Excel 2013 Grundkurs

Formeln sprechender gestalten

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Mit Hilfe von Namen können Sie Formeln sprechender gestalten und die sogenannten absoluten Bezüge ersetzen. Welche Vorteile Sie damit haben, zeigt dieses Tutorial.
07:55

Transkript

Willkommen zu einem weiteren Video zum Thema "Bezüge", zu den sog. "Namen". Wenn Sie jetzt sagen: "Nein, nicht noch ein Kapitel. Wofür brauche ich das überhaupt? Wann bin ich denn endlich fertig mit den Bezügen?" Dann kann ich Ihnen sagen, dass Sie dieses Kapitel auch überspringen dürfen. Denn rein theoretisch haben wir alles gelernt, um in Excel rechnen zu können. Das heißt, wenn Sie verstanden haben, was Bezüge sind, welche Vorteile ich beim Runterziehen erzielen kann, was die Reichweite ist, dann haben Sie, wie gesagt, alles gelernt, was Sie zum Rechnen von Excel brauchen. Dann stellt sich die Frage, wofür brauche ich denn dann die Namen? Namen haben einen großen Vorteil, dass sie nämlich Formeln viel sprechender machen. Am besten kann man das an einem Beispiel zeigen. Ich gehe zurück in unsere Tabelle, schauen noch mal die Formeln an und, wie gesagt, die ist natürlich viel sprechender als das vorhin. Hoffen wir mal, dass Mitarbeiter, die sich mit Excel nicht so gut auskennen, vielleicht dann auch diese Formel eher akzeptieren und nicht irgendwie manuell überschreiben, was ja gerne mal gemacht wird, wenn man etwas nicht versteht. Es gibt aber auch noch einen zweiten Vorteil neben der besseren Verständlichkeit. Wenn ich jetzt diese Formel hier ausfülle mit einem Doppelklick, sehen Sie, dass "USt" stehenbleibt. Das heißt, der Name ist auch gleichzeitig noch ein absoluter Bezug, was eben ein schöner Nebeneffekt ist. Ja, dann wollen wir mal üben. Wir wollen gleich das "Skonto" berechnen, das natürlich auch in der Tabelle "Daten" steht. Da werde ich das einfach mal gleich berechnen. Kurz davor den richtigen Zwischenschritt: "Endpreis für den Kunden". Also muss ich hier sagen: "Nettopreis" plus "Umsatzsteuer", bestätige das mit "Enter" und dann Doppelklick. Wunderbar. Jetzt das Skontobeispiel: Ich klicke hier also wieder zurück auf "Daten" und möchte für "B 4" einen Namen vergeben. Ich klicke da herein. Jetzt möchte ich natürlich auch mal was falsch machen. Ich schreibe "Skonto Versuch", eigentlich nur, um Ihnen zu zeigen, dass, wenn ich das mit "Enter" bestätige, es einen Hinweis gibt, genauer eine Fehlermeldung. Sie sagt nämlich: "Sie müssen einen gültigen Zellbezug, bzw. einen gültigen Namen eingeben." Sehr hilfreich ist die Information nicht. Ich will sie ein bisschen konkretisieren. Sie dürfen also bei der Namenvergabe keine Leerzeichen verwenden und auch keine Sonderzeichen, wie z.B. "$", "%", etc. Deswegen versuche ich es noch mal richtig. Einfach ein kurzes Wort "Skonto", mehr nicht. Wieder die "Enter"-Taste, um die Eingabe zu bestätigen. Wunderbar. Jetzt akzeptiert er das. Wir können das Ganze noch mal versuchen. Das dürfen Sie aber alleine. Ich wollte einfach nur den Hinweis geben, dass Namen gewisse Voraussetzungen haben müssen. Was hat es nun mit Namen auf sich, die aus einer Beschriftung erstellt werden? Wir gehen dazu wieder in unsere Kostenkalkulation. Wir hatten ja gerade die Umsatzsteuer über den Namen "USt" berechnet. Jetzt stellt sich die Frage, ob ich auch die "F 3" in irgendeiner Form oder die "F4" oder die "F 5" durch einen Namen ersetzen kann. Was keinen wirklichen Sinn macht, wäre, wenn ich jetzt hier reingehe und der Zelle "F 3" einen Namen geben würde wie z.B. "Artikel Reifen", dann hier in "F 4" sagen würde "Artikel Lenkrad", dann hier sagen würde "Artikel Sitze". Das wäre ziemlich viel manuelle Arbeit. Deswegen greifen wir zu einem Trick. Wir markieren die Überschrift "Nettopreis für Kunden" und auch alle darunterstehenden