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PowerPoint 2016: Tabellen

Gantt-Diagramm

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So präsentieren Sie alle Projektphasen übersichtlich auf einen Blick mit Hilfe einer Tabelle als Gantt-Diagramm.
08:51

Transkript

Sollen Dauer und Abfolge der Phasen eines Projektes übersichtlich gezeigt werden, hat sich das Gantt-Diagramm durchgesetzt. Darin werden die einzelnen Phasen als unterschiedlich lange Balken und Meilensteine zumeist als Rauten abgebildet. Diese Diagrammform gibt es leider in PowerPoint und Excel nicht, aber mit einer Tabelle im Hintergrund und entsprechenden Formen, können Sie dieses Manko umgehen. Diese Tabelle hier, liefert den zeitlichen Rahmen. Ich habe sie bewusst in zurückhaltenden Farben gewählt, hier dieses leichte helle Grau. Für die zeitliche Einordnung werde ich jetzt Rechtecke mit Farben wählen, die sich gut hier vom grauen Tabellenhintergrund abheben. Ich zoome mal ein klein wenig in die Tabelle, damit ich das alles besser sehen kann. Ich gehe über "Start" in den Formenkatalog und wähle hier mal ein Rechteck aus und ziehe das erste Rechteck hier mal grob über die ersten zwei Monate. So stellen ich es mir vor. Das sieht gut aus. Als Farbe wähle ich das Dunkelblau und als Formenkontur nehme ich keine. Mit "Steuerung" und am Mausrad drehen, zoome ich wieder zurück. Dieses Rechteck, beziehungsweise diesen Balken hier im Gantt-Diagramm, brauche ich noch fünf Mal für die restlichen Aktivitäten. Das Rechteck ist noch markiert und ich drücke jetzt fünfmal "Steuerung D", um Duplikate anzulegen. Eins, Zwei, Drei, Vier, Fünf. Ich lasse das Letzte markiert und ziehe es an die Endposition. Nun markiere ich mit dem Lasso alle Rechtecke und werde diese ausrichten über das Werkzeug "Ausrichten". Dieses finden Sie normalerweise über "Zeichentools", "Format", "Ausrichten". Da ich das sehr häufig brauche, habe ich mir die ganzen Befehle in den Schnellzugriff gelegt. Hier wähle ich einmal "Horizontal" den Platz verteilen und einmal "Vertikal verteilen" und schon sieht das Gantt-Diagramm schon ganz passabel aus. Ich klicke einmal außerhalb und nun muss ich eigentlich nur noch Dinge machen, wie die einzelnen Balken vergrößern oder verkleinern. Ich zoome mal wieder ein bisschen und gehe mal hin und sage hier, das ist nur in dieser Länge, dafür verlängere ich das hier und Sie sehen hier sehr schön, wie die intelligenten Hilfslinien, die gestrichelten Linien, Ihnen ein bisschen helfen. Dieses hier mache ich ganz schmal und ändere die Form mal in einen Meilenstein. Ich lasse es markiert, gehe auf "Zeichentools", "Format", "Form bearbeiten", "Form ändern" und suche mir hier die Raute aus. Die Raute soll natürlich in einer anderen Farbe sein, zum Beispiel hier das Rot. Nun nehme ich diesen Balken, ziehe ihn bis hier hin, zoome mal wieder etwas kleiner und muss sagen, dass ich mit meinem Gantt-Diagramm in dieser Form erst einmal zufrieden bin. Nun möchte ich mit einer Animation das Ganze noch verfeinern. Ich klicke nacheinander mit gehaltener Shift-Taste die einzelnen Elemente auf der Tabelle an und gehe dann über Animation in den Animationsbereich, wähle hier "Wischen" wieder als Animation und sage mit der Effektoption "Von links" und möchte gern im Vortrag mit jedem Klick erzielen, dass ein Balken nach dem Anderen kommt. Ich schalte auch mal den Animationsbereich ein und entscheide, dass die Raute nicht rein gewischt werden soll. Für die Raute finde ich es besser, wenn sie einfach verblassend erscheint. Ich sehe hier an der Maus, dass ich für