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Google Drive Grundkurs

Freigabe von Dateien

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So geben Sie Webdokumente schnell und einfach für Einzelpersonen, Ihr gesamtes Team oder sogar für externe Kunden, Partner oder Lieferanten frei.
08:26

Transkript

Google Webdokumente haben den großen Vorteil, dass Sie Dokumente freigeben können, d. h., Sie können andere Personen berechtigen, Ihr Dokument anzusehen oder zu bearbeiten. In diesem Video lernen Sie nun, wie Sie Webdokumente einfach für Einzelpersonen, Ihr gesamtes Team oder sogar für Kunden, Partner oder Lieferanten freigeben können. Es gibt zwei Möglichkeiten, ein Dokument freizugeben. Entweder Sie klicken auf ein Dokument, markieren es und klicken dann auf "Freigeben" oder Sie öffnen das Dokument und benutzen rechts oben den blauen "Freigabe"-Button. Prinzipiell ist es so, dass, wenn Sie ein neues Dokument erstellen, erst mal nur Sie als Eigentümer Zugriff auf dieses Dokument haben, dieses Dokument also privat ist. Sie können das aber ändern, indem Sie auf "Freigeben" klicken. Jetzt können Sie das Dokument für andere Personen freigeben. Das machen Sie, indem Sie einfach die E-Mail-Adresse der jeweiligen Person eingeben. Google Drive greift hier automatisch auf Ihre Google-Kontakte in Gmail zu. Ich gebe das Dokument jetzt für meinen Kollegen Thomas Maier frei. Sie sehen, Google greift automatisch auf die Google-Kontakte zu und ich kann Thomas Maier mit seiner E-Mail-Adresse auswählen. Ich könnte hier jetzt auch noch weitere Personen hinzufügen und ich kann sagen, was darf denn in diesem Beispiel Thomas Maier jetzt in meinem Dokument. Und dort habe ich drei Möglichkeiten. Entweder er darf das Dokument bearbeiten, d. h., er ist genauso berechtigt wie ich, inhaltliche Änderungen am Dokument vorzunehmen. Oder ich sage, er darf nur kommentieren, d. h., dann kann er keine inhaltlichen Änderungen vornehmen, darf aber Kommentare hinterlassen bzw. den Vorschlagsmodus benutzen. Oder ich sage, er darf nur lesen, dann ist es im Prinzip wie ein PDF, d. h., er kann nur das Dokument anschauen, aber keine Änderungen durchführen und auch keine Kommentare hinterlassen. Ich sage, mein Kollege darf bearbeiten. Und wenn ich möchte, kann ich ihm jetzt hier noch eine Notiz hinzufügen. Wenn ich jetzt auf "Senden" klicke, erhält Thomas Maier eine E-Mail-Benachrichtigung über die Freigabe mit dem entsprechenden Link zum Dokument. Somit ist das Dokument für meinen Kollegen, sprich für eine Person, freigegeben. Ich kann das Dokument aber jederzeit noch für weitere Personen freigeben bzw. die Freigaberechte wieder anpassen. Das mache ich ganz einfach, indem ich wieder auf "Freigeben" klicke und hier weitere Personen hinzufüge bzw. ich sehe auch hier, das Dokument ist bereits für Thomas Maier freigegeben. Ich sehe aber nicht, mit welchen Rechten. Deshalb gibt es hier rechts unten die ganz wichtige Schaltfläche "Erweitert". Wenn ich nämlich hier drauf klicke, dann sehe ich die exakten Freigabeeinstellungen für dieses Dokument. Ich sehe, dass ich der Eigentümer bin und dass Thomas Maier Bearbeitungsrechte hat. Weil ich der Eigentümer dieses Dokumentes bin, kann ich diese Rechte jederzeit anpassen, d. h., ich könnte sagen, Thomas Maier darf ab sofort nur noch kommentieren. Wenn ich das hier entsprechend anpasse und auf "Speichern" klicke, wird es sofort live und in Echtzeit umgesetzt. Genauso kann ich über das "X" sagen, Thomas Maier verliert seine Zugriffsberechtigung. Wenn ich jetzt auf "Speichern" klicken würde, hätte er keinen Zugriff mehr auf das Dokument. Auch wenn er den Link hat zum Dokument, kann er nichts damit anfangen, denn dann würde die Meldung kommen, "Ihnen fehlt die erforderliche Berechtigung". Ich belasse es aber bei Bearbeitungsrechte für meinen Kollegen Thomas Maier, möchte Ihnen aber noch eine weitere Funktion zeigen. Und zwar, Sie sehen hier diese Uhr, denn man kann auch für Freigaben ein Ablaufdatum festlegen. Wenn ich hier drauf klicke, kann ich bestimmen, wie lange Thomas Maier Zugriff auf dieses Dokument hat. Jedoch funktioniert diese Funktion nur bei kommentieren oder bei Leseberechtigung. Wenn jemand Bearbeitungsrechte hat, kann ich das zeitlich nicht