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Office 365: Access Grundkurs

Formular automatisch erstellen lassen

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Access kann auf einer Tabelle oder Abfrage basierend mit einem Assistenten vollautomatisch ein Standardformular erzeugen. Das ist sofort voll funktionsfähig, kann aber durch die Änderung einiger Eigenschaften noch verbessert werden.

Transkript

Das was wir bisher in dieser Datenbank gemacht haben ist Technik. Tabellen und Abfragen sind zwingend nötig, aber Sie möchten nicht wirklich, dass Ihr Benutzer die sieht. Weder von der Benennung her, noch von der Menge, und schon gar nicht mit der Erlaubnis all das zu benutzen. Das wollen Sie nicht, das will Ihr Benutzer nicht, also weg damit. Typischerweise ist in einer fertigen Datenbank sogar der Navigationsbereich ganz ausgeblendet. Was stattdessen für den Benutzer angeboten wird sind Formulare und natürlich auch Berichte, aber in erster Linie Formulare zur Bedienung. Und ich will beispielhaft anfangen mit dem Eingabeformular für die Speisen. Das ist hier markiert und jetzt kann ich hier beim Erstellen einfach auf "Formular" gehen und dann wird mir ein Assistent voll automatisch dieses Formular erstellen. Also die Quelle markieren, auf "Formular" klicken und schon fertig. Natürlich habe ich hier jetzt Verbesserungswünsche, aber im Prinzip ist das Formular fertig. Hier ist auch schon das Eigenschaftenblatt sichtbar, das kann man da oben ein- oder ausschalten. Oder, das sehen Sie jetzt am Quickinfo, mit Alt+Return holen, je nachdem wie Sie es gerade brauchen. Im Moment können wir es mal weglassen. Und an dieser Stelle möchte ich mich zuerst mit den Größen der Eingabefelder beschäftigen. Wir befinden uns in der Layout-Ansicht, das ist eine dieser drei möglichen Ansichten. Es gibt die Entwurfsansicht, da kann man noch mehr Einstellen, die Layout-Ansicht ist so ein Mittelding, zeigt schon Daten, kann aber noch was Einstellen und das ist die richtige Formularansicht wie es nachher aussieht, ich schalte mal eben um, da verschwinden im Moment im Wesentlichen eigentlich nur die orangenen Markierungen. Ich bin also in der Layout-Ansicht und die hat den Vorteil, ich kann diese orangefarbenen Markierungen anfassen und die Breite ändern oder wenn ich es denn gerne hätte auch die Höhe. Die sind oft einfacher, in der Entwurfsansicht geht es auch, aber da muss man genau hier die Mitte treffen. Also kann ich an dieser Stelle ein bisschen Platz sparen. Die Bemerkung fällt auch nicht so großartig aus, dafür darf das Bild oder eventuell die Bilder großer werden. Sie bemerken vielleicht an dieser Stelle, das ist das erste Mal, wo Bilder zu sehen sind, in der Tabelle konnten Sie die einfügen, aber die Tabelle und auch die Abfrage zeigt Bilder nicht an erst das Formular. Damit ist, sagen wir mal, das gröbste hier schonmal eingerichtet, jetzt will ich in die echte Entwurfsansicht wechseln. Das geht entweder hier oder Sie können auch dort ausklappen. Da sind die drei Ansichten und ich wechsele dann hierüber auch in die Entwurfsansicht. Jetzt brauche ich spätestens das Eigenschaftenfenster, das steht zum Beispiel unter Entwurf Eigenschaftenblatt, und ziehe es mir ein bisschen breiter, damit man es auch gut sehen kann. Hier zum Beispiel die Beschriftung gefällt mir gar nicht. Da steht "tblSpeisen". Ich könnte tatsächlich hier reinklicken, ich fange dann nun mal an, was ändern und mit Return bestätigen. Die offizielle Variante ist sozusagen hier die Beschriftung, das ist der gleiche Text, den kann ich ebenfalls löschen und jetzt mit Return bestätigen. Dann wird das da drüben entsprechend dargestellt, sodass dort also nicht tblSpeisen, da wird immer die Datenquelle erstmal reingeschrieben, steht, sondern das was ich wirklich haben möchte. Für andere Eigenschaften kann noch mehr oder weniger einstellen, für andere Objekte erst recht. Hier zum Beispiel ist ei Bild drin und dort kann ich beim Bild sagen, ich hätte gern ein anderes, nicht diesen Standard, sondern mein Restaurant Logo, also auf die drei Pünktchen, dann wähle ich mir eines davon aus, dann stellt es sich allerdings direkt in der Größenanpassung auf "Abschneiden", hat also Originalgröße, und da stelle ich um auf "Zoomen", damit es wieder ganz klein ist. Dass es durchsichtig ist, ist übrigens eine Leistung des geladenen