Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Grundlagen zu Buchungsgruppen

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Buchungsgruppen sind ein zentraler Bestandteil im Konzept von Dynamics NAV 2015. Anhand eines theoretischen Beispiels wird Ihnen dieses Konzept nähergebracht. Der Fokus liegt dabei auf einem Geschäftsfall im Inland.
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Transkript

Ja, was Sie hier sehen ist nicht Dynamics NAV in der ersten Version und es handelt sich auch nicht um eine Geheimsprache, sondern vielmehr ist es der Auftrag und die daraus resultierende Rechnung, die Sie jetzt in Dynamics NAV eingeben sollen. Und Sie werden mir bestimmt Recht geben, dass die Informationen Ihnen vielleihcht wenig sagen werden bzw., wenn Sie jetzt nicht gerade eine Bilanzbuchhalter Ausbildung haben, dann fangen Sie vielleicht mit diesen Daten wirklich gar nichts an. In diesem Film geht es darum, Ihnen eine sehr wichtiges Thema näher zu bringen. Ein Thema, das grundsätzlich man vielleicht gar nicht in den Bereich Grundlagen geben würde, aber gleichhzeitig ist es so essenziell, dass ohne dieses Basisverständnis es nicht möglich ist, mit Standards zu arbeiten. Der Überbegriff für dieses Thema ist das Stichwort Buchungsgruppen. Benutzer, die heute im Bereich Einkauf oder Verkauf arbeiten, haben es natürlich mit der Erfassung von Belegen zu tun, also Bestellungen und Aufträgen und in weiterer Folge landet das Ergebnis dieser Bewegungen in der Buchhhaltung in Form einer Rechnung. Die Buchhaltung selbst ist natürlich dabei darauf konzentriert, diese Rechnung richtig zu verbuchen, wie man vom Wording her schön sagt, und dabei kommen sogenannte Kontonummern zum Einsatz. Was Sie hier am Bildschirm sehen, wäre jetzt ein Fall, dass ein Kunde im Inland ein Fahrrad kauft, dabei entsteht österreichische oder auch deutsche Mehrwertsteuer, und gleichzeitig erhöhen sich unsere Forderungen. Wenn Sie tagtäglich und möglicherweise sogar dutzende Belege auf diese Art und Weise eingeben müssten, wären Sie auf der einen Seite nicht nur sehr ineffizient, sondern gleichzeitig würden Sie vermutlich über kurz oder lang auch verrückt werden. Ich möchte Ihnen jetzt anhand eines Beispiels kurz zeigen, wie die Buchungsgruppen Ihnen diese Arbeit abnehmen und habe dazu ein paar Dinge im Excel vorbereitet. Ich wechsle zunächst hier auf mein zweites Tabellenblatt, das sehr einfach gehalten ist, und ich habe hier diesen Beispielfall aufgeschrieben, "Kunde im Inland kauft ein Fahrrad", eine "Handelsware" stehet hier noch extra in Klammern dabei. Bei jedem Geschäftsfall treten die drei W-Fragen auf, das heißt, wo findet das Geschäft statt? Was wird gehandelt? Und in weiterer Folge, wer muss bezahlen? Also ist es eine Forderung oder ist es zum Beispiel an dieser Stelle eine Verbindlichkeit? Ist eigentlich ganz einfach, das heißt, wo findet das Geschäft statt? Mit wem handele ich hier eigentlich? Und davon ist es abhängig, wo das Geschäft stattfindet. Geben wir an, dass der Kunde Maier sozusagen unser Kunde ist, der dieses Fahrrad möchte, was möchte er haben? Er möchte eben ein Fahrrad. Und dann bleibt noch, handelt es sich um eine Forderung oder eine Verbindlichkeit, also wer muss bezahlen? Es ist eine Forderung, aber bleiben wir bei der Frage der Maier muss in diesem Fall irgendwann das Fahrrad auch bezahlen. Das sind jetzt Informationen, die uns vermutlich schon ein bisschen vertrauter sind. Wenn