Zahlen, indem ich einfach mit der linken Maustaste diesen Bereich markiere. Anschließend klicke ich auf "Formeln" und dort sage ich "Aus Auswahl erstellen". Jetzt habe ich die Möglichkeit, einen Namen aus der "Obersten Zeile", der "Linken Spalte" usw. zu erstellen, bzw. automatisch erstellen zu lassen. Natürlich brauchen wir in dem Beispiel "Oberste Zeile". Das ist standardmäßig angehakt, weil es am häufigsten verwendet wird. Ich klicke an der Stelle einfach auf "OK". Schon kann ich die Berechnung durchführen. Das mache ich, indem ich einfach diese errechneten Werte lösche. Ich beginne dann wieder mit "=" und sage jetzt einfach: "Netto". Wenn ich die ersten drei Buchstaben schreibe, dann wird die Auswahl schon sehr klein. Es gibt hier zwei Funktionen. Die brauchen wir natürlich nicht, sondern wir sagen "Nettopreis für Kunden". Wir können da einmal draufklicken und wie ich vorhin schon erwähnt habe mit der "Tab"-Taste kann man das dann automatisch ausfüllen lassen. Schon sehen Sie, habe ich das automatisch ausgewählt. Dann muss ich nur noch sagen "mal". Dann kommt meine "USt", meine Umsatzsteuer, dazu. Ich bestätige die Eingabe mit der "Enter"-Taste und schon habe ich, wenn wir uns das mal anschauen, einen sehr viel sprechenderen Namen als vorher. Kurz noch ein Doppelklick. Dann bezieht sich das natürlich auch auf die anderen Zellen. Wir können das mal anschauen. Hier steht "Nettopreis für Kunden". Sie sehen, er umrandet den ganzen Bereich. Das mag ein bisschen verwirrend sein. Aber natürlich bezieht er sich immer auf die Zeile, wo er gerade steht. In unserem Fall wäre das "126,9" mal die Umsatzsteuer. Eine Frage wollen wir noch klären. Wie kommt es zu diesen Unterstrichen? Ich hatte ja schon im Video vorher erwähnt, dass Namen keine Leerzeichen oder Sonderzeichen enthalten dürfen. Deswegen hat Excel die Leerzeichen hier oben einfach durch Unterstriche ersetzt. Das gerade Erlernte wollen wir noch mal üben. Wir wollen einfach mal den "Endpreis für den Kunden" berechnen. Nun stellt sich die Frage, ob Sie vielleicht schon mal für "Umsatzsteuer", sozusagen für die ganze Spalte, einen Namen vergeben haben. Wenn wir das nicht wissen, will ich Ihnen eben zeigen, wie sie alle Namen anzeigen können. Sie klicken hier auf diesen kleinen Pfeil neben "Namenfeld" und schon sehen Sie, welche Namen Sie schon vergeben haben. Da sehen wir, dass zwar die "USt" vorhanden ist, aber wir wissen, das ist für den Umsatzsteuersatz und nicht für den Umsatzsteuerbetrag. Deswegen klicken wir hier wieder auf die Überschrift, ziehen das nach unten, gehen wieder den alten Weg "Formeln über Auswahl erstellen", sagen wieder "Oberste Zeile", sagen "OK" und schon haben wir den nächsten Namen. Das wollen wir gleich mal probieren. Wir sagen "=", dann sagen wir "Nettopreis", wählen das wieder aus über die "Tab"-Taste, plus, sagen dann "Umsatzsteuer". Auch hier wieder die "Tab"-Taste. Schon sehen wir über die farbliche Markierung, dass er die beiden Spalten ausgewählt hat. Wir bestätigen das wieder mit "Enter". Schon können wir einen Doppelklick machen und haben auch hier diese Spalte ausgefüllt. Wieder ein kleiner Kontrollblick in die Zelle hier unten. Es passt. Es sieht sehr schön aus und viel sprechender, so wie wir es wollten. Bis jetzt haben Sie also gelernt, wie man Namen manuell oder aus einer Beschriftung erstellen kann. Im nächsten Kapitel zeige ich Ihnen noch das, was hier schon angeklungen ist. Wie kann ich meinen Namen ändern, um die Problematik mit der "Umsatzsteuer" und dem "USt" ein kleines bisschen besser zu verstehen.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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ISBN-Nummer:978-3-99032-044-0
Erscheinungsdatum:19.03.2013
Laufzeit:9 Std. 34 min (115 Videos)

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