GIF-Formates. Damit hat Access so erstmal sozusagen nichts zu tun, im GIF habe ich das schon durchsichtig gemacht. Dann möchte ich das Formular erstmal speichern, das ist wie gewohnt da oben die Diskette, aber der Name für dieses Formular sollte nicht, ungarische Notation nämlich tblSpeisen heißen, das wird von Access erstmal vorgeschlagen, sondern "frm" für Form oder Formular und nachdem OK ist es gespeichert, dann gucken wir doch mal wie sie aussieht. Sieht im Wesentliche gut aus, hier ist das Logo, da die geänderte Schrift. Hier das größere Bild, wenn wir Platz haben, können wir das nochmal größer machen, aber hier oben steht noch der techniche Name "frmSpeisen" drüber. Da wechsele ich wieder zurück in die Entwurfsansicht und muss jetzt das Formular als solches markieren. Die Steuerelemente auf dem Formular kann ich einfach so anklicken. Es gibt auch Bereiche, zum Beispiel den Detailbereich, das ist alles das hier oder den Formularkopf, aber das Formular selber kann man entweder in so einem äußeren grauen oder ganz unten hier in so einem grauen Bereich markieren oder, weil das Formular recht groß sein kann am einfachsten hier in der Ecke. Wenn Sie hier draufklicken, ist auch das Formular als ganzes markiert und das geht eben so hier. Das was Sie markiert haben steht dort und umgekehrt, wenn ich dort was markiere, ich nehme mal beispielsweise "speisFotos", das ist da unten, ein Klick, dann wird das auch hier im Gegenzug markiert. Das ist also wahlweise, vor allem Linien kann man hier oben besser markieren, da haben wir im Moment nur keine drauf, und das Formular selber könnte man hier markieren oder eben auf der Ecke. Das Formular selber hat nämlich auch eine Beschriftung, so wie hier dieses Element und so lange dort nichts steht wird der Speichername benutzt. Erst wenn ich hier was reinschreibe, zum Beispiel "Formular Speisen" und mit Return bestätige, dann wird das auch auf der Registerlasche erscheinen, und zwar nicht hier im Entwurf, ich speichere das schon mal, sondern erst in der Formularansicht, da nämlich. Dann muss ich unten noch ein klein bisschen aufräumen, um Platz zu gewinnen, also in der Entwurfsansicht. Wenn Sie genau gucken, ich zeige Ihnen das nochmal eben in der Formularansicht. Da gibt es unten eine Tabelle, nämlich die Portionen zu dieser Lieferung. Die ist nett, aber im Moment stört sie mich, deswegen werde ich sie erstmal rausnehmen. In der Entwurfsansicht kann ich jetzt hier, am besten so von Links im Lineal durchschießen, also jetzt gedrückt, einmal kurz halten oder wenn Sie gedrückt länger halten, dann können Sie ganze Bereiche markieren, das ist jetzt hier eine Bildschirmfehlerdarstellung, auf jeden Fall sollte dieses Objekt orange markiert haben. Das ist ein Unterformular, Unterbericht auch wenn da jetzt eine Tabelle drin ist und so wie es jetzt markiert ist, schmeiße ich es mit der Entfernen-Taste weg. Damit habe ich hier Platzt gewonnen, hier liegt jetzt nichts mehr rum, und kann den Detailbereich, der geht nämlich bis hier unten, das sehen Sie hier auf 18 cm, kann den hier mit diesem Cursor gedrückt wieder ranfahren. Sie können ja auch zu weit fahren, da passiert nichts. Der geht also maximal so weit wie er Platz findet. Jetzt ist das Formular insgesamt kürzer geworden, speichern schadet immer noch nicht, und zu Not mache ich hier mit Doppelklick das Register mal eben kleiner. Wenn ich Glück habe, das habe ich jetzt, kann ich alle Daten komplett sehen. Und zwar alle Daten des ersten Datensatzes, der jeweils nächste Datensatz lässt sich hier weiterschalten oder hier zum Letzten, da zum Ersten. Das war es in der Tabelle, also zeilenweise war ist jetzt seitenweise, das ist aber je nach Formular unterschiedlich. Das ist so ein ganz typisches Standardformular, der Datensatzmarkierer ist jetzt sehr hoch, weil die Zeil sozusagen die gesamte Seite füllt, dafür werden hier Bilder angezeigt, Sie können auch hier Dropdown-Felder benutzen, die werden wir noch schöner machen, Sie können Schriften ändern, wird auch noch folgen, aber der Assistent macht die wesentliche Arbeit jetzt schon mal fertig.

Office 365: Access Grundkurs

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6 Std. 18 min (75 Videos)
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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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