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SharePoint 2016 Grundkurs

Gruppierte Ansichten erstellen

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Erstellen Sie gruppierte Ansichten innerhalb von Listen und Bibliotheken anhand der Meta-Informationen.
06:39

Transkript

Sie können Listen und Bibliotheken so aufbereiten, dass Sie durch spezielle Ansichten mit Filtern schneller bestimmte Dokumente oder Elemente wiederfinden. In diesem Video möchte ich Ihnen die gruppierte Ansicht erklären. In meinem Beispiel möchte ich innerhalb meines Events Sommerfest die Dokumente einmal in einer gruppierten Ansicht darstellen, die Ansicht Alle Dokumente bleibt so bestehen, ich klicke einmal direkt auf die drei Punkte, um eine Ansicht zu erstellen, wähle hier die Standardansicht, und schreibe jetzt einmal Gruppiert nach Dokumentenart. Damit meine Teammitglieder später hier auch schnell die Informationen anhand der gruppierten Ansicht wiederfinden, mache ich das Ganze jetzt zur Standardansicht, und ganz wichtig, dass es eine öffentliche Ansicht ist. Wähle ich eben halt die persöniiche Ansicht aus, dann kann nur ich auf diese Ansicht zugreifen, beziehungsweise wird sie mir angezeigt. So, danach schaue ich einmal, welche Spalten möchte ich jetzt hier angezeigt bekommen, die Dokumentenart wird ja gruppiert, also brauche ich diese Spalte nicht mehr, und ich wechsele jetzt einmal ganz ganz weit nach unten, und sehe hier den Eintrag Gruppieren nach, das sind im Endeffekt auch Gruppen, die reduziert dargestellt werden, sobald ich hier auf das Pluszeichen oder auf Gruppieren nach klicke, erweitert sich diese Gruppe, und ich habe jetzt die Möglichkeit, hier Zuerst gruppieren nach Spalte, und hier wähle ich jetzt eben halt Event Dokumentenart aus, und ich möchte das in aufsteigender Reihenfolge sehen. Danach bestätige ich einmal mit OK, und ich lande jetzt direkt in meiner Bibliothek, und habe hier wirklich eine übersichtliche Ansicht, ich habe die Möglichkeit, hier direkt auf den Flyer zu klicken, und dann sehe ich auch den Inhalt der jeweiligen Gruppe. SharePoint-Listen und Bibliotheken verfügen über eine Standardansicht. Diese wird beim Aufsuchen der Liste oder Bibliothek immer angezeigt, zuvor war es die Ansicht Alle Dokumente. Da ich die gruppierte Ansicht als Standardansicht festgelegt habe, wird nun immer diese Ansicht angezeigt, wenn ich in die Bibliothek Dokumente wechsele. Ich möchte auch innerhalb meiner Ansprechpartnerliste eine gruppierte Ansicht erstellen, die ich später auf meiner Event-Website einbinden möchte, durch die Gruppierung kann dann schneller auf interne und externe Eventmitglieder zugegriffen werden. Ich wechsele also noch einmal in meine Ansprechpartnerliste, und klicke hier jetzt noch einmal auf die drei Punkte, und klicke auch hier auf Ansicht erstellen, dann wähle ich die Standardansicht und schreibe wieder einen Namen. In diesem Fall möchte ich das für die Website verwenden, und innerhalb der Website, um diese anzupassen, und um jetzt auch die Ansprechpartner dort darzustellen, verwenden wir sogenannte Webparts, und deshalb schreibe ich eigentlich immer Ansicht für Webpart, und diese Ansicht finde ich dann später wieder. Ich lasse die Standardansicht Alle Elemente, dass man also wirklich alle Kontakte sieht, ich mache nur eine öffentliche Ansicht daraus, dass halt eben auch auf der übergeordneten Website später alle Kollegen das auch sehen können, und jetzt habe ich hier die Möglichkeit, die Spalten auszuwählen, also ich nehme einfach mal alles raus, das mache ich hier bei den Kontakten eigentlich immer einmal, weil für mich eigentlich der vollständige Name ganz wichtig ist, dass der Vor- und Nachname angezeigt wird, dann setze ich das auf Position 1, dann ist nochmal wichtig, Telefon geschäftlich, das setze ich auf 2, und die E-Mail-Adresse. Das ist ja nur für die Ansicht, wenn die Kollegen mehr Infos brauchen, können die natürlich jederzeit hier über die Schnellstart-Navigation in die Ansprechpartner wechseln, und dann mehr Informationen sehen. In diesem Fall navigiere ich wieder ganz nach unten, klicke wieder auf Gruppieren nach, und wähle dieses Mal Zugehörig - jetzt muss ich hier nochmal ein bisschen nach unten blättern - Zugehörig - und dann in absteigender Reihenfolge anzeigen. Und ich bestätige wieder mit OK. Jetzt haben wir hier nur eine Person intern, ich erstelle hier nochmal ganz schnell eine externe Person, und speichere das Ganze - und jetzt sehen Sie, dass wir hier das eben halt auch gruppiert haben. Ein wichtiger Hinweis: Wenn Sie das jetzt aufklappen, dann sehe ich eigentlich die Positionen gar nicht der Personen, deshalb würde ich vorschlagen, dass wir hier noch einmal nach intern und innerhalb der Gruppe nochmal nach der jeweiligen Position gruppieren können, weil dann ist die Ansicht noch viel besser. Die Ansicht ist ausgewählt, ich klicke auf die drei Punkte und kann jetzt die Ansicht ändern. Ich navigiere schnell noch einmal zu dem Bereich Gruppieren nach, und wähle als zweite Gruppierung nochmal ganz schnell die Position - da - ich lasse das auch wieder in aufsteigender Reihenfolge einblenden, und dann klicke ich auf OK, und hier haben wir jetzt also innerhalb der Gruppe intern und extern, jeweils noch die Position, das bedeutet, wenn ich jetzt zum Beispiel den externen Geschäftsführer schnell aufsuchen möchte, dann kann ich eben halt später schnell darauf zugreifen.

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5 Std. 3 min (53 Videos)
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Erscheinungsdatum:26.09.2016

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