wir jetzt einen Auftrag erfassen würden, würden wir eben den Kunden Maier eingeben und in den Positionen bei den Produkten das Fahrrad auswählen. Damit wäre unsere Arbeit getan. Wir sind aber nette Kollegen und denken natürlich auch ein bisschen an die anderen Rollen bei uns im System, zum Beispiel den Buchhalter, und wenn wir uns vorstellen, dass ein Buchhalter jeden einzelnen Kunden oder jedes einzelne Fahrrad in der Buchhaltung verwalten müsste, dann können wir uns ungefähr vorgstellen bei einem Produktkatalog von ein paar tausenden Produkten, und ebenso von ein paar hundert Kunden bereits nur, was das an Aufwand bedeuten würde im Bereich der Buchhaltung. Unsere Kollegen sind also intelligente Menschen und die haben sich überlegt, dass sie die Kunden zum Beispiel und natürlich auch die Lieferanten in Gruppen unterteilen, damit das Ganze in der Buchhaltung ein bisschen einfacher wird und das betrifft natürlich auch die Produkte. Das heißt zum Beispiel, Kunden im Inland werden in der Buchhaltung in die Gruppe "national"eingegliedert. Das gilt natürlich auch im Bereich der Wer-Frage, auch hier gibt es diese Gruppen und der Maier ist natürlich sowohl auf der Wo-Seite als auch auf der Wer-Seite im Bereich der Gruppe "national", denn der Kunde ist ja immer noch derselbe. Und die Produkte, auch die werden in Gruppen unterteilt und da kann man sich jetzt flexibel bewegen von Handelsware über Rohstoffe oder eben auch eigene Begriffe finden, aber unsere Kollegen, die machen es uns einfach. Die haben gesagt, alle unsere Produkte, die in den Bereich des Wiederverkaufs fallen, sind in unserem Fall in der Gruppe "Handel" für Handelsware. Damit wir im Unternehmen effizient arbeiten und Zeit sparen, haben uns also unsere Kollegen aus der Buchhaltung diese Gruppen erklärt. Wir wissen, welche Kunden in welche Gruppe fallen, wir wissen auch, welche Produkte in welche Gruppe fallen, fehlt uns nur noch die Information, wo wir diese Gruppen eintragen müssen bzw. sollen, denn sonst macht das Ganze ja keinen Sinn. Und wenn ich hier jetzt in meinem Tabellenblatt noch einmal umblättern darf, dann finden wir hier neue Begriffe, die ich jetzt da drüber geschrieben habe, und dies Begriffe, das sind die Feldnamen aus Dynamics NAV, das heißt, das sind die Stellen, wo wir diese Gruppen eintragen müssen, zum Beispiel hier diese Gruppe "national", muss beim Kunden in der Geschäftsbuchungsgruppe eingetragen werden. Das gilt hier auch beim Kunden für die Debitorenbuchungsgruppe und beim Artikel nennt sich das Ganze eben Produktbuchungsgruppe, da es ja auf einen bestimmten Artikel bezogen ist. Wir werfen einen Blick in Dynamics NAV. Holen wir uns hier also hier den Kunden mit der Nummer 10.000, und wenn wir hier einen Blick auf die Details werfen, dann finden wir dort im Info-Register "Fakturierung" diese Gruppen vor. Wir sehen hier diese Geschäftsbuchungsgruppe und die Mehrwertsteuergruppe. Es ist selbstverständlich klar, dass wenn ich im Inland etwas verkaufe, dass ich auch Mehrwertsteuer bezahlen muss, und gleichzeitig hier eben, diese Debitorenbuchungsgruppe, handelt es sich also um eine Forderung oder um eine Verbindlichkeit. An dieser Stelle habe ich auch bewußt hier jetzt anstelle von "national" bei den Debitorenbuchunsgruppen mal "Inland" verwedet, denn damit wollte ich aufzeigen, dass diese beiden Felder direkt keine Verbindung haben. Ich kann also die Gruppen wirklich benennen wie ich möchte und wie sie genannt werden, das gibt eben der Buchhalter gemeinsam mit dem Administrator vor. Fakt ist, ohne diese Gruppen, kann ich den Kunden nicht verwenden, denn sonst müsste ich ja dieses Zahlenspiel kennen, das Sie ganz zu Beginn dieses Films gesehen haben und das betrifft auch den oder die Artikel, wenn wir uns einen Beispielartikel hier ebenfalls am Bildschirm ansehen, gibt es auch dort das Info-Register "Fakturierung" und in diesem Register die einzelnen Felder, wie diese Produktgruppe und die MwSt.