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Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Grundlagen zu Buchungsgruppen

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Buchungsgruppen sind zentraler Bestandteil im Konzept von Dynamics NAV 2017. Anhand eines theoretischen Beispiels wird Ihnen dieses Konzept nähergebracht. Der Fokus liegt dabei auf einem Geschäftsfall im Inland.
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Transkript

In diesem Film bringe ich Ihnen die Verwendung von Buchungsgruppen anhand des praktischen Beispiels etwas näher und bevor wir hier loslegen, möchte ich zu Beginn gleich hier an dieser Stelle über die Debitorenliste einfach mal eine ganz gewöhnliche einfache Rechnung erstellen. Ich habe also hier einen Kunden ausgewählt die "Möbel-Meller KG", klicke auf neue Beleg "Verakufsrechnung". Der Kunde wird mir natürlich übernommen, kann hier jetzt noch einen Artikel angeben und sobald ich fertig bin, klicke ich auf die Schaltfläche "Buchen". Die Rechnung wurde verbucht, kann sie mir hier jetzt noch ansehen, und wenn sich die Rechnung hier, sozusagen, als archivierte Rechnung bereits geöffnet hat, hat Sie auch hier hab ich hier, können wir den bereits sehen, dann finden wir im Bereich AKTIONEN der Punkt "Navigate" und wir sehen ohne Angabe eine Kontonummer, ist diese Rechnung jetzt hier in der Finanzbuchhaltung gelandet, und zwar auf folgenden Konten. Damit haben wir eigentlich auch schon die Antwort auf die Frage wofür benötigen wir Buchungsgruppen. Die Buchungsgruppen helfen uns dabei, wenn Belege erstellt werden, wie zum Beispiel in meiner Rechnung, dass der Verkäufer oder doch der Einkäufer sich nicht mit Sachkonten und Sachkontonummern hier auseinandersetzen muss, sondern dass er die entsprechenden Stammdaten auswählen und hinter diesen Stammdaten da liegen dann verschiedene Gruppen, und diese Gruppen sorgen für eine entsprechende Kontierung. Ein Paar meiner Kollegen sind der Meinung, die Buchungsgruppen in der Version 2017 nicht mehr so wichtig sind, denn wenn ich hier jetzt, zum Beispiel einen neuen Debitor anlege, dann erhalte ich jetzt als neue Funktionen dieser Version zunächst die Auswahlmöglichkeit einer Vorlage, und hinter diesen Vorlagen, da kann man natürlich auch Buchungsgruppen vordefinieren, und es spart mir als Anwender, wenn ich so eine Vorlage auswähle, dass ich diese Buchungsgruppen dann explicit angebe. Das stimmt, trotzdem bin ich der Meinung, dass das Ganze ein so ein wichtiges und essentielles Thema ist, das wir uns dem jetzt ein bisschen näher annehme. Ich habe dazu hier im Excel ein bisschen etwas vorbereitet, und zwar eine Geschäftsfall, der mit verschiedenen Tabellenblätern von mir Schritt für Schritt jetzt erklärt wird. Den Geschäftsfall haben Sie gerade gesehen, nämlich es war genau der Geschäftsfall, den ich so eben verwendet habe, als ich die Rechnung innerhalb von Dynamics NAV erstellt und verbucht habe. Unser Ausgangspunkt ist also ein Kunde kauft ein Fahrrad, ein Kunde, der wohl im Inland sitzt, kauft ein Fahhrad der Produktkategorie "Handel". Gut, wenn wir hier einen Schritt weiter gehen, wäre das Buchhalterisch jetzt folgendes bedeuten: wir haben in irgendeiner Form Forderungen, sofern der Kunde nicht sofort bar bezahlt. Wir haben natürlich Erlöse und wir müssen, wenn es sich hier in meinem Geschäftsfall, im Inland-Handel Umsatzsteuer berechnen und natürlich auch verlangen. Ja das sind natürlich jetzt Informationen, die wir den Buchhalter ohne Probleme sofort entschlüsseln können. Das ist aber nicht das, was wir vom Anwender innerhalb von Dynamics NAV erwarten, aber auch nicht erwarten dürfen. Das heißt, Schritt drei ist der Anwender innerhalb von Dynamics NAV, der weist mit Debitoren und Kreditoren, also Kunden oder Lieferanten, und mit Artikel entsprechend umzugehen. Bei unserem Geschäftsfall "Ein Kunde kauft ein Fahrrad im Inland" stellen sich also folgende W-Fragen. Wo findet diese Geschäftstfall statt? Da kann man jetzt mit verschiedenen Codes arbeiten, zum Beispiel mit dem Code "National" oder mit dem Code "Inland", je nachden wieviel Administrator für die Gruppen aufgesetzt wurden? Was wurde oder wird gehandelt? Ein Fahrrad der Kategorie Handelsware. Und wer sind in dem