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So geben Sie Webdokumente schnell und einfach für Einzelpersonen, Ihr gesamtes Team oder sogar für Kunden, Partner oder Lieferanten frei.
06:32

Transkript

Webdokumente haben den großen Vorteil, dass Sie Dokumente freigeben können. Das heißt, Sie können andere Personen berechtigen ihr Dokument anzusehen oder zu bearbeiten. In diesem Video lernen Sie nun, wie Sie Webdokumente einfach für Einzelpersonen, ihr gesamtes Team oder sogar für Kunden, Partner oder Lieferanten freigeben können. Dazu nutzen Sie einfach den blauen Freigabe-Button. Prinzipiell ist es so, dass wenn Sie ein neues Dokument erstellen, erstmal nur Sie, als Eigentümer Zugriff auf dieses Dokument haben. Dieses Dokument also privat ist. Wenn Sie das Dokument nun freigeben möchten, klicken Sie einfach auf den blauen "Freigeben"-Button und jetzt können Sie das Dokument für andere Personen freigeben, indem Sie ihre E-Mail-Adresse eingeben. Beispielsweise möchte ich dieses Dokument für meinen Kollegen Thomas Maier freigeben. Dann wähle ich seine E-Mail-Adresse aus und Sie sehen, auch hier greift er automatisch auf ihre Kontakte zu und Sie können dann beispielsweise ihren Kollegen direkt auswählen. Jetzt kann ich festlegen, was denn mein Kollege Thomas Maier in diesem Dokument darf. Dabei stehen drei Möglichkeiten zur Auswahl. Entweder er darf das Dokument bearbeiten, das heißt, er darf gleichberechtigt mit mir Änderungen vornehmen, er darf das Dokument kommentieren, das heißt, er kann Kommentare hinterlassen oder er darf nur lesen. Das heißt, er darf das Dokument nur anschauen, kann aber keine Änderungen vornehmen und auch keine Kommentare hinterlassen. Ich sage jetzt mal, mein Kollege darf das Dokument bearbeiten. Und wenn ich möchte, kann ich ihm noch eine Notiz hinzufügen. [typing] [typing] Dann klicke ich nur noch auf "Senden" und mein Kollege Thomas Maier bekommt dann eine E-Mail mit dem Link zum Dokument und der entsprechenden Notiz, die ich hier hinzugefügt habe. Auf diese Art und Weise kann ich jederzeit auch noch mehrere Personen zu meinem Dokument hinzufügen, sprich für mehrere Personen freigeben. Wenn ich auf die Schaltfläche "Erweitert" klicke, kann ich mir nochmal ganz genau ansehen, wer den Momentan alles zugriffsberechtigt ist für dieses Dokument. Sie sehen, ich bin momentan der Eigentümer und mein Kollege Thomas Maier ist für das Dokument freigegeben. Er darf das Dokument bearbeiten. Da das aber mein Dokument ist und ich der Eigentümer bin, habe ich jederzeit im Griff, wer auf mein Dokument Zugriff hat und in welchem Umfang. Das heißt, ich kann Thomas Maier mit diesem "x" jederzeit wieder entfernen, oder ich kann seine Rechte einschränken. Beispielsweise indem ich sage, er darf jetzt nicht mehr bearbeiten, sondern nur noch kommentieren, oder das Dokument ansehen. Zudem kann ich hier auch festlegen, ob die Freigabe für Thomas Maier nach einem gewissen Ablaufdatum abläuft. Das geht aber nur für Nutzer mit Kommentar- oder Ansichtsberechtigung. Das heißt, ich kann festlegen zu welcher Frist die Freigabe wieder entsprechend abläuft. Was gibt es hier bei den Freigabeeinstellungen nun noch für weitere Möglichkeiten? Ich könnte jederzeit noch weitere Personen einladen, um an diesem Dokument gemeinsam mit mir zu arbeiten. Ich kann aber auch die globalen Sichtbarkeitseinstellungen anpassen. Indem ich hier auf "Ändern" klicke, kann ich dann die globalen Sichtbarkeitseinstellungen