Excel 2013 für Profis

Gültigkeitsprüfung bei der Eingabe

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Sie können Daten limitieren, so dass nur ganz bestimmte Einträge in Zellen möglich sind. Zur Erleichterung bei der Eingabe können Sie Eingabemeldungen und Fehlermeldungen definieren. Sehen Sie in diesem Video, wie Sie die Gültigkeitsprüfung einsetzen.

Transkript

In ein ungeschütztes Arbeitsblatt können Sie normalerweise beliebige Daten eingeben. Diese sind weder von der Länge, noch von der Art begrenzt. Von der Länge natürlich nur, wenn Sie ganz bestimmte Standards nicht überschreiten. Das können Sie allerdings ändern. Sie können Daten limitieren - das machen Sie allerdings nicht im Menü "Überprüfen", sondern im Menü "Daten". Zunächst muss ich allerdings den Bereich markieren, der für diese Limitierung ausgewählt werden soll. Habe ich das gemacht, gehe ich in "Daten" und nun sehen Sie gibt es einen Untermenüpunkt, der heißt "Datenüberprüfung" und hier wähle ich den Befehl "Datenüberprüfung" aus. Die Standardeinstellungen sind die, dass jeder Wert zugelassen ist. Das möchte ich ändern. Ich möchte bsw. entweder nur ganze Zahlen oder Dezimalzahlen zulassen. Ich könnte auch sagen ich lasse nur Datumswerte zu oder nur ganz bestimmte Einträge mit einer ganz bestimmten Länge. Ich entscheide mich hier der Einfachkeit halber mal für ganze Zahlen, klicke hier auf "ganze Zahl" und nun habe ich die Möglichkeit einzugeben, wie das Minimum oder das Maximum sein soll. Ich wähle hier einmal "Minimum = 1000" und das Maximum soll bsw. "5000" sein. Dann klicke ich auf "OK", und damit habe ich eigentlich schon alles gemacht. Übrigens: Leere Zellen werden ignoriert. Das heißt, ich bekomme keine Fehlermeldung, wenn ich in eine Zelle nichts eingebe oder wenn eine Zelle leer bleibt. Ich klicke auf "OK" und nun habe ich die Möglichkeit, hier Werte einzugeben. Ich gebe einmal den Wert "100" ein und da sagt er, das geht natürlich nicht: "Der eingegebene Wert ist ungültig". Und er sagt weiter: "Ein anderer Benutzer hat die Werte begrenzt, die in diese Zeile eingegeben werden können." Sehr schön, dann kann man es auf einen Anderen schieben - Nein, Spaß beiseite, das werden wir natürlich nachher noch anders einstellen. Das heißt, ich habe jetzt entweder die Möglichkeit meine Eingabe zu wiederholen oder meine Eingabe abzubrechen. Ich gehe auf "Wiederholen" - er öffnet die Zelle zur weiteren Eingabe - und ich gebe jetzt einen anderen Wert ein. Auch der ist natürlich zu hoch. Dann versuchen wir es ein drittes Mal und dieses Mal ist es der passende Wert. Nun möchte ich noch eine weitere Einstellung vornehmen. Übrigens - können Sie sich daran erinnern, für welchen Bereich Sie diese Datenüberprüfung ausgewählt haben? Nein? Gar kein Problem. Gehen Sie auf "Start", gehen Sie dann auf die Gruppe "Bearbeiten" und wählen dann "Suchen und Auswählen" an. Hier sehen Sie den Eintrag "Datenüberprüfung", den Sie auswählen, und er markiert Ihnen den Bereich. Richtig, wir hatten gesagt von "A1" bis "A15" soll diese Bedingung gelten. Also, wieder "Datenüberprüfung" auswählen und nun möchte ich gerne eine Eingabemeldung haben. Eine Eingabemeldung wenn die Zelle ausgewählt ist. Wir wollen ja den Anwender nicht einfach in eine Falle tappen lassen und sagen: Du musst hier einen ganz bestimmten Wert eingeben, ohne zu sagen was er einzugeben hat. Der Titel soll "Hinweis" lauten und hier geben wir auch noch einen kleinen Hinweis ein, was eingegeben werden soll. "Nur Werte zwischen 1000 und 5000 sind zulässig". Ich bestätige mit "OK" und Sie sehen, wenn ich mich auf dieser Zelle befinde erfolgt dieser entsprechende Hinweis. Ich gehe jetzt mit den Maustasten oder mit den Kursortasten nochmal auf eine Zelle und Sie sehen, solange ich mich in diesem Bereich befinde, kommt diese Meldung. Verlasse ich diesen Bereich ist diese Meldung nicht mehr sichtbar. Ich gebe nochmal einen falschen Wert ein, "123", und Sie sehen, es ist immer noch der andere Benutzer, der die Werte begrenzt hat. Das möchte ich jetzt natürlich auch noch ändern. Ich gehe nochmal in "Start - Auswählen - Datenüberprüfung". Er markiert mir wieder den entsprechenden Bereich und hier stelle ich jetzt