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Access 2016 Grundkurs

Gültigkeitsregel

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Die Postleitzahl steht zwar in einem Textdatenfeld, soll aber nicht beliebige Daten enthalten dürfen. Mit einer Gültigkeitsregel und einer passenden Meldung können Sie überprüfen, welche Art Daten zulässig sind.

Transkript

Die andere Änderung, die ich an dieser Tabelle vornehmen will, betrifft auch den Ort oder sagen wir genauer nicht wirklich den Ort sondern die Postleitzahl. Ich habe hier eine Begrenzung auf Maximal 10 Zeichen und nichts hindert mich hier versehentlich nur 4 Zeichen einzutippen, ein schlechter Typ Fehler. Das möchte ich abfangen. Ich möchte dafür sorgen, dass die Postleitzahlen immer 5 Zeichen haben. Und gehe also hier in der Entwurfsansicht, klicke irgendwohin auf das adres-PLZ-Feld und könnte jetzt hier, zum Beispiel, die Feldgröße auf 5 reduzieren. Das gilt leider nur für deutsche Postleitzahlen. Ich würde das, was ich gleich mache, also für meinetwegen, 5 oder 7 erweitern, aber selbst wenn ich jetzt hier auf 5 stelle, sind immer nur maximal und ein minimal kann ich hier nicht verlangen. Dafür gibt es Gültigkeitsregeln. Ich kann also hier eine Bedingung reinschreiben. Oder wenn es bequemer ist, hiermit die 3 Pünktchen in den Ausdrucks-Generator und an dieser Stelle lohnt sich der, weil ich die Funktion nachgucken kann. Also hier ausklappen. Es gibt integrierte Funktionen ich kann ihn hier dir ein bißchen größer ziehen. Und eine von diesen Funktionen kann die Länge messen. Das heißt: hier unter 11 findet sich - war mal da - die Länge Doppelklick hier und die möchte eine Zeichenfolge ausmessen. Die kann ich erstmal löschen; denn die spitzen Klammern sagen hier nur "Achtung" der gehört sind taktisch was hin, und was ich dort reinschreibe, ist der Feldname. Falls es sich jetzt hier Adress-PLZ schreibe, dann würden tatsächlich anschließend Gänsefüssen drin rum gepackt und es wird die die Länge des Wortes Adress-PLZ untersucht. Was ich aber möchte sind tatsächlich die Inhalte - da muss jetzt kucken, dass das mit dem Maus markieren darf. Da ist dieser Editor manchmal zu intelligent und ich erwarte, dass die Länge von diesem Exakt 5 ist. Und das können wir erstmal mit OK bestätigen. Dann steht das hier so drin sicher aber hier speichern. Dabei gibt es dann wieder den Hinweis, dass die Datenintegrität, das heisst: in diesem Fall eine Gültigkeitsregel geändert wurde und die vorhandenen Daten möglicherweise geprüft werden sollten. Das würde ich immer mit ja verlangen. Auch wenn da manchmal eine Fehlermeldung gibt, die irreführend ist. Hier zum Beispiel verstoßen. Eigentlich keine Daten gegen diese Regel, außer dass ein Datensatz leer ist. Also ja ich will das beibehalten und damit ist sie jetzt gespeichert. Wenn ich jetzt also in den fertigen Daten hier irgendwas eingebe. 1234 und versuche diesen Datensatz zu speichern, indem ich ihn verlasse, gibt es hier die Meldung die wenig hilfreich ist für den normalen Benutzer, die mir sagt "Achtung" da ist eine Regel verletzt. Und ich komme nicht aus dem Datensatz speichern raus, wenn ich die verletzt habe. Ich werde jetzt also - der ist ja am Schreibzugriff mit Escape-Taste die Eingabe verlieren, damit ich wieder einen Wurf darf. Die Meldung war zwar technischen Ordnung aber nicht besonders leserlich deswegen werde ich jetzt eine eigene Gültigkeitsmeldung machen, die dann ganz banal heißt Postleitzahlwerte bitte Immer 5 stellig. Und ich mache kein Ausrufezeichen dahinter, denn der Benutzer hat fühlbar gerade einen Fehler gemacht, den muss ich nicht auch noch beschimpfen und ein Ausrufezeichen ist, sozusagen, das optische Gegenstück zu laut werden. Also die kleine Änderung jetzt hier nach dem Speicher nochmal probieren ein 23 und Datensatz und jetzt kommt meine schönere Meldung. Der macht nichts anderes als den technischen Text durch meine Meldung zu ersetzen. Nach dem OK muß ich mit Escape genauso gut raus. Denn Ich möchte auch sicherstellen, dass leere Eingaben erlaubt sind. Man kann darüber diskutieren, ob das inhaltlich sinnvoll ist, weil hier immerhin Lieferadressen stehen, und die ohne Postleitzahl könnte sein, dass das nicht hilfreich ist, aber stellen sich vor in kleineren Dörfern. Wo in der Umgebung geliefert wird - da reicht auch schon die Angabe des Ortsteils und die Adresse steht ja hier drin, die eigentliche Straße. Da muss man nicht die Postleitzahl erzwingen. Ich könnte also hier ergänzen jetzt hier oder und da gibt es eine andere Funktionnamens "istNull" oder isNull müsste ich eigentlich sagen. Die könnte ich im Assistenten nachgucken. Sie sehen schon, hier wird sie auch mit Intellisense angeboten. Klammer offen und auch wieder dieses Feld also adresPLZ, ergibt die Klammer zu Runde Klammer zu und mit Return bestätigen. Dann hat er Syntax-Check stattgefunden und das im kleinen oder ist es großes oder geworden. Und damit sind jetzt sozusagen, mehrere Bedingungen eingefügt, da die neue sind, werden jetzt wie immer überprüft. Ja das können Sie ignorieren her und entsprechen könnte ich jetzt auch verlangen, dass die Länge der Adresse Gleich 5 ist oder die Länge der Adresse ist 7 oder noch ein paar Regeln mehr die alle dann erfüllt sein müssen. Damit habe ich sichergestellt, dass meine Postleitzahl bestimmte minimal Anforderungen erfüllt und das verbessert letztenendes auch die Daten Qualität.

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6 Std. 18 min (75 Videos)
Betreff Access 2016 Videokurz - was fehlt
Udo K.

Hallo, eigentlich ist der Kurs gut. Alles ist leicht nachvollziehbar, gut strukturiert und verständlich. Was fehlt ist eine Lektion wie man Schaltflächen einfügt und programmiert und vor allen Dingen einige wenige Grundlagen in VBA und der Export von Excel Tabellen. schöne Güße udo k

 

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