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Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

Gruppe, Verteilergruppe und Texte speichern

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Man kann mit Kontaktgruppen Verteilerlisten erstellen. In diesen Listen können auch Kommentare hinterlegt werden.
04:40

Transkript

Früher hießen sie Verteilerlisten, jetzt heißen sie Kontaktgruppe. Ich habe mir einige solcher Gruppen angelegt, weil ich regelmäßig an verschiedene Leute, und zwar immer wieder an den gleichen Personenkreis schreibe. Nun, eine solche Kontaktgruppe zu erstellen ist nicht schwierig. Über "Start" "Neue Kontaktgruppe" können Sie einen solchen Verteiler, eine Verteilerliste erstellen. Wichtig, jede Verteilerliste muss einen Namen haben, beispielsweise "Kollegen", oder eine Gruppe bei mir zu Hause heißt "Urlaubsbilder". An diese Gruppe verschicke ich alle meine Urlaubsbilder. Oder einen Firmennamen habe ich eingetragen, eine Firma mit mehreren Mitarbeitern, die regelmäßig Post von mir bekommen. Ja, in diese Kontaktgruppe, in diese Verteilerliste kann ich nun Mitglieder hinzufügen, und Sie sehen hier wie: Entweder aus meinen vorhandenen Outlook-Kontakten, zum Beispiel Anja bekommt Post von mir, Heinrich natürlich auch und weiter unten Lutz ist mit von der Partie und ganz schließlich, wie heißt er noch mal, ach ja, der Thomas, genau, der kriegt auf jeden Fall über diese Adresse "Mitglieder" auch immer Post von mir. "OK". Außerdem hätte ich noch ganz gerne hinzugefügt, als neuen E-Mail-Kontakt, meine Freundin: "ute24@googlemail.com". Ich möchte sie nicht in meinen Kontakten speichern, sondern ich hätte sie ganz gerne hier, einfach nur in die Verteilerliste aufgenommen. Und Sie sehen gerade, ich habe natürlich die E-Mail-Adresse jetzt bei dem "Angezeigten Namen" gespeichert, das heißt, die hier muss natürlich ausgeschnitten werden und hier eingefügt werden, oben kommt der Name, wie ich sehen will, sie heißt Ute. "OK". Dann habe ich auch Ute drin. Und schließlich hätte ich ganz gerne noch als Mitglieder hinzugefügt aus meinem Adressbuch, aus meinem globalen Adressbuch, hier sehen Sie den Yannick, der wird auch hinzugefügt, "OK", dann ist er auch in meiner Liste drin. Wenn Sie Mitglieder entfernen wollen, inzwischen sind die Symbole etwas deutlicher, dann machen Sie das natürlich mit "Mitglied entfernen". In dem alten Outlook, deshalb sage ich etwas deutlicher, in dem alten Outlook gab es zwei Löschen-Symbole und mir ist es einige Male passiert, dass ich aus Versehen die Gruppe gelöscht habe, statt das Mitglied gelöscht habe. Aber inzwischen ist es sehr sauber beschriftet, inzwischen ist klar, was die einzelnen Symbole hier machen. Okay. Diese Gruppe, die kann ich natürlich speichern und schließen, "Schließen und Speichern", und schon taucht sie hier auf in meiner Liste. Ich habe jetzt unter dem Buchstaben K - H, I, hier ist es - habe ich meine Verteilerliste "Kollegen". Sie sehen an der Visitenkarte, Sie sehen an den Bildern, dass es sich hierbei um eine Gruppe handelt und nicht um eine einzelne Person, also um einen einzelnen Kontakt. Wenn Sie sehr viele Gruppen haben, empfehle ich diese Gruppen abzukürzen. Machen Sie vorne dran GRP oder ein ähnliches Kürzel, dass Sie sofort wissen, dass es sich hierbei um eine Gruppe handelt und nicht um eine Person, denn vor allen Dingen, wenn Sie in einer anderen Ansicht sind, beispielsweise in so einer Listenansicht, dann ist es noch schlechter zu erkennen, wo ist Gruppe, wo ist Person. Sehen Sie das? Da oben, nein. Wo ist sie denn? Eben, es ist schwierig herauszufinden. Und über Namen kann ich das sehr viel besser, sehr viel leichter steuern. Noch eine kleine Besonderheit, ein kleiner Tipp. Wenn Sie die Leute regelmäßig anschreiben und, wenn Sie den Leuten regelmäßig immer wieder die gleichen Texte versenden, dann können Sie diese Gruppe öffnen, "Doppelklick", und finden nun, hinter dem Symbol "Notizen", die Möglichkeit auf einer zweiten Seite eine kurze Notiz zu schreiben, zum Beispiel "Hallo zusammen, bitte schreibt mir, ob ihr kommen könnt" - das kann ich natürlich aus einer E-Mail rauskopieren- "Liebe Grüße Yannick." Also, bei "Mitglieder", werden Namen aufgelistet, "Notizen", kann ich quasi ein Kommentar dazuschreiben, und das Besondere ist, ich kann einfach diesen Kommentar später wieder markieren, kopieren und dann direkt in die E-Mail einfügen, und vergesse nicht, wo ich ihn hingespeichert habe, brauche also nicht eine getrennte Vorlage, sondern das wird eben mit dieser Gruppe mitgespeichert.

Outlook 2016: Tipps, Tricks, Techniken

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