jede Sache klicken muss. Ich teste das hier auch mal in der Bildschirmpräsentation, mit jedem Klick, erscheint nun per Wischen von Links ein Aktivitätsbalken, die Raute kommt verblassend und dann geht es mit Wischen wieder weiter. Per Animation können Sie auch sehr schön, Änderungen am Plan deutlich machen. Schauen wir uns das auch einmal gemeinsam kurz an. Ich habe das schon einmal für zwei Aktivitäten vorbereitet. Ich klicke die erste Form an und durch "Steuerung" und Ziehen mache ich erst einmal eine Kopie von dieser ersten Form. Ich mache das auch bewusst mal in einer anderen Farbe, damit wir es besser sehen können. Diese Kopie bestimme ich in der Länge quasi so, wie die Verlängerung sein soll, zum Beispiel so. Im nächsten Schritt muss das Rote, also die Verlängerung, hinter das Blaue verschwinden, damit ich mal wieder den Überblick nicht verliere mache ich wieder Folgendes: Über Alt + F10 den Aufgabenbereich einschalten und dann nenne ich dieses Rechteck jetzt auch mal Verlängerung oder Terminänderung. Dieses Rechteck, Terminänderung, schiebe ich jetzt einmal an die Kante der ersten Aktivität. Ich kann auch Folgendes machen, dass ich beide markiere und rechts ausrichte. Ganz wichtig ist jetzt, dass die Terminänderung hinter dem Blauen ist, das heißt, ich sage hier mal eins nach hinten. Jetzt geht es los mit der Animation, dass ich jetzt per Pfadanimation die rote Verlängerung erscheinen lasse. Die Terminänderung ist markiert, ich gehe auf Animation, öffne den Katalog der Animation und blättere ganz weit nach unten, hier finde ich Animationspfade, aber leider keinen von links nach rechts. Ich gehe mal auf weitere Animationspfade, schaue mich hier einmal um und finde hier eine Animation nach rechts. Klicke diese an, klicke auf "Okay" und sehe sehr schön, bis wohin der Pfad wandert. Das ist viel zu weit, dieses Phantombild hier, muss ich entsprechend noch ein wenig verschieben. Ich halte die Großschreibtaste gedrückt, damit ich nicht die Flucht verliere, also damit es auf einer Linie bleibt und ziehe das Phantombild hier so hin an die Kante, wie die Verlängerung sein soll. Im nächsten Schritt muss sich hier unten, die zweite Aktivität so weit nach rechts verschieben, wie das eben verlängert wurde. Das heißt, die Animation, diesen Weg, den die Animation zurücklegt, kann ich hier hin übertragen. Das heißt, ich schalte jetzt mal den Animationsbereich ein, klicke nun im Auswahlbereich die Terminänderung an, sage anschließend hier, dass ich diese Animation gern übertragen möchte und dann sieht der Mauszeiger aus wie ein Pinsel und ich klicke auf meine zweite Aktivität. Im Animationsbereich sehen sie gleich, dass da eine zweite Animation abgelegt wird. Schön fände ich jetzt, dass ich nicht klicken muss. Beim ersten Mal möchte ich klicken, aber die Verschiebung in der zweiten Aktivität, die soll automatisch nach Vorherigem kommen. Vielleicht mit einer kleinen Verzögerung. Testen wir einmal, ob es geklappt hat: Ich gehe in die Bildschirmpräsentation, ich klicke, die Verlängerung erscheint und automatisch verschiebt sich die zweite Aktivität. Das ist doch klasse, oder ? In diesem Video konnten Sie sehen, wie Sie das Manko, dass es leider keine Gantt-Diagramme gibt in PowerPoint, mit einer Tabelle, Formen und einer passenden Animation umgehen können.

PowerPoint 2016: Tabellen

Bereiten Sie Ihre Zahlen und Fakten mithilfe von Tabellen ansprechend und übersichtlich in PowerPoint 2016 auf.

2 Std. 31 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.11.2016

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