befristen. Ich kann übrigens das Dokument auch für externe Kunden, Partner und Lieferanten freigeben. Jedoch ist Voraussetzung, dass diese ein Google-Konto haben. Wenn ich das Dokument bspw. für unseren Partner Chris Grafe freigebe, und dies ist keine Google-Mail-Adresse und er hat auch kein Google Apps-Konto, kann er trotzdem auf dieses Dokument zugreifen, in das er sich mit seiner geschäftlichen E-Mail-Adresse ein kostenloses Google-Konto machen lässt, d. h., er kann seine geschäftliche E-Mail-Adresse ganz einfach bei Google registrieren, muss sich ein Passwort vergeben, hat dann ein Google-Konto und kann gemeinsam mit mir an Dokumenten arbeiten. Übrigens, wenn Sie das Dokument für weitere Personen freigeben und Sie möchten in diesem Moment nicht, dass diese Personen eine E-Mail-Benachrichtigung erhalten, weil sie bspw. später noch eine separate E-Mail schreiben, dann lassen Sie einfach dieses Häkchen weg bei "Personen benachrichtigen" und Chris Grafe bekommt in diesem Fall dann keine E-Mail über die Freigabe in diesem Moment. Wenn Sie auf "OK" klicken, ist es auch jetzt für ihn freigegeben und Sie sehen nochmal einen Warnhinweis: "Möchten Sie wirklich das Dokument ohne eine E-Mail-Einladung freigeben"? In diesem Fall sage ich "OK" und jetzt sehen Sie ist das Dokument auch für Chris Grafe mit Bearbeitungsrechten freigegeben. Schließlich möchte ich Ihnen nun noch zeigen, dass Sie Ihr Dokument nicht nur für ausgewählte Nutzer per E-Mail, wie wir das gerade gesehen haben, freigeben können, sondern Sie können, wenn Sie hier auf "Ändern" klicken, Ihre globale Linkfreigabe auch noch anpassen, d. h., prinzipiell ist es so eingestellt, dass Sie das Dokument nur für bestimmte Personen per E-Mail freigeben können. Sie können aber über die Linkfreigabe einfach das Dokument innerhalb Ihres Unternehmens oder öffentlich freigeben. Wenn Sie diese Einstellung wählen, können Sie das Dokument allen Personen innerhalb Ihres Unternehmens zur Verfügung stellen, die über den Link verfügen. Den Link können Sie Ihren Kollegen bspw. per E-Mail zusenden. Sie können aber auch sagen, jeder in meinem Unternehmen kann auf das Dokument zugreifen und er kann es über die Suche in Google Drive finden. Dann wäre diese Einstellung die richtige. Diese beiden Linkfreigaben wählt man oftmals, wenn man nicht genau weiß, wer innerhalb eines Unternehmens auf das Dokument zugreifen möchte. Wenn Sie die Sichtbarkeit nicht auf Ihr Unternehmen beschränken möchten, sondern öffentlich freigeben möchten, stehen Ihnen die oberen beiden Linkfreigabemöglichkeiten zur Auswahl. Auch hier können Sie sagen, jeder, der über den Link verfügt, kann auf das Dokument zugreifen oder, und das wäre die höchste Form der Freigabe, Ihr Dokument wäre öffentlich im Web verfügbar, d. h., jeder ist im Internet zur Suche und zum Zugriff berechtigt. Diese Einstellung wird aber nur in den seltensten Fällen vorgenommen, da das oftmals für Unternehmen mit einem Sicherheitsrisiko verbunden ist. Deshalb werden die oberen beiden Linkfreigaben oftmals vom Administrator eines Unternehmens gesperrt, sodass Ihnen diese Möglichkeiten dann gar nicht zur Verfügung stehen. Ein weiterer Vorteil dieser beiden Linkfreigaben oben ist, dass die Nutzer nicht über ein Google-Konto verfügen müssen, um Zugriff auf dieses Dokument zu erhalten. Bei allen Sichtbarkeitsoptionen, also egal, ob öffentlich oder innerhalb Ihres Unternehmens, können Sie hier unten wieder sagen, was die Personen für einen Zugriff auf Ihr Dokument haben sollen. Sie können wieder sagen, jeder, der Zugriff auf dieses Dokument hat, darf lesen, darf kommentieren oder das Dokument mit Ihnen bearbeiten, d. h., die Personen haben Zugriff und können die Inhalte Ihres Dokumentes verändern oder ergänzen. Auch hier schließen Sie die Änderungen wieder mit "Speichern" ab. Nun wissen Sie, wie Sie Webdokumente einfach für einzelne Personen, ein gesamtes Team oder sogar für externe Kunden, Partner oder Lieferanten freigeben können.

Google Drive Grundkurs

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1 Std. 49 min (35 Videos)
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Erscheinungsdatum:07.07.2016
Aktualisiert am:13.03.2017

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