-Produktbuchungsgruppe. Um also zu verhindern, dass wir es mit einer Arbeitsoberfläche zu tun haben, die wie dieses Zahlenspiel hier aussieht, müssen wir und dürfen wir in diesem Fall auf den einzelnen Stammdaten eben diese drei Fragen beantworten, und zwar in Form dieser Gruppen, dieser Geschäfts-, Produkt- und Kreditor- bzw. Debitorenbuchungsgruppe. Die Mehrwertsteuer ist dabei eine logische Konsequenz. Je nachdem wo ich etwas verkaufe oder einkaufe, muss ich natürlich auch eine Mehrwertsteuer berechnen und diese Angaben, die führe ich an der selben Stellle aus, wie die oben genannten Gruppen, wie wir es ja soeben auch am Screen hier direkt auf der Artikelkarte in Dynamics NAV gesehen haben. Wie kommt das System jetzt dann tatsächlich auf diese Kontonummern? Im Gunde gibt es im System eine Tabelle, die vom Buchhalter und vom Admistrator dann entsprechend parametrisiert wird, wo drin steht, wenn ein Geschäftsfall mit der Gruppe "national" und "Handel" vorkommt, dann betrifft das folgende Konten. Ist diese Tabelle nicht korrekt eingerichtet, erhalten Sie selbstverständlich eine Fehlermeldung aber das liegt ja dann nicht in Ihrem Aufgabenbereich, sondern Sie kontaktieren dann entweder Ihren Administrator oder eben den Buchhalter, dass diese Tabelle entsprechen korrigiert wird. Ihre Aufgabe ist es, zu wissen, es gibt diese Gruppen, sie sind verpflichtet und ich muss wissen, in welche Gruppe welcher Kunde fällt, und dabei unterstützt mich mein Buchhalter oder mein Administrator. Die letzte Information, die Sie jetzt noch benötigen ist, dass Sie auf der Artikelkarte möglicherweise gesehen haben, dass hier noch eine dritte Buchungsgruppe auftaucht, die sogenannte Lagerbuchungsgruppe. Wenn wir etwas verkaufen oder einkaufen wird ja unser Lagerwert mehr oder weniger. Auch dieser Wert steht natürlich in der Buchhaltung und auch diese Werte werden im Normalfall in der Praxis in Gruppen unterteilt und sind daher entsprechend auf der Artkelkarte anzugeben. Zusammengefasst müssen Sie als Vertriebsmitarbeiter oder als Einkäufer also kein Buchhalter sein. Sie müssen nicht in der Lage sein, diesen Zahlencode hier entschlüsseln zu können, sondern Sie müssenin der Lage sein, folgende Fragen beantworten zu können, wenn es sich um einen Geschäftsfall handelt, den Sie gerade bearbeiten. Wo findet der Geschäftsfall statt? Was wird gehandelt und wer bezahlt sozusgen die offene Rechnung? Ist es eine Forderung oder eine Verbindlichkeit? Und die Antworten auf diese Fragen, die geben Sie im System, indem Sie die Buchungsgruppenfelder entsprechend ausfüllen und dort die Gruppen eintragen, die Ihr Administrator oder Ihr Buchhalter für Sie vorbereitet hat.

Dynamics NAV 2015 Grundkurs

Lernen Sie den Umgang mit Dynamics NAV 2015 kennen. Sie erfahren, wie Sie die Software mit verschiedenen Endgeräte nutzen, Stammdaten verwalten und effizient arbeiten.

3 Std. 37 min (35 Videos)
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