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Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Freigabeberechtigungen für Mail-Ordner einrichten

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Dieses Video zeigt Ihnen, wie Sie einzelne Ordner eines Kontos freigeben können, damit auch andere Personen darauf zugreifen können.

Transkript

Es kann sehr praktisch sein, wenn eine andere Person Zugriff auf bestimmte Ordner Ihres Mail-Kontos hat und dann damit abhängig von vergebenen Zugriffsrechten agieren kann. In diesem Video möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie einem anderen Mitarbeiter Zugriff auf einen ganz bestimmten Unterordner Ihres Exchange oder Office 365 Kontos gewähren können, ohne dass diese Person auf Ihren gesamten Posteingang und andere Ordner zugreifen kann. Ich habe hier in meinem Exchange Konto DownUnder zwei Unterordner erstellt und möchte jetzt einer anderen Person Zugriff auf den Ordner Frankfurt gewähren. Damit das Ganze nicht so fehleranfällig ist, möchte ich jetzt zunächst einmal die Darstellung hier ändern. Dazu klicke ich auf Outlook, dann auf Einstellungen, dann auf Allgemein und deaktiviere die Gruppierung der Konten. Ich schließe das Fenster. Und dann habe ich hier oben meine Konto DownUnder mit seinem Posteingang, Entwürfen, usw. und hier unten habe ich mein privates Gmail-Konto. Das heißt, die Einheiten sind jetzt getrennt und bei der Vergabe der Berechtigungen ist es dann nicht so fehleranfällig. Ich klicke mit der rechten Maustaste auf den Ordner Frankfurt und wähle dann den Befehl Freigabeberechtigungen. Hier oben sehe ich nochmal, dass ich mich im richtigen Ordner befinde. Außerdem wird die Registerkarte Berechtigungen angezeigt. Hier wurden schon Berechtigungen vergeben und ich möchte jetzt hier einen neuen Benutzer hinzufügen. Ich klicke hier auf die Schaltfläche Benutzer hinzufügen, gebe einen Namen ein, wähle den Namen aus und klicke auf Hinzufügen. Hier wird dann eingetragen, der neue Benutzer ist Stella Wagner. Sie hat aber noch keine Berechtigungsstufe. Die Berechtigungsstufe kann ich hier einstellen. Dazu öffne ich die Liste und wähle hier Prüfer. Prüfer bedeutet, dass Stella Wagner alle Details im Ordner Frankfurt lesen darf, sie darf nichts schreiben, sie darf nichts löschen und der Ordner wird ihr angezeigt. Genauso möchte ich es haben und bestätige dann mit OK. Jetzt fehlt noch ein weiterer Schritt und dafür habe ich vorher die Gruppierung der Ordnerkonten aufgehoben, damit es besser sichtbar und weniger fehleranfällig ist. Bisher hat Stella Wagner zwar Lesezugriff auf den Ordner Frankfurt im DownUnder Konto, aber ich muss Outlook auch noch mitteilen, dass sie Erlaubnis hat, überhaupt auf das DownUnder Konto zuzugreifen Und deswegen muss ich auf dieses Konto mit der rechte Maustaste klicken und wenn das Konto so ganz hier oben steht, dann ist es einfach weniger fehleranfällig. Sicherheitshalber reduziere ich noch die Darstellung und dann klicke ich mit der rechten Maustaste darauf und wähle auch hier Freigabeberechtigungen Füge ein Benutzer hinzu in dem Fall wieder die Stella Wagner, markiere den Eintrag, klick auf Hinzufügen und auch hier vergebe ich die Prüferberechtigung, lesen, nicht schreiben, nicht löschen, aber der Ordner ist sichtbar und bestätige mit OK. Ich habe der Stella Wagner damit kein Zugriff auf das gesamte Konto gegeben, sondern lediglich festgelegt, dass sie den Inhalt eines jeden Unterordners, für den sie von mir eine Zugriffsberechtigung erhalten hat, anzeigen lassen kann und das ist nur der Ordner Frankfurt. Damit ist jetzt für mich die Angelegenheit erledigt. Aber Stella Wagner muss noch einen Schritt erledigen und zwar auf ihrem eigenen Rechner, in ihrem Outlook Client. Sie muss dann auf ihrem Rechner in der Menüleiste im Menü Extras den Befehl Konten wählen, dann ihren Exchange-Ordner wählen, auf Erweitert gehen, Stellvertretungen wählen und dann hier unten meinen Namen eintragen, um Outlook mitzuteilen, dass sie in irgendeiner Form berechtigt ist auf mein Konto zuzugreifen. Erst dann wird auf ihrem Rechner, in ihrem Outlook, der von mir freigegebene Ordner Frankfurt angezeigt. Das waren jetzt zwar ziemlich viele Schritte, aber es lohnt sich, denn diese Schritte stellen einen optimalen Weg dar, einzelne Postordner für andere zugänglich zu machen, was wiederum Ihrem Arbeitsalltag erleichtern kann. Sie müssen zum Einen diesen Ordner für die Person freigeben, die entsprechenden Rechte definieren, dann den allgemeinen Zugang zum Konto ermöglichen und die andere Person informieren. Diese Person muss dann wiederum sich selbst auf ihrem Rechner, in ihrem Mail-Client als Stellvertreter für Sie eintragen. Erst dann wird der freigegeben Ordner im Navigationsbereich der anderen Person angezeigt.

Outlook 2016 für Mac Grundkurs

Bekommen Sie Ihre E-Mails in den Griff und organisieren Sie Ihre Kontakte, Termine und Aufgaben mit Outlook 2016 für Mac.

3 Std. 28 min (43 Videos)
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Erscheinungsdatum:13.10.2016

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