anpassen. Prinzipiell ist es immer so eingestellt, dass nur bestimmte Personen Zugriff auf dieses Dokument haben. Ich kann aber hier die globalen Sichtbarkeitsoptionen erweitern. Zum einen, innerhalb meines Unternehmens und zum anderen öffentlich. Sie können hier beispielsweise wählen, dass alle Personen innerhalb ihres Unternehmens, die über den Link verfügen, auf ihr Dokument zugreifen können. Voraussetzung hierfür ist aber, dass der entsprechende Nutzer über den Link verfügt. Sie können aber auch sagen, okay, jeder in meinem Unternehmen darf das Dokument öffnen und er kann es über die Suche in Google Drive auch finden. Wenn Sie die Sichtbarkeit nicht auf ihr Unternehmen beschränken möchten, sondern öffentlich freigeben, dann stehen Ihnen die oberen beiden Sichtaberkeitsoptionen zur Auswahl. Jede Person, auch außerhalb ihres Unternehmens, kann auf ihr Dokument zugreifen, wenn die Person über den Link verfügt. Oder, und das wäre die nächste Form der Freigabe für ihr Dokument, ihr Dokument wäre öffentlich im Web. Das heißt, jeder im Internet ist zur Suche und zum Zugriff berechtigt. Das wird aber nur in den seltensten Momenten vorkommen, dass Sie diese Einstellungen wählen. Bei allen Sichtbarkeitsoptionen könne Sie dann hier unten immer noch sagen, was sollen die Personen für einen Zugriff auf das Dokument haben. Sie können sagen, okay, man darf das Dokument nur ansehen. Sie können aber auch sagen, die Personen dürfen ihr Dokument kommentieren. Das heißt, Sie können keinen Inhalt verändern, aber Kommentare hinterlassen, oder Sie dürfen das Dokument bearbeiten. Das heißt, die Personen haben Zugriff und können die Inhalte ihres Dokumentes verändern, beziehungsweise ergänzen. Wenn Sie nach ihren vorgenommenen Änderungen auf "Speichern" klicken, kommen Sie wieder zurück zu den Freigabeeinstellungen. Jetzt kommen wir noch zu höhsten Form der Zugriffsberechtigung, zur Übertragung der Eigentümerschaft. Bevor ich die Eigentümerschaft übergebe, muss ich mir noch bewusst machen, welche Auswirkungen das hat. Denn der Eigentümer ist der Einzigste, der ein Dokument löschen darf. Außerdem ist der Eigentümer auch der Einzigste, der hier unten diese beiden Eigentümereinstellungen anpassen darf. Und zwar, ist es standardmäßig nämlich so, dass Bearbeiter, wie beispielsweise mein Kollege Thomas Maier, in meinem Dokument hier weitere Personen hinzufügen dürfen und die Berechtigungen von anderen Personen ändern können. Wenn ich das aber nicht möchte, dass heißt, wenn nur ich als Eigentümer entscheiden möchte, wer Zugriff hat auf mein Dokument und wer die Zugriffsberechtigung für die anderen Kollegen anpassen darf, dann kann ich hier dieses Häkchen setzen. Genauso kann ich als Eigentümer festlegen, dass dieses Dokument nicht heruntergeladen, nicht gedruckt und nicht kopiert werden kann. Allerdings kann man diese Funktion nur für Kommentatoren und Betrachter deaktivieren. Dann klicke ich auch hier auf "Speichern" und die entsprechenden Änderungen werden übernommen. Jetzt kennen Sie die wichtigsten Einstellungen, die beim Freigeben eines Dokumentes zu beachten sind. Und wenn Sie dann auf "Fertig" klicken, kommen Sie ganz einfach wieder zu ihrem Dokument zurück.

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2 Std. 28 min (46 Videos)
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Erscheinungsdatum:29.09.2014
Aktualisiert am:13.03.2017

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