Office 365: Excel lernen

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Um das generelle Verständnis für den Umgang mit und die Leistungsfähigkeit der vielfältigen Excel-Funktionen zu steigern – aber auch, um die Stolpersteine, die damit einhergehen, aufzuzeigen – geht Lorenz Hölscher hier ein paar beispielhafte Berechnungen mit Ihnen durch.

Transkript

Gerade weil Excel so viele Funktionen besitzt, ist es nicht nur schwierig die passende zu finden, sondern auch im Umgang damit klar zu kommen. Deswegen möchte ich Ihnen beispielhaft ein paar zeigen. Die häufigsten unter allen finden Sie natürlich hier, allen voran die Summe und die anderen Aggregatfunktionen, Minimum, Maximum, Mittelwert und Anzahl. Und da geht es schon los, die Anzahl, die hier so harmlos erscheint ist hinterhältig, anders kann man das für Normalbenutzer nicht formulieren. Wenn ich dort oben beispielsweise ein Zahl lösche, damit Sie auch sehen was passiert und jetzt die Anzahl der Zellen hier zählen will, genau das verspricht sie ja, und ich kann sie auch direkt mit ANZAHL aufrufen, aber wer liest schon was hier steht, da steht nicht etwa die Anzahl aller Zellen, sondern die Anzahl aller Zellen, die Zahlen enthalten. Nur das kommt nämlich zurück. Wenn ich jetzt also diesen Bereich markiere, das sind 2 x 9, 18 Zellen, mit F4 absolut adressiert, damit ich es gleich kopieren kann, und mir das Ergebnis angucke, 2 x 9 sind 18 Zellen, dann kriege ich nur 8 zurück, nämlich diese vier und diese vier, es gibt nur die Anzahl aller Zahlen. Das können wir sprachlich hier noch verbessern. Wenn ich das jetzt eins tiefer kopiere, ist ja absolut adressiert und das geht und nach einem Doppelklick. Sie können alternativ auch immer hier diese Funktion aufrufen, aber dann kann ich die Funktionsnamen selber nicht ändern nur die Argumente. Das will ich aber. Also, nach einem Doppelklick schreibe ich jetzt hier die 2 rein, dann ist hier schon zu sehen das zählt tatsächlich Zahlen und Texte, nämlich die nicht leeren Zellen, kann ich direkt mit Return bestätigen. Und dann habe ich von den 2 x 9 Zellen die da vorkommen tatsächlich 17 mit Inhalt, 1 ohne. Und auch die ohne gibt es, die heißt dann wieder vernünftig, also nicht eine 2 drangebastelt, sondern die heißt ehrlich Anzahl leere Zellen und auch da wieder der Bereich, ich mache ihn mal der Form halber wieder absolut, Klammer zu und Return. Da ist dann die eine fehlende Zelle. Das sind Formeln und Funktionen die zusammenfassen. Wo ich also klassischerweise einen Wert aus einer ganzen Liste von Werten ermittle. Es gibt aber andersrum auch viele Funktionen, die erst mal Teilwerte ermitteln. Da muss ich jetzt hier wieder was reinschreiben. Achten Sie darauf, dass sich natürlich mit dem Return jetzt die Daten da unten ändern, wenn ich es jetzt mit Return bestätige gibt es keine leere, aber 18 gefüllte Zellen. Den Rang zum Beispiel, den möchte ich für jede Position einzeln ermitteln. Der heißt freundlicherweise genau so wie man es erwartet, also das ist mal so der erste Versuch, hier den Rang, mit Doppelklick auswählen, und dann muss die eine Zahl angegeben werden und Semikolon der ganze Bereich. Auch der muss natürlich absolut adressiert werden, weil ich das vielleicht runterkopieren will mit F4 also, Klammer zu und Return. Die Stadt Aachen liegt also innerhalb dieser Umsätze auf Rang 8, und die übrigen kann ich jetzt hier per Doppelklick kopieren, und dann sehen Sie wenig überraschend Wien auf dem 1. Platz und hier Bern auf dem letzten Platz. Das wäre jetzt einfach, die könnte ich danach sortieren, dann sehe ich den größten Wert, den ich nebenbei auch mit MAX ermitteln kann, also ich werde mit Steuerung(Strg)+ dort noch mal was dazwischenschieben. Der größte Wert selber ist relativ leicht, da kommt man schnell drauf, es gibt hier eine Maximum-Funktion und die muss natürlich das Richtige dann als Inhalt bekommen und mit dem Return steht da der Größte. Und der Zweite, wenn dies die MAX-Funktion ist, könnte vermuten lassen, dass es dann irgendwie so MAX2 gibt oder so was. Gibt es leider nicht, heißt sogar völlig anders. Sie müssen an dieser Stelle tatsächlich eine Funktion suchen. Und das können wir ja mal probieren. Das ist am Einfachsten hier wenn ich dort auf irgendwas wie zweitgrößter klicke, dann sehen Sie das, was leider häufig passiert nach dem OK, Bitte formulieren Sie Ihre Frage neu. Jetzt kann ich natürlich mal nach größter suchen und vielleicht noch wert dazu schreiben, dann gibt es überraschender Weise eine Antwort, aber die hilft leider nicht. Denn es wird vor allem auf Wert geguckt, das sehen Sie auch bei einer solchen Funktion. Das Größte kommt da nur so ein bisschen indirekt vor. Es wird besser, wenn Sie nach einer großen Zahl suchen. Und das ist das, was wir tatsächlich brauchen. Das KGRÖSSTE Element, das ist ja mathematisch formuliert, K steht dann sozusagen für die 2, das 