postleitzahl steht zwar in einem Textdatenfeld, soll aber nicht beliebige Daten enthalten dürfen. Mit einer Gültigkeitsregel und einer passenden Meldung können Sie überprüfen, welche Art Daten zulässig sind.

Transkript

Die andere Änderung, die ich an dieser Tabelle vornehmen will, betrifft auch den Ort, oder sagen wir genauer nicht wirklich den Ort, sondern die Postleitzahl. Ich habe ihr eine Begrenzung auf maximal 10 Zeichen und nichts hindert mich hier, versehentlich nur 4 Zeichen einzutippen, ein schlichter Tippfehler. Das möchte ich abfangen. Ich möchte dafür sorgen, dass die Postleitzahlen immer 5 Zeichen haben. Und gehe also in die Entwurfsansicht, klicke irgendwie in das adresPLZ-Feld und könnte jetzt hier zum Beispiel die Feldgröße auf 5 reduzieren. Das gilt leider nur für deutsche Postleitzahlen. Ich würde das, was ich gleich mache, also für meinetwegen 5 oder 7 erweitern, aber selbst, wenn ich es hier auf 5 stelle, sind es eben nur maximal und ein Minimal kann ich hier nicht verlangen. Dafür gibt es Gültigkeitsregeln. Ich kann also hier eine Bedingung reinschreiben, oder, wenn es bequemer ist mit den drei Pünktchen in den Ausdrucksgenerator und an dieser Stelle lohnt sich der, weil ich die Funktion nachgucken kann, also hier ausklappen. Es gibt integrierte Funktionen, ich kann ihn hier ein bisschen größer ziehen. Und eine von diesen Funktionen kann die Länge messen, das heißt, hier unter "L" findet sich, wo haben wir es? Da, die Länge, Doppelklick hier und ich möchte eine Zeichenfolge ausmessen. Die kann ich erst mal löschen, denn die spitzen Klammern sagen hier nur: Achtung, da gehört syntaktisch was hin und was ich dort reinschreibe, ist der Feldname. Falls ich jetzt hier adresPLZ schreibe, dann würden tatsächlich anschließen Gänsefüßchen drumrum gepackt und es wird die Länge des Wortes adresPLZ untesucht. Was ich aber möchte, sind tatsächlich die Inhalte, da muss ich jetzt gucken, dass ich es mit der Maus markieren darf, da ist dieser Editor manchmal zu intelligent und ich erwarte, dass die Länge von diesem exakt 5 ist. Und das können wir erstmal mit "ok" bestätigen, dann steht das hier so drin, sicherheitshalber speichern und dabei gibt es dann wieder den Hinweis, dass die Datenintegrität, das heißt in diesem Fall eine Gültigkeitsregel geändert wurde und die vorhandenen Daten möglicherweise geprüft werden sollten. Das würde ich immer mit "ja" verlangen, auch wenn das manchmal eine Fehlermeldung gibt. Die irreführend ist, hier zum Beispiel verstoßen eigentlich keine Daten gegen diese Regel außer, dass ein Datensatz leer ist. Also ja, ich will das beibehalten und damit ist es jetzt gespeichert. Wenn ich jetzt also in den fertigen Daten hier irgendwas eingebe "1234" und versuche diesen Datensatz zu speichern, indem ich ihn verlasse, gibt es hier die Meldung, die wenig hilfreich ist für den normalen Benutzer, die mir sagt: Achtung, da ist eine Regel verletzt. Und ich komme mich aus dem "Datensatz speichern" raus, wenn ich die verletzt habe, ich werde jetzt also der ist, ja, im Schreibzugriff mit Escape-Taste die Eingabe verlieren, damit ich wieder in den Endwurf darf. Die Meldung war zwar technisch in Ordnung, aber nicht besonders leserlich, deswegen werde ich jetzt eine eigene Gültigkeitsmeldung machen, die dann ganz banal heißt "PLZ-Werte bitte immer fünfstellig" und ich mache kein Ausrufezeichen dahinter, denn der Benutzer hat fühlbar gerade einen Fehler gemacht, den muss ich mich auch noch beschimpfen und ein Ausrufezeichen ist sozusagen das optische Gegenstück zu laut werden. Also, die kleine Änderung jetzt hier nach dem Speichern noch mal probieren, 143 und aus dem Datensatz und jetzt kommt meine schönere Meldung. Der macht nichts anders als den technischen Text durch meine Meldung zu ersetzen. Nach dem "ok" muss ich mit Escape genauso gut raus, denn ich möchte auch sicherstellen, dass Leereingaben erlaubt sind. Man kann darüber diskutieren, ob das inhaltlich sinnvoll ist, weil hier meine Lieferadressen stehen und die ohne Postleitzahl könnte sein, dass das nicht hilfreich ist, aber stellen Sie sich vor in kleineren Dörfern, wo in die Umgebung geliefert wird, da reicht auch schon die Angabe des Ortsteils und die Adresse steht ja hier drin, die eigentliche Straße, da muss man nicht die Postleitzahl erzwingen. Ich könnte also hier ergänzen jetzt hier oder und da gibt es eine andere Funktion namens ist null oder ist null, müsste ich eigentlich sagen, die könnte ich im Assistenten nachgucken, Sie sehen schon hier wird sie auch mit Intellisense angeboten, Klammer auf und auch wieder dieses Feld also "adresPLZ", eckige Klammer zu, runde Klammer zu, mit "Return" bestätigen. Dann hat der Syntax Check stattgefunden und aus dem kleinen Order ist ein großes Order geworden. Und damit sind jetzt sozusagen mehrere Bedingungen eingefügt. Da die neu sind, werden Sie jetzt, wie immer, überprüft. Ja, das können Sie ignorieren hier. Und entsprechen könnte ich jetzt auch verlangen, dass die Länge der Adresse gleich 5 ist oder die Länge der Adresse ist 7 oder noch ein paar mehr Regeln mehr, die alle dann erfüllt sein müssen. Damit habe ich sicher gestellt, dass meine Postleitzahl bestimmte Minimalanforderungen erfüllt und das verbessert letzten Endes auch die Datenqualität.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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