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Genehmigungs-Workflow aktivieren und konfigurieren

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Mit dem Genehmigungs-Workflow können Sie festlegen, dass eine oder mehrere Personen per automatisierter Aufgabe ein Dokument vor einer Veröffentlichung prüfen und annehmen oder ablehnen müssen.
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Transkript

Im Unterschied zur Inhaltsgenehmigung können Sie alternativ auch Genehmigungs-Workflows in Bibliotheken konfigurieren, die dafür sorgen, dass die genehmigenden Personen automatisch per E-Mail Nachricht informiert werden, wenn ein Dokument zu Genehmiging ansteht. Jedoch werden die Dokumente innerhalb der Bibliothek von allen Berechtigten Personen gesehen, also nicht wie bei der Inhaltsgenehmigung, nur vom Ersteller oder der genehmigenden Personen. In diesem Video zeige ich Ihnen den Genehmigungsworkflow. Es ist wichtig, dass Sie innerhalb der Bibliothekeinstellungen, im Bereich Versionsverwaltungseinstellungen, die Inhaltsgenehmigung deaktiviert haben, sonst funktioniert der Workflow nicht. Deshalb ganz ganz wichtig, ich habe das jetzt hier noch einmal ausgestellt. Ich wechsle noch mal in die Bibliothek. Um jetzt den Workflow zu konfigurieren, wechsle ich noch mal in die Einstellungen der Bibliothek. In diesem Fall gehe ich in die Kategorie Berechtigungen und Verwaltungen, und dort finde ich die Workfloweinstellungen. Würden wir jetzt innerhalb der Bibliothek mit verschiedenen Gescheftsvorlagen arbeiten, dann könnte ich auch hier jetzt noch eine Gescheftsvorlage auswählen, für die der Workflow gültig sein soll. In diesem Fall lasse ich die Liste stehen und gehe einmal hier unten auf den Link Workflow hinzufügen. Im oberen Bereich könnte ich jetzt immer noch einmal den Inhaltstypen, so wird das genannt, die Gescheftsvorlage oder eben halt ein entsprechendes Dokument oder eine andere Vorlage auswählen, aber es soll für die gesammte Liste, also für die gesammte Bibliothek gültig sein. Und ich wechsle einmal hier direkt in den Bereich Workflow. Hier gibt es jetzt einige vorgeschlagene Workflows, die ich anwenden kann. Die sind nicht alle für die Bibliothek gedacht, zum Beispiel der Drei Status Workflow, der eignet sich eher für die Problemverfolgungsliste. Und hier im unteren Bereich habe ich die Genehmigung beziehungsweise den Genehmigungsworkflow, und hier auch noch mal der Hinweis, falls das bei Ihnen nicht angezeigt wird, so muss der SharePoint Administrator oder auch Sie, wenn Sie die Möglichkeit haben, auf oberster Ebene in den Websitesummlungsfeatures diese Workflows noch mal aktivieren. Ich wähle jetzt Genehmigungen aus. Danach vergebe ich einen aussagekräftigen Namen. Denn wenn Sie mit mehreren Workflows arbeiten, und Sie erhalten später immer E-Mail Nachrichten, dass Sie dann auch wissen, woher kommt dieser Workflow eigentlich. Im Bereich Aufgabenliste hätten wir die Möglichkeit eine vorhandene Aufgabenliste auszuwählen. Da empfehle ich immer eine neue Aufgabenliste zu erstellen. Denn wenn Sie mit Ihrem Team eine Aufgabenliste verwenden, würde der Workflow seine Aufgaben dort mit ablegen, also immer hier drauf achten, dass er eine neue Aufgabenliste erstellt. Ebenso wird hier auch eine Verlaufsliste erstellt, wo man später einmal prüfen kann, wenn der Workflow hagt. In diesem Fall habe ich gar keine Möglichkeit, was auszuwählen, das liegt daran eben halt so eine Verlaufsliste so existiert. Dann kommen wir zum Bereich Startoptionen, hier können wir festlegen, wie der Workflow starten soll. In meinem Fall soll der Workflow starten, wenn ein neues Element hinzugefügt wird. Wobei auch eine Änderung im Dokument, eigentlich die Veröffentlichung erneut geprüft werden muss, also das bedeutet, dieser Workflow wird gestartet, wenn ein Element geändert wird. Das aktiviere ich auch, dann klicke ich auf Weiter. Hier folgt jetzt der Dialog für die Einstellung des Workflows. In meinem Beispiel verwende ich meinen Namen für die genehmigende Person, damit ich auch die nachfolgenden Schritte später zum Genehmigen durchführen kann. Und den müsste er finden. Wenn Sie die Gehnemigung mehreren