2. größte, 3. größte, 4. größte wie auch immer, also die kann ich jetzt benutzen. Die will zuerst wissen in welcher Matrix. Matrix ist immer so ein Datenbereich hier, sprich ich markiere das wo ich es gerade brauche. Und K sagt jetzt, das wievielte Element und ich sage ich hätte gerne das 2. von allen. Und Sie sehen schon hier Köln liegt an 2. Position, nach dem OK. Das entspricht auch diesem Rang hier. Ich kann den auch noch mal schön in Währung machen, das ist eigentlich nur eine Schönheitssache. Da sehen Sie, vielleicht so ein bisschen überraschend, dass diese beiden, obwohl sie fast das Gleiche wollen, völlig anders arbeiten. Ich könnte natürlich auch den KGRÖSSTE auf 1 abfragen, das würde dem MAX entsprechen, aber da ist es manchmal schwierig den entsprechenden Namen für die Formel zu finden. Und wenn Sie jetzt die größte Zahl unter 50000 suchen, also unter diesen vier Werten, das werden die 25000 von Graz werden, dann ist es schon wieder was anderes. Wenn Sie jetzt also wieder in der Suche probieren größte Zahl unter oder so was, völlig falsche Richtung. Sehr beliebt, nicht in der Benutzung, aber im Ergebnis, sind diese ganzen WENNS-Funktionen. SUMMEWENNS, MAXWENNS, MINWENNS und ähnliche und wir brauchen jetzt also das Maximum, wenn eine Bedingung eingehalten ist. Also, wir können sie mal spaßeshalber suchen lassen, max für kriterium zum Beispiel und da finden Sie MAXWENNS. Diese WENNS-Funktionen, die gibt es auch im Singular, ZÄHLENWENN, aber es gibt auch Versionen im Plural, SUMMEWENN, SUMMEWENNS gibt es sogar in beiden. Diese erlaubt mir das MAXIMUM, wenn eine Bedingung eingehalten wird. Also zuerst, welchen Bereich will ich zurückgeben? Diesen. Davon will ich die Zahl sehen, wenn in diesem Bereich, die müssen nämlich nicht identisch sein, das Kriterium eingehalten wird, das muss immer in Gänsefüßchen stehen, das soll nämlich "< 50000" sein. Also ich will aus diesem Bereich was zurückkriegen, wenn in diesem Bereich dieses Kriterium eingehalten ist. Und Sie sehen schon, es gibt noch mehr Optionale, ich könnte mehrere Spalten getrennt abfragen, aber das reicht schon an Kompliziertheit. Das ist kaum anders hinzukriegen, aber ich gebe es zu mühsam das erst mal zu durchschauen, was hier alles abgefragt wird, aber diese WENNS-Funktionen, da muss ich auch mal eben Werbung draufsetzen, diese in diesem Fall MAXWENNS-Funktion, die sind schon sehr mächtig, die kommen in die Nähe der Datenbankfähigkeiten. Also da kann ich aus einer beliebigen Liste oder aus einem Bereich so was abfragen. Da sind jetzt auch die 25000. Der größte Wert, wenn das Kriterium unter 50000 greift. Und da sehen Sie schon in hellgrau, das ist sozusagen noch ein kleines i-Tüpfelchen oben drauf, zählt nicht zum normalen Umgang mit Excel, aber vielleicht schon mal als Ausblick, wenn alle diese Funktionen die es da gibt nicht reichen, dann basteln Sie sich eben eine. Ich will Ihnen jetzt an dieser Stelle gar nicht VBA beibringen, sondern einfach nur zeigen welche Möglichkeiten es gäbe. Also mit Alt+F11 kommen Sie erst mal in den VBA ELter und dort mache ich jetzt ein neues Modul auf, und schreibe da einfach function MeinQuadrat und übergebe dort einen Parameter zum Beispiel dblZahl, ganz lieblos, Sie werden gleich sehen wo das erscheint, aber natürlich As Double, das ist der Datentyp und es gibt As Double zurück. Und ich mache nichts anderes, als dass das Ergebnis von MeinQuadrat eigentlich nur dblZahl*dblZahl ist. Für diejenigen, die sich mathematisch auskennen, ich könnte natürlich auch hoch zwei schreiben, das will ich jetzt gar nicht so kompliziert machen. Das darf ich dann natürlich nicht mehr als xlsx speichern, deswegen lasse ich es im Moment mal ungespeichert, mit Alt+F11 geht es zurück. Hier muss ich natürlich dann nicht die Quadratwurzel nehmen, sondern das Quadrat von einer beliebigen Zahl. Ich schreibe die mal hierhin. Und jetzt kann ich tatsächlich meine eigenen Funktionen aufrufen. Sie finden hier eine Kategorie, die heißt Benutzerdefiniert, die ist übersichtlich, weil es bisher nur diese eine Funktion gibt. Und nach dem OK sehen Sie sogar diesen hässlichen Namen des Parameters in Klammern, deswegen sollte man den dann schöner wählen, und der will gerne wissen wo die Zahl herkommt, kann ich wie gewohnt draufklicken und nach dem OK wird hier das Ding quadriert. Also das sozusagen als Ausblick. Es gibt viele, viele Funktionen in Excel und wenn es nicht reicht, baut man sich eine. Dafür braucht es natürlich dann VBA und Kenntnisse wie man das da benutzt. Aber vielleicht konnte ich Ihnen schon mal den Blick dafür öffnen, dass das gar nicht die Grenze ist, sondern dann geht es erst richtig los.

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2 Std. 42 min (26 Videos)
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Erscheinungsdatum:31.08.2017

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