Geschäftsfall, sozusagen, integriert, wer sind im Geschäftsfall hier verwickelt? Das wäre auch wieder der Kunde und hängt wieder davon ab welche Gruppen hier verwendet wurden. Kann ich ja jetzt gerne Mal mit Inland statt mit National arbeiten. Das heißt, wir haben drei Werte, die offenbar hier irgendwo auf den Stammdaten zu hinterlegen sind, und Sie haben, glaube ich, die Verknüpfung schon ganz gut hergestellt. Das könnte man auch mit Vorlagen machen. Wir gehen aber jetzt trotzdem noch einen Schritt mehr ins Detail, nämlich wo hinterlege ich diese Gruppen? Wir finden dazu auf der Debitor- oder Kreditorkarte. Das fehlt Geschäftsbuchungsgruppe, wo wir eben, zum Beispiel diese Gruppe "National" eintragen können. Ich zeige Ihnen das natürlich gleich in wenigen Minuten auch in der Anwendung. Wir finden am Artikel, das fehlt Produktbuchungsgruppe, wo wir zum Beispiel die Produktbuchungsgruppe eintragen können Und so können wir Schritt für Schritt die richtigen Gruppenfelder, wenn ich sie so bezeichnen darf, ausfüllen, also auch wieder die "Kreditor/Debitorenbuchungsgruppe" auf der Debitor- und Kreditorkarte beziehungsweise, wenn wir natürlich hier es mit Mehrwertsteuert zu tun haben, die entsprechenden Mehrwertsteuergeshäften "Mwst.Produktbuchungsgruppen". Das heißt, ein kurzes Seitstep hier, zunächst zurück nach Dynamics NAV sehen wir den vorhin neu angelegten Kunden. Er hat noch keine Bezeichnung, ich kann den mal "Neuer Kunde" nennen, aber er hat bereits Buchungsgruppen erhalten, weil wir Vorlagen verwendet haben. Und ich habe mich versucht hier farblich ein bisschen an meinem Exel zu orientieren. Sollten Sie also diese Schritte gerade nachvollziehen, dann wundern Sie sich nicht, wenn das Ganze bei Ihnen nicht in Farbe dargestellt wird. Das habe ich natürlich vorbereitet, wer mal hier zu dieser Geschäfts- und Mwst.-Geschäftsbuchungsgruppe. Das wäre jetzt die Wo-Frage, nämlich wo findet der Geschäftsfall statt. Wir haben dann im Vergleich dazu die Debitorenbuchungsgruppe, also wer ist in diesem Geschäftsfall entsprechend verwickelt beziehungsweise wer kommt in diesem Geschäftsfall vor. Das wäre jetzt diese Debitorenbuchungsgruppe, wo ich auch bereits den Code "Inland" hinterlegt habe. Fehlt uns also noch die Produktgruppe beziehungsweise die "Mwst.Produktgruppe", und diese finden wir natürlich nicht am Debitor, sondern auf der Artikelkarte. Und hier gibt es als Beispiel ein "Tourenrad", und wenn wir da ein wenig nach unten scrollen und uns nach den Feldern umsehen, dann haben wir sie auch bereits gefunden. Sie finden diese in dem Inforegister "Preis und Buchung", möglicherweise werden sie nicht angezeigt, dann haben Sie hier diesen Punkt "Mehr Felder anzeigen". Können Sie die Felder aus- und einblenden und jetzt farblich ebenso gleich markiert die beiden Gruppen, die jetzt relevant sind auf die Artikelkarte. Ja, jetzt werden Sie vielleicht sagen da gibt es noch ein drittes Feld das von mir im Exel nicht erwähnt wurde, das möchte ich nochmal zeigen, das stimmt. Ich habe hier jetzt die Lagerbuchungsgruppe außen vorgelassen. Die ist natürlich auch wichtig, aber ich habe sie in meiner Erklärung jetzt mal deswegen außen vorgelassen, weil sie im Wesentlichen den Lagerbestand des Artikels wertmäßig in der Finanzbuchhaltung widerspiegelt, muss natürlich auch trotzdem ausgefüllt werden. Ja, jetzt ist es bei mir bereits passiert und warum ist das passiert, nochmals als Hinweis, nämlich wenn ich in NAV 2017 auch auf der dicke Liste einen neuen Artikel auswähle, dann bekomme ich zunächst die Vorlage. Und wir können das gerne mal im Vergleich sehen, will ich Kernevorlage, also will ich hier abbrechen. Bekomme ich natürlich trotzdem eine neue Artikelnummer, aber jetzt sind diese Felder eben noch leer, und dann müsste ich sie auch selbst ausfüllen. Denn man sieht es hier an dieser roten Markierung die Felder sind als empfohlene Felder markiert, das heißt, ohne diese Felder kann ich den Artikel zwar speichern, aber ich kann den nicht innerhalb eines Belegs während der Rechnung zum Beispiel verwenden. Zurück zu meinem Excel, das heißt, also in weitere Folge wenn wir uns das Tabellenblatt 5 ansehen. Es muss irgendwo noch eine Tabelle, eine Liste, eine Darstellung geben, die jetzt diese