Personen für ein Dokument übertragen möchten, so fügen Sie die einzelnen Personen in der Reihenfolge hinzu, wie Sie gehnemigen sollen. Dafür kann man hier auch Phasen, eine neue Phase hinzufügen klicken, und dann habe ich die Möglichkeit weitere Personen hier hinzuzufügen. Dann wäre das so, dass der Gehnemigungsstatus so lange auf Ausstehend bleibt, bis wirklich alle Personen, die hier aufgeführt sind, das Dokument gehnemigt haben. Im Bereich Sortierung, kann ich festlegen, bei mehrfacher Zuweisung, ob die Personen zeitgleich oder eben halt einzeln nacheinander die Gehnemigung durchführen sollen. Im Bereich Gruppen erweitern, kann aktiviert werden, dass jede Person, die im oberen Bereich innerhalb einer Gruppe hinzugefügt wurde, jewals eine eigene Aufgabe erhalten soll. Im Bereich Aufforderungen kann ich jetzt einen Nachrichtentext schreiben, die die Person dann erhält, wenn eine neue Aufgabe anliegt. Im Bereich Fälligkeitsdatum für alle Aufgaben, lege ich hier ein Datum fest, wann allen noch offenen Aufgaben überfällig sind. Und Dauer pro Aufgabe, mit diesen beiden Einträgen, lege ich fest, wie lange eine Aufgabe nicht bearbeitet, uns somit den Status Aktiv und Ausstehend besitzen darf. Das Feld CC, hier kann ich noch weitere Personen hinzufügen, die über die Verläufe des Workflows informiert werden sollen. Und diesen Personen wird dann eine Benachrichtigung per E-Mail gesandt, jedoch keine Aufgabe zugewiesen. Ich blättre noch ein wenig runter. Bei erster Ablehnung beenden. Diese Einstellung beendet den gesammten Workflow, sobald nur eine, der oben festgelegten gehnemigenden Personen das Dokument ablehnt. Wird ein Dokument abgelehnt, so erhält der Ersteller des Dokuments eine E-Mail Benachrichtigung, und der Workflowstatus wird auf Abgelehnt gesetzt. Bei Dokumentänderung beenden, kann ich festlegen, dass der Workflow sofort beendet wird, sobald das Dokument bearbeitet wird, und somit ist die Gehnemigung abgelehnt Damit vermeide ich, dass bereits genehmigte Inhalte im Dokument verändert werden. Inhaltsgehnemigung aktivieren, erst nach der Konfiguration dieses Workflows sollte die Inhaltsgehnemigung aktiviert werden. Damit erreiche ich, dass der Workflowstatus dann aktuell in der Websitespalte gesetzt wird, wenn der Workflow abgeschlossen wurde. Habe ich alle Einstellungen vorgenommen, klicke ich hier auf Speichern. Zum Testen wechsle ich wieder in die Dokumentenbinliothek. Und ich lade hier jetzt auch noch mal ein Dokument hoch, und zwar die Servicedokumentation. Ich öffne jetzt parallel einmal meinen Outlook. Und ich sehe tatsächlich, hier sind neue E-Mails eingegangen, und zwar habe ich jetzt hier die Aufgabe bekommen. Also Aufgabe von Trainer. Und ich habe hier im unteren Bereich zum Abschließen dieser Aufgabe, überprüfen Sie die Servicedokumentationen, und ich kann jetzt direkt hier rein klicken. Dann öffnet sich hier mein Dokument. Ich habe das jetzt geprüft. Schließe hier auch noch mal den Browser. Und sobald ich das jetzt geprüft habe, klicke ich die andere E-Mail an, und klicke den Status dieses Workflows anzeigen, dann öffnet sich innerhalb meines SharePoints hier der Workflowstatus. Und ich blättere hier einmal ganz unten, und hier im unteren Bereich sind die Workflowaufgaben, und hier ist die Aufgabe. Ich klicke dort direkt drauf. Dann lande ich in einem Formular. Indem ich jetzt hier entsprechend Gehnemigen oder Ablehnen kann. Wenn ich auf Ablehnen klicke, dann erhalte ich jetzt hier direkt, dass ich jetzt die Aufgabe abgelehnt habe, und wechsle ich jetzt noch mal direkt in die Dokumente. Dann sehen Sie jetzt auch hier den Gehnemigungsstatus, na, dass das Dokument abgelehnt wurde. Um den Workflow noch mal zu öffnen, wechsle ich jetzt noch mal über das Zahnradsymbol in die Bibliothekseinstellungen. Ich wechsle noch mal auf die Workfloweinstellungen. Und hier habe ich jetzt die Möglichkeit den Workflow noch mal zu öffnen, und gegebenenfalls abzuändern. In der Seite davor, haben Sie auch die Möglichkeit Workflows zu entfernen oder wiederherzustellen.

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Erscheinungsdatum:02.11.2016

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