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Grundlagen des Projektmanagements: Basiswissen

Fortschrittsberichte erstellen

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Eine weitere Aufgabe des Projektmanagers besteht darin, Stakeholder und Teammitglieder über den Projektfortschritt zu informieren. Hierfür richtet dieser ein Berichtssystem ein.
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Transkript

Zu Ihren Aufgaben als Projektmanager gehört es, andere über den Projektverlauf zu informieren, zum Beispiel Teammitglieder oder Stakeholder. Um sicher zu stellen, dass jeder die benötigten Informationen erhält, müssen Sie ein Berichtssystem einrichten. Ein gutes Berichtssystem liefert None und informative Daten, ohne dass die Datensammlung zur Belastung wird. In der Planungsphase haben Sie einen Kommunikationsplan erstellt. In diesem Plan haben Sie die Zielgruppen und die Kommunikationswege definiert. Um diesen Plan einsetzen zu können, müssen Sie zunächst die nötigen Informationen von Ihrem Team einholen. Es empfiehlt sich, dies wöchentlich zu tun. Fragen Sie die Daten zum Beispiel jeden Freitag Mittag ab. So können Sie wöchentlich über die Leistungen berichten. Verteilen Sie die Berichte über die gewählten Kommunikationswege, an die definierten Zielgruppen. Statusberichte sollten die folgenden Punkte enthalten: geplante Arbeit, erledigte Arbeit und Arbeit, die nicht nach Plan verlaufen ist. Berichten Sie alles was abweicht und wie Sie es korrigieren wollen. Berichten Sie über die Probleme und über die Lösungen, die Sie dafür parat haben. Für das Managementteam empfiehlt sich ein Statusbericht in kumulierter Form. So erhält das Management einen Überblick und kann sich auf das große Ganze konzentrieren. Wird nach Details gefragt, können Sie weitere Berichte liefern. Dashboards werden immer beliebter, um Informationen verdichtet grafisch darzustellen. So sehen Sie gleich, was los ist. Kennzeichnen Sie den Fortschritt zum Beispiel mit einer Ampel: Grün besagt, dass alles in Ordnung ist, Gelb, warnt vor einer kleinen Abweichung und Rot kennzeichnet ein größeres Problem. Es kann passieren, dass die Zielgruppen nach anderen Informationen, anderen Terminen oder anderen Kommunikationswegen fragen. Zögern Sie nicht, Ihr Berichtssystem anzupassen, tun Sie alles, damit die Projektkommunikation so effektiv wie möglich stattfinden kann.

Grundlagen des Projektmanagements: Basiswissen

Lernen Sie die Prinzipien für effizientes Projektmanagement kennen. Sie werden durch die einzelnen Projektphasen von der Initialisierung bis zum Abschluss geführt.

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Erscheinungsdatum:02.04.2015

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