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Google Kalender Grundkurs

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Wie Sie Gäste hinzufügen und als optional markieren, Räume und Ressourcen hinzufügen, eine passende Zeit finden sowie Einladungen per E-Mail senden, das zeigt dieses Video.
05:14

Transkript

Möchten Sie Gäste zu einem Termin einladen und eine passende Zeit finden, wo alle Ihre Gäste auch Zeit haben? Wie Sie dabei in Google Kalender vorgehen, zeige ich Ihnen nun in diesem Video. Unter "Termindetails" fügen Sie einfach hier rechts Ihre Gäste per E-Mail hinzu. Ihr Kalender greift dabei direkt auf Ihre Google-Kontakte zu. Also beispielsweise möchte ich meinen Kollegen Thomas Maier hinzufügen. Sie sehen, hier wird schon seine E-Mail-Adresse angefügt. Außerdem möchte ich noch einen externen Kollegen hinzufügen zu diesem Termin. Und ich kann hier nicht nur Gäste, sondern auch Ressourcen wie beispielsweise Besprechungsräume hinzufügen, sofern die innerhalb Ihres Unternehmens gepflegt sind. Beispielsweise kann ich hier den Besprechungsraum "1.02" auswählen. Wenn der Besprechungsraum grün ist, dann sehen Sie, dass er zu diesem Zeitpunkt frei ist. Dann klicke ich auf "Hinzufügen" und dann sehen Sie, ist zum einen hier bei "Wo" der Besprechungsraum eingetragen und der Besprechungsraum wurde unten auch als Gast hinzugefügt, das heißt, er wird vom System auch automatisch gebucht. Nun gilt es einen geeigneten Zeitpunkt zu finden, wo alle eingeladenen Personen Zeit haben und auch der Besprechungsraum frei ist. Dazu nutze ich die Registerkarte "Zeitpunkt finden". Wenn ich hier auf die Registerkarte "Zeitpunkt finden" klicke, dann sehe ich, wer wann welche Termine hat in dieser Woche. Dabei wird automatisch jeder eingeladenen Person von Google eine Farbe zugeordnet. Ich habe die Farbe Lila und entsprechend sieht man hier meine Termine. "chris.grafl" ist ein Externer, deshalb hier das Sternchen, sein Kalender kann hier in Google nicht angezeigt werden. Thomas Maier: Seine Termine sind in Blau dargestellt. Und die Belegungstermine des Besprechungsraums sind auch in Gelb dargestellt. Jetzt kann ich quasi hier ganz bequem schauen, wo alle Personen Zeit haben, das heißt, überall, wo Weiß ist, haben alle Personen Zeit. Das heißt, mein Termin von 13:00 -- 16:00 Uhr am Freitag würde funktionieren. Ich kann den Termin aber auch ganz einfach anpassen, indem ich per Drag and Drop beispielsweise auf heute Abend gehe und dann wird ganz automatisch oben der Zeitpunkt für den Termin entsprechend angepasst. Ich belasse es aber bei Freitag Nachmittag, von 13:00 -- 16:00 Uhr. Wenn ich jetzt zurückgehe, zu den Termindetails, gibt es noch eine zweite Möglichkeit, einen geeigneten Zeitpunkt zu finden. Und zwar hier unter "Zeitvorschläge". Zeitvorschläge bedeutet einfach, Google schaut, wann haben alle eingeladenen Personen ab diesem oben genannten Zeitpunkt für dreieinhalb Stunden Zeit. Und wenn ich dann hier jetzt auf "Zeitvorschläge" klicke, schlägt Google vor, Freitag 13:00 Uhr, 13:30 Uhr etc. würde gehen. Diese Funktion ist oftmals sehr praktisch, wenn viele Personen zu einem Termin eingeladen werden. Nachdem wir nun einen geeigneten Zeitpunkt gefunden haben, kann man hier in den Termindetails noch einige Anpassungen vornehmen. Zum einen können Sie Personen als optional für diesen Termin markieren. Das machen Sie ganz einfach, indem Sie auf das schwarze Männchen klicken, dann wird dieses Männchen weiß, und der Teilnehmer weiß, er ist optional für diesen Termin eingeladen, kann also selbst entscheiden, ob die Teilnahme für ihn erforderlich ist. Des Weiteren können Sie hier unten festlegen, was Ihre Gäste bei diesem Termin können. Das heißt, standardmäßig ist immer angeklickt, Ihre Gäste können andere Personen zu diesem Termin einladen, denn eine Delegierungsfunktion gibt es bei Google Kalender nicht und Sie sehen, wer sonst noch zu diesem Termin eingeladen ist. Sie könnten auch sagen, Sie geben Ihren Gästen das Recht, dass sie den Termin bearbeiten können, das heißt, Sie könnten beispielsweise den Meetingraum ändern. In der Regel werden aber die vorausgewählten Einstellungen hier gelassen. Ansonsten können Sie bei Termindetails oben noch den Raum anpassen oder die Raumbezeichnung beispielsweise ergänzen. Direkt darunter, und das ist eine sehr praktische Funktion, haben Sie automatisch den Link für eine Hangouts-Videokonferenz. Das heißt, das wenn Sie diese Besprechung als Videokonferenz machen, klicken alle zum gleichen Zeitpunkt auf diesen Link und Sie befinden sich in einem Hangouts-Videochat-Raum. Wenn dies ein normales Meeting vor Ort sein soll, können Sie hier einfach auf "Entfernen" klicken. Wenn Sie mehrere Kalender haben, können Sie sagen, in welchen Kalender soll dieser Termin eingetragen werden und Sie können noch eine Beschreibung zum Termin hinzufügen, damit Ihre Gäste wissen, um was es bei diesem Termin geht. Wenn Sie jetzt alle diese Termindetails eingetragen haben, müssen Sie zum Schluss jetzt noch Ihren Termin speichern. Wenn Sie auf "Speichern" klicken und Gäste eingeladen haben, werden Sie auch automatisch immer gefragt, möchten Sie zum einen, wirklich externe Gäste einladen -- in diesem Fall sage ich ja -- und zum anderen möchten Sie Einladungen an Gäste senden, das heißt, sollen Ihre Gäste per E-Mail informiert werden. Damit Ihre Gäste auch über diesen Termin Bescheid wissen, sendet man in der Regel natürlich eine E-Mail-Einladung für diesen Termin. Dann klicke ich einfach auf "Senden". Ihre Gäste erhalten eine E-Mail zu diesem Termin und schon haben Sie Ihren Termin organisiert.

Google Kalender Grundkurs

Behalten Sie Ihre Termine mit Google Kalender immer und überall im Griff.

1 Std. 6 min (28 Videos)
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