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Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Gültigkeitskreise

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Um nachträglich Daten zu finden, die von der Datenüberprüfung ausgenommen waren, können Sie diese mit Gültigkeitskreisen markieren lassen.

Transkript

Diese Liste könnte Ihnen bekannt vorkommen. Die sieht so aus wie das, was ich in einem anderen Video schon mal bearbeitet habe. Aber wenn Sie genau gucken, werden Sie feststellen, das kann eigentlich gar nicht sein. Schauen Sie mal hier, da ist ein Duplikat beim Login, da ist eine zu lange Postleitzahl, hier sind offensichtlich -- das kann man hier sehen -- zu lange Orte drin. Und ich kann Ihnen versprechen, die Datenüberprüfung ist weiterhin an. Können da gerne nachgucken, hier die Datenüberprüfung sagt, das Maximum 20 Zeichen und trotzdem stehen da 21, gilt für die anderen genauso. Die Datenüberprüfung hat zwei Schwächen. Die erste ist, Sie können natürlich die Daten eingeben, bevor Sie die Datenüberprüfung aktivieren und dann ist die ganze Arbeit umsonst. Das ist relativ unwahrscheinlich. Das zweite ist, die Datenüberprüfung greift nur, wenn Sie Daten eingeben, Betonung auf "eingeben", und zwar manuell. Wenn Sie die reinkopieren, das zeige ich Ihnen jetzt einfach mal hier. Ich nehme eine beliebige Zelle mit einer viel zu langen Zahl. Das ist keine sinnvolle Vorwahl, mal abgesehen von der Null vorneweg. Ich kopiere das und werde jetzt hier nicht alles einfügen, dabei würde ich nämlich für diese Zelle das Datenüberprüfungsformat zerstören, sondern ich werde nur die Werte einfügen. Und die sind ungesehen, unbemeckert drin. Hier kann ich jetzt wieder löschen. Und ich kann gerne für diese Zelle nochmal prüfen. Da ist das Maximum fünf Zeichen und wie Sie sehen, stehen da sechs drin. Also, der wesentliche Problemkandidat für nicht durchgeführte Datenüberprüfung ist das Einfügen von Zellwerten. Schlechtestenfalls, aber am wahrscheinlichsten, unter Verlust der Datenprüfung, wenn ich nämlich einfach so einfüge, ist die Datenüberprüfung weg, aber auch bei anderen Gelegenheiten, wenn Sie es nur Werte einfügen machen, dann steht da sogar noch die Datenüberprüfung drin und Sie greift nicht. Dafür braucht es eine Lösung und die Lösung heißt, Sie lassen einfach nochmal überprüfen. Der Name ist nicht ganz glücklich gewählt, wenn Sie, Sie müssen nicht mal reinklicken, die Datenüberprüfung nochmal durchführen wollen, dann gibt es hier beim Ausklappen sogen. Gültigkeitskreise. Das ist sowieso falsch bezeichnet, denn es sind Ungültigkeitskreise. Eingekreist werden die ungültigen Daten, wie hier steht. Und das Einkreisen hätte man vielleicht besser bezeichnen sollen als "erneut prüfen". Das dauert so lange, dass ich jetzt hier schon mal draufklicke und die Pause ein bisschen überbrücken muss. Sie werden nicht mal eine Sanduhr sehen, das heißt, man hat erstmal das Gefühl, es passiert gar nichts. Jetzt erst ist überhaupt was passiert. Und es ist auch eingeschränkt auf 255 Fehler. Na ja, ganz ehrlich, wenn hier 255 ungültige Daten drin sind, dann haben Sie Probleme in ganz anderen Dimensionen. Also mit der Einschränkung kann ich leben. Dann beseitigt man die ersten 255 und lässt es nochmal laufen. Aber jetzt sind alle problematischen Daten umkreist, hier das Duplikat, zu lange Postleitzahl, zu lange Orte, zu lange Vorwahl. Und die könnte ich jetzt einzeln behandeln. Ich spare mir das hier jetzt, aber es ist jedenfalls leicht, wenn auch zeitaufwendig, sich die Probleme in der Datenüberprüfung anschließend nochmal anzeigen zu lassen. Die Technik kann ja nicht verhindern, dass die Daten eingegeben werden, was die originale Datenüberprüfung macht, sondern Sie können nur hinterher markiert werden. Bevor Sie jetzt irgendwie anfangen, die alle einzeln zu markieren und zu löschen, das geht mit einem Handgriff. Also, ich kann jetzt direkt die Gültigkeitskreise löschen und dann sehe ich es der Tabelle nicht mehr an, dass da Müll drin ist. Aber da das relativ einfach, wenn auch nicht schnell, geht, dass ich hier einfach die ungültigen Daten einkreisen lasse, ist das eine durchaus praktische Sache, die anschließend nochmal prüfen zu lassen.

Excel 2016: Gültigkeitsregeln und Datenvalidierung

Vermeiden Sie Eingabefehler in Excel-Tabellen, indem Sie Gültigkeitsregeln setzen und so die Dateneingabe überprüfen lassen.

1 Std. 32 min (23 Videos)
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Erscheinungsdatum:20.02.2017

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