Gruppen miteinander kombiniert. Das bedeutet also, wenn ein Geschäftsfall im Inland kommt, in diesem Fall "National", und eine Handelsware verwendet wird, in diesem Fall also das Fahrrad dann soll folgendes Konto während der Buchung verwendet werden. Das Ganze kann man jetzt fortsetzten, wenn dasselbe Geschäftsfall im Inland stattfindet und aufgrund der Kombination "Mwst.20", 20% Mehrwertsteuer zu berechnen ist, kann so folgendes Mehrwertsteuer- oder Umsatzsteuerkonto vorkommen mit folgenden Steuersatz. Ja, und so eine ähnliche Tabelle finden Sie jetzt auch in der Anwendung, hier mal zurück gehen in mein Rollencenter und rechts oben in die globale Anwendungssuche den Begriff "Buchungsmatrix" oder "Buchungsm" eingebe, dann halte ich die "Buchungsmatrix-Einrichtung" und die "Mwst.Buchungsmatrix"-Einrichtung. Bitte lassen Sie sich nicht verwirren, dass sieselben Menuelemente hier jetzt nochmals vorkommen, das ist tatsächlich so. Sie kommen aber auch inexact dieselbe Stelle völlig unabhängig davon, ob Sie den ersten oder dritten Eintrag, oder den zweiten, oder den vierten Eintrag verwenden, das ganze kann hier konzeptionelle Berechtigungsgründe haben, warum an diesem Menupunkt eben mehrfach verwendet. Werfen wir einen Blick in die Buchungsmatrix-Einrichtung. So können wir erkennen, dass es hier eine Art Übersetzungstabelle gibt, das bedeutet also, wenn ein Geschäftsfall im Inland vorkommt mit der Produktbuchungsgruppe "Handel", dann sind folgende Konten zu verwenden und da wäre jetzt beispielhaft auch dieses Konto 4010, das ich im Excel jetzt vereinfacht dargestellt nur mit 4000 beziffert habe. Denselben Vorgang können wir wiederholen mit der Mwst.-Buchungsmatrix. Kommt also ein Geschäftsfall im Inland vor, mit der Gruppe "Mwst.20". Bedeutet dies 20% Berechnung der Umsatzsteuer und dann bitte folgendes Umsatzsteuerkonto auch verwenden. Natürlich gilt dieses Konzept auf beiden Seiten, damit meine ich, wenn das Ganze kein Verkauf, sondern ein Geschäft für den Einkauf wäre, dann werden genauso 20% verwendet, Aber eben nicht Umsatzsteuer berechnet, sondern Vorsteuer. Ja uns somit beenden wir diese Erklärung, wie ich sie begonnen habe, nämlich ich wechsele in die Debitorenliste. Ich lege zunächst hier neuen Kunden im Inland an, das ist jetzt vielleicht ein kleiner Unterschied zum Anfang, gebe hier einen Namen ein, "Neuer Kunde 2". Die Buchungsgruppen sehen Sie wurden bereits ausgefüllt, klicke auf neue Beleg "Verkaufsrechnung", mein Kunde wird in der Rechnung übernommen wähle meinen entsprechenden Artikel aus, gebe eine Menge an und klicke im Anschluss auf "Buchen". Da die Rechnung jetzt mit Buchungsgruppen entsprechend vorbefüllt beziehungsweise konfiguriert war, konnte sie auch verbucht werden. Und ich kann den gebuchten Beleg ansehen, und stelle fest, dass hier unter "Navigate" tatsächlich in der Buchhaltung drei Bewegungen erzeugt wurden, und diese Bewegungen wurden folgendermaßen kontiert. Die Kontierung dafür, haben wir von weniger Minuten gesehen, findet sich in der Buchungsmatrix-Einrichtung beziehungsweise eben in der "Mwst.-Buchungsmatrix"-Einrichtung. Damit gebe ich Ihnen zum Abschluss noch einen kleinen Tipp mit, und zwar einen Tipp für Ihre Praxis und für Ihre Anwender. Wenn Sie Benutzer haben und davon gehe ich aus die Debitoren oder Kreditoren beziehungsweise auch Produkte, also Artikel anlegen, die auch Belege erstellen müssen, wie Rechnungen und Gutschriften, dann bitte machen Sie nicht den Fehler, dass Sie bei der Schulung oder beim Training die Aufmerksamkeit nur auf die Vorlagen legen. Erklären Sie dieses Prinzip ganz kurz, denn Eines ist klar: die Daten in dem ERP-System sind nur so gut von der Qualität her, so gut die Dateneingabe durch den Benutzer erfolgt ist. Und die Dateneingabequalität, die erhöht sich, wenn der Benutzer mehr Verständnis für die Anwendung hat.

Dynamics NAV 2017 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit der Unternehmenssoftware Dynamics NAV 2017 an praktischen Beispielen kennen.

4 Std. 52 min (50 Videos)
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Dynamics NAV Dynamics NAV 2017
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Erscheinungsdatum:13.04.2017

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