MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 4) – Planen für Exchange Online und Skype for Business Online

Gesetzliche Aufbewahrungspflicht aktivieren

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In jedem Unternehmen existieren Daten, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Somit muss sichergestellt werden, dass diese nicht einfach gelöscht werden können. Lassen Sie sich in diesem Film von Tom Wechsler erklären, wie die Funktion zur Erfüllung der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht aktiviert werden kann.
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Transkript

Wie Sie die gesetzliche Aufbewahrungspflicht aktivieren können, ist das Ziel in diesem Video. Dazu gibt es zwei englische Begriffe: "Litigation Hold" und "In-Place Hold". Litigation Hold bezieht sich auf ein Postfach. Das gesamte Postfach wird dann zur Beweissicherung festgehalten. Das bedeutet, es können keine Elemente gelöscht werden. In-Place Hold bezieht sich auf ein spezifisches Element oder auf ein spezifisches Stichwort, das Sie angeben, dass in verschiedenen Elementen auftreten kann. Schauen wir uns diese beiden Aufbewahrungspflichtverfahren etwas genauer an. Zuerst einmal das Beweissicherungsverfahren oder eben auch Litigation Hold genannt. Dazu navigieren Sie ins "Exchange Admin Center", im besten Fall sind Sie auf dem "Dashboard" und navigieren zu den "Postfächern". Litigation Hold Beweissicherungsverfahren aktivieren Sie auf einem spezifischen Postfach. Ich habe das Postfach von Erika Hess geöffnet, ich wähle "Postfachfunktionen" aus, ich navigiere ein wenig nach unten und dann habe ich die Möglichkeit, das Beweissicherungsverfahren zu aktivieren. Dieses Beweissicherungsverfahren ist dann so, dass der Benutzer Elemente nicht mehr zum Beispiel löschen kann. Sie werden auf die Seite gelegt. Wenn wir dem also sagen möchten, damit diese Elemente auch später eingesehen werden können, sie sind also blockiert. Ich kann diese Blockierung oder dieses Beweissicherungsverfahren in Tagen spezifizieren. Zum Beispiel möchte ich, dass ein Jahr lang dieses Beweissicherungsverfahren aktiv ist. Ich kann noch einen Hinweis festlegen und eine URL angeben und ich wähle "Speichern". Es kann bis zu 60 Minuten dauern, bis dieses Beweissicherungsverfahren für ein einzelnes Postfach aktiv ist. Und ich wähle "Speichern" und ich habe die Beweissicherungsverfahren-Funktion für dieses Postfach aktiviert. Sie sehen, wir erhalten die Nachricht, dass es bis zu 60 Minuten dauern kann, bis die Halteeinstellung wirksam wird. Halteeinstellung bedeutet eben, dass die Elemente dann nicht mehr gelöscht werden können, sie sind blockiert. Ich wähle "OK", und nun haben wir diese Funktion eingeschaltet. Es gibt eine Möglichkeit, um ein Objekt zu blockieren, wenn es ein Stichwort enthält. Und das ist der sogenannte In-Place Hold oder wenn wir zur "Verwaltung der Compliance" navigieren, diese Funktion heißt "In-Situ-eDiscovery und -Archiv". Hier besteht die Möglichkeit, das Halte-Verfahren nicht nur für ein gesamtes Postfach zu aktivieren, sondern zum Beispiel auch für Elemente, die ein bestimmtes Stichwort enthalten oder auf eine Konversation zwischen zwei verschiedenen Postfächern. Da können wir nun diese hier in diesem Portal erstellen oder wir erhalten die Nachricht, dass wir auch im Security & Compliance Center diese Richtlinie festlegen können. Ich starte diese Richtlinie hier über das Pluszeichen, ich möchte diese in Exchange Admin Center erstellen. Und ich wähle einen Namen, zum Beispiel "Corp" und es geht um "Patent". Patent ist immer wichtig, sollte da nicht in die falschen Hände geraten. Eine Beschreibung, die ich festlegen kann, und ich wähle "Weiter". Nun kann ich bestimmen, möchte ich dieses Verfahren auf alle Postfächer anwenden, auf keine Postfächer oder auf spezifische Postfächer, die ich nun angeben kann über das Pluszeichen. Und ich möchte da einmal diese Funktion aktivieren auf zum Beispiel "Ray Braslin" und ich wähle "Hinzufügen" und "OK". Und ich kann nun bestimmen, möchte ich alle öffentlichen Ordner ebenfalls in diese