die entsprechenden Fehlermeldungen ein. Sie sehen, bei diesen Fehlermeldungen ist standardmäßig die Meldung "Stop" ausgeführt. Diese Meldung ist absolut kompromisslos, das heißt, entweder ich gebe den richtigen Wert ein oder er verweigert die Annahme der Wertes. Insgesamt stehen mir drei Stufen zur Verfügung: "Warnung" - da erhalte ich eine Warnung, ob der Wert, den ich eingebe akzeptiert werden soll. Ich kann aber sagen, nein, ich möchte tatsächlich den Wert haben, den ich eingegeben habe und "Information" informiert mich lediglich darüber, dass der Wert, den ich eingegeben habe, nicht den Richtlinien entspricht. Der Wert wird aber angenommen. Ich gehe jetzt mal auf "Warnung", könnte hier auch bei "Warnung" noch als Titel "Warnung" reinschreiben, und die Fehlermeldung lautet: "Bitte beachten Sie die Eingabegrenzen". Ich klicke auf "OK", versuche das Ganze nochmal. Ich gebe nochmal "123" ein - und Sie sehen, jetzt kann ich es nicht mehr auf den anderen Benutzer schieben. Er sagt "Bitte beachten Sie die Eingabegrenzen" - unser Eintrag - und ich habe nun die Möglichkeit zu sagen, ich möchte fortfahren. Dann wird mein Wert übernommen. Ich möchte nicht fortfahren, dann kann ich einen neuen Wert eingeben oder ich kann abbrechen, dann wird die ganze Eingabe abgebrochen. Ich klicke jetzt auf "Ja" und Sie sehen, er hat tatsächlich diesen Wert entsprechend übernommen. Nochmal, um das zu demonstrieren - die Möglichkeit mit den Informationen: ich bekomme jetzt auch für die Informationen ein anderes Symbol angezeigt, ich gebe einen Wert ein und Sie sehen er sagt hier: "Bitte beachten Sie die Eingabegrenzen" und Sie sehen, ich habe gerade einen Fehler gemacht - ich habe nämlich nicht markiert. Ich breche jetzt nochmal ab und wenn ich jetzt wieder auf "Suchen und Auswählen" gehe, und gehe auf die Datenüberprüfung, dann markiert er mir nochmal meinen kompletten Bereich. Das ist erforderlich, um eine richtige Eingabe vorzunehmen. Also nochmal - "Daten - Datenüberprüfung" - und jetzt bekomme ich eine Meldung: "Die Auswahl enthält mehr als nur eine Prüfungsart." Also, der Fehler, den ich vorher gemacht habe, Fehler in Anführungsstrichen, der hat bewirkt, dass ich in diesem Bereich eine andere Prüfungsart definiert habe. Ich breche nochmal ab und verwende eine andere Technik. Ich hab ja auch die Möglichkeit, mit der Funktionstaste "F5" in die Inhalte zu gehen und hier habe ich auch die Möglichkeit einer Datenüberprüfung. Jetzt könnte ich sagen, ich möchte gern alle markieren - nochmal diesen Dialog aufgerufen, Datenüberprüfung - ich möchte nur gleiche markieren. Jetzt sehen Sie, dass diese eine Zelle entsprechend ausgespart wird. Das heißt also, diese eine Zelle habe ich speziell formatiert. Wenn ich das nicht möchte, wenn ich meinen Fehler praktisch wieder ausbügeln möchte: Auch kein Problem, dann markiere ich den gesamten Bereich, gehe wieder in die Datenüberprüfung hinein, und sage: Jawohl, ich möchte die aktuellen Einstellungen löschen und weiter fortfahren. Jetzt müsste ich natürlich nochmal von vorne beginnen, meine ganze Zahl eingeben, von 1000 bis 5000. Ich möchte eine Eingabemeldung haben, eine Fehlermeldung, die soll aber nicht lauten "Warnung", sondern "Information". Auch hier wieder mein Hinweis: Ich spare mir jetzt die Fehlermeldung hier nochmal einzugeben und wenn ich jetzt hier einen Wert eingebe - "12" - dann sagt er: "Ein anderer Benutzer hat die Werte begrenzt". Ich hatte ja die zweite Option im Moment nicht gewählt und wenn ich auf "OK" klicke, dann wird dieser Wert entsprechend übernommen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie mit Hilfe der Datenüberprüfung sehr schön selektiv die Eingabe überprüfen können. Bitte beachten Sie auch, dass neben "ganzer Zahl" und "Dezimalzahl" auch hochinteressante Dinge mit Liste - mit Datum, mit Textlänge, usw. - verwendet werden können. "Benutzerdefiniert" würde es Ihnen sogar gestatten, in diesem entsprechend ausgewählten Bereich mit Formeln zu arbeiten.

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7 Std. 56 min (96 Videos)
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Erscheinungsdatum:30.04.2013

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