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Word 2016: Formulare

Freie Bereiche – Abschnittswechsel

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Wie kann man in einem Formular Teile so schützen, dass dort nur die Felder ausgefüllt werden dürfen, in anderen Teilen jedoch freie Texteingabe möglich bleibt?
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Transkript

So, das Formular ist fertig! Die Textfelder sind eingegeben. Mein Kontrollkästchen und Dropdown-Felder, also Kombinationsfelder, habe ich keine drin, aber dafür sind einige Querverweise, einige Feldfunktionen, Ref-Felder die auf andere Felder verweisen, drin. Sieht ganz gut aus, es sieht ordentlich aus. Damit ich dieses Formular nun verteilen kann, das heißt ausliefern kann, muss ich einen Schutz da drauf legen. Das passiert über "Entwicklertools", "Bearbeitung einschränken", indem ich hier die Option "Nur diese Bearbeitungen im Dokument zulassen" "Ausfüllen von Formularen" auswähle. Dann kann ich einen Schutz anwenden, mit oder ohne Kennwort, mit "OK" bestätigen. Damit kann der Anwender/in hier mit, TAB, TAB, TAB über die einzelnen Felder springen, er kann die Sachen ausfüllen, die freigegeben wurden natürlich, er kann aus Dropdown-Feldern etwas auswählen und das Dokument dann drucken, speichern, wie er möchte. Wenn kein Schutz drauf ist, kann er natürlich den Schutz wieder aufheben, wenn ein Kennwortschutz drauf wäre, dann würde das Kennwort abgefragt werden. Achtung! ganz deutlich! Dieser Kennwortschutz ist nicht sehr gut. Im Internet gibt es einige Tools, mit denen ich recht leicht dieses Kennwort knacken kann. Das Kennwort steht auch in dem XML-Dokument drin. Wenn Sie Ahnung haben von der Word-Struktur von DOCX, beziehungsweise DOTX, wie man das ent-zippen kann, dann werden Sie’s dort auch finden. Es ist nur ein - ich nenne es - relativer Schutz, damit der Anwender nicht aus Versehen einen Teil des Textes zerstört. Okay, der Schutz ist wieder aufgehoben. Jetzt habe ich folgendes kleines Problem. "Für Rückfragen stehen wir Ihnen selbstverständlich zur Verfügung" Es wäre ja ganz schön, wenn der Anwender hier noch ein bisschen Platz hätte für freien Text. Das heißt, ich mach hier mal ENTER, ENTER, ENTER rein Hier soll er noch freien Text schreiben dürfen, weil meistens kommen hier noch einige Anmerkungen, einige Kommentare, und so weiter, rein. Wie mache ich denn das? Schutz rein, Schutz raus, heißt ja, alles ist geschützt, alles ist offen. Ein Textfeld ist auch keine Lösung, weil die Textfelder sind begrenzt auf etwa 255 Zeichen, dann ist Schluss. Also er kann nicht beliebig viel, beliebig langen Text schreiben. Ausserdem wird gewünscht, dass er einen Schnellbaustein einfügt, dass er den Text formatiert, all die Sachen funktionieren nicht, wenn ein Schutz auf dem Dokument liegt. Er kann hier weder formatieren, noch kann er einfügen, einen Schnellbaustein einfügen. Wie Sie sehen, das ist alles ausgegraut, das funktioniert alles nicht. Das soll natürlich hier in dem freien Bereich gehen. Nun, fast kein Problem. Die Lösung heißt: Abschnittswechsel. Sie müssen an dieser Stelle einen neuen Abschnitt einfügen, indem Sie nun über "Layout Umbrüche" einen Abschnittsumbruch einfügen. Am besten natürlich einen fortlaufenden. Das heißt nicht, ich mache einen Umbruch auf die neue Seite, auf die nächste Seite, sondern bleibe auf der gleichen Seite, hier geht’s weiter. "Fortlaufend", okay. Man sieht es nur ganz schlecht, hier hinten, da sind zwei Pünktchen, für "ein neuer Abschnitt beginnt". Etwas besser sichtbar wird es hier an der Stelle. Wenn ich hier einen Umbruch, einen Abschnittswechsel auf der gleichen Seite, also fortlaufend mache, dann macht er über die Seite diesen Abschnittswechsel. Wenn ich so etwas nun übersehen würde, beziehungsweise nicht genau wüsste, gibt’s vielleicht doch noch irgendwo Abschnittswechsel. Und wie gesagt, manchmal sieht man sie wirklich sehr schlecht, dann - kleiner Tipp, kleiner Trick - lassen Sie sich in Word - rechte Maustaste - die Abschnittswechsel anzeigen. Indem Sie unten auf die Statuszeile mit der rechten Maustaste klicken, haben Sie die Möglichkeit die Abschnittsnummer sich anzeigen zu lassen. Also hier, bin ich jetzt in Abschnitt Nummer 1, hier in Abschnitt 2, wie Sie sehen, und hier unten im dritten Abschnitt. Über "Suchen" kann man auch den Abschnittswechsel suchen, das heißt, würde ich über "Start Suchen Erweiterte Suche", das Ganze erweitern, und würde nun hier über "Sonderformat" mir den Abschnittsumbruch suchen lassen. Da gibt’s ein Zeichen dafür, "Weitersuchen", dann springt er zu der Stelle, wie Sie sehen, wo sich der Abschnittswechsel befindet. Das ist wichtig zu wissen, wo die Abschnittwechsel sind, dass ich hier oben Abschnitt 1, in der Mitte 2 und unten 3 habe. Weil, wenn ich jetzt das Dokument nämlich wieder schütze, habe ich die Option hier - ein klein bisschen versteckt - Abschnitte auswählen. Und hier sage ich, ja, schütz mal bitte. Schütz mal Abschnitt 1 und 3, weil hier befinden sich Formularfelder, aber bitte nicht den Abschnitt 2, der eben nicht. "OK", das ist jetzt hier voreingestellt. Und jetzt kann ich diesen Schutz aktivieren, "OK". Jetzt ist das Dokument geschützt. Das ganze Dokument, "klick, klick, klick" - nein, nicht das Ganze - weil hier zwischenrein, hier kann ich noch freien Text schreiben, wie Sie gerade sehen. Hier kann ich schreiben, hier kann ich formatieren, "Start", Sie sehen es ist alles aktiv. Ich kann hier "Fett" wählen, andere Schrift wählen, Schriftfarbe wählen und so weiter. Ich kann hier auch meine Textbausteine verwenden, Schnellbausteine, auch das ist aktiv, "Organizer für Bausteine", die können ausgewählt werden. Das heißt also, die Lösung für freie Teile innerhalb eines geschützen Dokumentes heißt Abschnittswechsel, den Sie über Layout einfügen können. Sie finden es mit der Suchfunktion. Sie können sich anzeigen lassen, in welchem Abschnitt Sie sich befinden und beim Schützen, ganz wichtig, müssen Sie vor dem "Schutz anwenden", die Abschnitte auswählen, die nicht geschützt sind, beziehungsweise, die geschützt sind.

Word 2016: Formulare

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2 Std. 21 min (35 Videos)
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Erscheinungsdatum:09.09.2016

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