Funktion einbinden und ich wähle "Weiter". Jetzt besteht die Möglichkeit, die Suchabfrage zu bestimmen. Möchte ich alle Inhalte einschließen oder möchte ich spezifische Kriterien festlegen, dann besteht die Möglichkeit, zum Beispiel mit Schlüsselwörter zu arbeiten. Also wenn Sie auf ein spezifisches Schlüsselwort das Augenmerk legen, das kann zum Beispiel sein eine Patentanmeldung oder so irgend etwas, oder wenn Sie die Konversation zwischen zwei verschiedenen Benutzern überwachen möchten. Da wählen Sie ebenfalls die Benutzer aus. Das wäre nun in meinem Fall der Benutzer "Ray Braslin", "Hinzufügen", "OK", und dann Ray Braslin kommuniziert zum Beispiel mit Tim Allen oder Sandra Hilti, Sie haben die Idee erhalten, wähle nun einmal "Sandra Hilti" aus und wähle "OK". Und nun kann ich den Nachrichtentyp auswählen. Was soll denn tatsächlich überwacht werden, "Alle Nachrichtentypen suchen, einschließlich der möglicherweise unten nicht aufgeführten", das bedeutet also wirklich über alles, oder wir können die zu suchende Nachrichtentypen manuell auswählen. Ich wende einmal die erste Option an, das ist okay für mich, und ich wähle "OK". Und nun geht's weiter. Dann kann ich bestimmen, wie lange soll diese Funktion aktiviert sein. Ich möchte zum Beispiel "Inhalt, der mit der Suchanfrage übereinstimmt, in ausgewählten Quellen aufbewahren", das ist eine Möglichkeit. Und wie lange soll das aufbewahrt werden? Dauerhaft oder möchte ich auf eine bestimmte Anzahl Tage das Augenmerk klicken, zum Beispiel 700 Tage. Das ist dann je nachdem, wie die Rechtsabteilung das bestimmt hat, müssen Sie hier die Konfiguration tätigen, und ich wähle "Fertig stellen". Nun wird diese Anfrage gespeichert. Das dauert einen kleinen Moment. Ich wähle "Schließen", und wir haben jetzt erfolgreich ein In-Place Hold konfiguriert. Wir können diese Konfiguration selbstverständlich auch in der PowerShell durchführen. Dazu habe ich einige Commandlets vorbereitet. Wie immer der erste Schritt verbinden Sie sich mit Exchange Online, damit Sie die Konfiguration tätigen können. Haben Sie sich erfolgreich verbunden, können Sie über "Get-Mailbox" die noch verifizieren. Ich möchte zuerst einmal einen sogenannten Litigation Hold einrichten und zwar für die Mailbox "Tim.allen". Mit "Set-Mailbox", dann mit der Angabe der eigentlichen Mailbox und "-LitigationHoldEnabled" auf "true". Der Cursor ist auf der Zeile 16, das ist perfekt, führe das Commandlet aus. Und nun möchte ich testen, ob es auch tatsächlich funktioniert hat. Noch ein kleiner Hinweis. Hier auch wieder diese Warnung, dass es bis zu 60 Minuten dauern kann, bis diese Halteeinstellung wirksam wird. Prüfen wir einmal, ob es auch funktioniert hat. Ich setze den Cursor auf die Zeile 18, wo ich das Commandlet einsetze "Get-Mailbox", dann "where-object", "litigationholdenabled" entspricht wahr, und ich möchte die Namen sehen. Und nun erhalte ich die Liste mit den Namen, und es sind "erika.hess" und "tim.allen". "erika.hess" haben wir über die grafische Oberfläche konfiguriert, "tim.allen" eben in dieser PowerShell-Sitzung. Ich kann diesen Wert wieder rückgängig machen mit "false", "Set-Mailbox tim.allen@videotrainer.ch", "-LitigationHoldEnabled" auf "false" und ich habe diese Konfiguration wieder rückgangig gemacht. Das können wir gleich wieder testen, indem wir wiederum das Commandlet von der Zeile 18 einsetzen, damit wir verifizieren können, hat es auch tatsächlich funktioniert. Die Konfiguration ist noch nicht ganz abgeschlossen. Jetzt ist es durch, der Cursor ist wieder da, und wir können das Ganze testen, und jetzt erhalten wir nur noch "Erika.hess". Wir haben die Möglichkeit, Litigation Hold einzusetzen und auch die Dauer anzugeben. Ich setze wiederum das Commandlet ein "Set-Mailbox", dann "Tim.allen@videotrainer.ch", "LitigationHold" ist auf "true" gesetzt, und die "LitigationHoldDuration" ist 2555 Tage. Der Cursor ist auf der Zeile 22, und ich führe das Commandlet aus. Nun wurde also wieder für die Mailbox "Tim.allen" diese "LitigationHold"-Funktion aktiviert. Ich habe eine Möglichkeit, eine Mailboxsuche zu starten mit "New-MailboxSearch". Der Name dieser Suche ist "Lohnzahlung". Die SourceMailbox ist "Tim.taylor", und in einer Suche arbeite ich immer mit einem Searchquery, also "-SearchQuery", und ich möchte nach "Lohnzahlung" suchen. Und wenn das gefunden wurde, dann aktiviere ich die "InPlacehHoldEnabled"-Funktion, und diese ist hier auf "True" gesetzt. Setze also den Cursor auf die Zeile 25, führe das Commandlet aus. Da habe ich eine Fehlermeldung erhalten, das ist kein Problem. Ich muss das Postfach eindeutig verifizieren, indem ich die komplette E-Mail-Adresse angebe, verwende also "tim.taylor@videotrainer.ch". Und ich führe dieses Commandlet nochmals aus. Sie haben gesehen, ich habe eine Fehlermeldung erhalten. Da steht, dass dieses Objekt nicht eindeutig gefunden werden konnte. Entweder verwendet sie "LegacyExchangeDN" oder "die GUID", um diese Konfiguration abzuschließen. Ich habe nun zwischenzeitlich diese Informationen ausgelesen. Ich zeige Ihnen, wie das funktioniert, möchte das nich einfach überspringen. Ich habe mit "Get-Mailbox tim.taylor" den Aufruf gemacht und diesen Aufruf umgelenkt in eine formatierte Liste, und ich suche nach der Guid, nach der Global Unique Identifier Nummer für dieses Postfach. Ich habe den Cursor auf die Linie 27 gesetzt und ich führe das Commandlet aus. Und ich erhalte nun die Global Unique Identifier Nummer. Diese Nummer habe ich nun eingesetzt hier in der Zeile 25, "-SourceMailboxes" und dann Angabe der Guid. Und nun setze ich den Cursor auf diese Linie, Zeile 25, und führe dieses Commandlet aus. Und nun erhalte ich eine Meldung, "Eine Postfachsuche mit der Bezeichnung "Lohnzahlung" ist bereits vorhanden oder wird gegenwertig gelöscht". Da ich vorgängig diesen Aufruf schon ausgeführt habe, ist es im Hintergrund immer noch am Abarbeiten. Das ist kein Problem. Wir enden einfach den Namen, damit wir die Konfiguration erfolgreich abschließen können, also in diesem Fall nicht "Lohnzahlung", sondern "Bonus". Der Name ist alos jetzt "Bonus", und der SearchQuery ist ebenfalls "Bonus". Und dann brauche ich, um das Resultat aufzurufen, "Get-MailboxSearch", ebenfalls wieder der Name der neuen Suche, das ist Bonus, also ebenfalls anpassen. Nun setze ich den Cursor wiederum auf die Zeile 25, und jetzt können wir erfolgreich diese Suche starten. Das heißt jetzt also, jetzt wurde diese Konfiguration erfolgreich umgesetzt, indem ich zuerst halt die "Guid" eingeben musste und schlussendlich auch noch die Namensgebung anpassen musste, da ich Lohnzahlung halt schon verwendet habe. Das hat nun bestens funktioniert, wir erhalten wieder die Meldung, dass es bis zu 60 Minuten dauern kann, bis diese Aufbewahrungseinstellung wirksam wird. Wir können nun die Konfiguration testen mit "Get-MailboxSearch". Der Name ist "Bonus", und ich lenke das Resultat um in eine formatierte Liste. Der Cursor blinkt am richtigen Ort, führe das Commandlet aus, und wir erhalten nun die Details zu unserer Konfiguration. Ich gehe da ein wenig nach oben, um zu verifizieren, SearchQuery ist tatsächlich "Bonus", das hat funktioniert, und wir sehen auch die Identity und wir sehen den Namen und wann wurde dies kreiert, und wir sehen, die SourceMailbox ist "tim-taylor", haben wir halt über die Guid angeben müssen und nicht über diese komplette E-Mail-Adresse. Das sind manchmal so Fehler, die auftreten können, und es ist sehr gut, dass wir das gemeinsam bearbeiten konnten, dass Sie sehen, wie Sie vorgehen müssen, falls Sie einmal eine Fehlermeldung erhalten, nicht direkt erschreckt sein, nein, die Fehlermeldung lesen und dann nach den Informationen suchen, dann können Sie die Konfiguration auch erfolgreich abschließen. Ich habe Ihnen gezeigt, wie Sie gesetzliche Aufbewahrungspflicht im Exchange Admin Center konfigurieren können oder eben auch in der PowerShell.

MCSA: Office 365 – 70-347 (Teil 4) – Planen für Exchange Online und Skype for Business Online

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1 Std. 51 min (20 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.03.2017

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