Am 14. September 2017 haben wir eine überarbeitete Fassung unserer Datenschutzrichtlinie veröffentlicht. Wenn Sie video2brain.com weiterhin nutzen, erklären Sie sich mit diesem überarbeiteten Dokument einverstanden. Bitte lesen Sie es deshalb sorgfältig durch.

SharePoint 2013 Grundkurs

Flexible Statusinformation für Dokumente

LinkedIn Learning kostenlos und unverbindlich testen!

Jetzt testen Alle Abonnements anzeigen
Statusspalten ermöglichen es, in der Projektverwaltung auf Ordner zu verzichten. Statusinformationen können jeder Datei zugeordnet und bei entsprechender Änderung schnell durch die Teammitglieder angepasst werden.

Transkript

Haben Sie sich schon mal Gedanken darüber gemacht, warum eigentlich Dateien immer in ganz bestimmten Ordnern abgelegt werden und dann von einem Ordner in den nächsten wandern? Bei uns im Projektmanagement ist es zum Beispiel so, dass alle Projekte nach einer bestimmten Methode durchgeführt werden und diese Methode bedingt, dass jedes Dokument immer einen bestimmten Status druchlaufen muss. Den Status haben wir auf unserem Gruppenlaufwerk immer mit einem Ordner abgebildet. Da hatten wir dann zum Beispiel den Ordner Entwurf. Wir hatten den Ordner Prüfung und wir hatten den Ordner Final. Wann immer sich der Status an einer Datei verändert hat, musste man jetzt natürlich darauf achten, dass man A, daran gedacht hat, die Datei von einem Ordner in den nächsten zu schieben. Und dabei musste man auch aufpassen, dass man nicht aus Versehen ein Duplikat beziehungsweise eine Kopie davon erstellt. Denn sonst wussten die Kollegen nicht, wo liegt denn nun eigentlich die richtige Datei und in welchem Status befindet sich diese. Genau hier kann uns SharePoint helfen. Wir möchten Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe einer Statusspalte diese Informationen zu der jeweiligen Datei hinterlegen. Und wie Sie dann diese Eigenschaft ändern und somit gar nicht mehr eine Datei von einem Ordner in den nächsten schieben müssen. Das entfällt an dieser Stelle und Sie haben dennoch immer die richtige Information. Als Erstes müssen wir uns eine Spalte anlegen. Um jetzt also eine neue Spalte für unsere Statusinformationen anzulegen, öffnen wir das Register Bibliothek und klicken hier auf Schaltfläche Spalte erstellen. Im sich öffnenden Dialog vergeben wir jetzt natürlich den passenden Namen. Ich arbeite jetzt mit dem Namen Status. Und nachdem wir ja mehrere Statusinformationen eintragen möchten beziehungsweise verwenden möchten, wählen wir hier den Spaltentyp Auswahl. Im unteren Bereich des Dialogs haben wir nun ein Feld. In dem steht im Moment, geben Sie Auswahl Nr. 1, 2 oder 3 ein. Genau diese Einträge werden wir jetzt durch unsere Statusinformationen ersetzen. Das war einmal Entwurf. Prüfung. Und Final. Wir können jetzt auch noch festlegen, ob wir ein Dropdownmenü haben möchten, ob wir mit Optionsfeldern arbeiten möchten. Hier können Sie sich diese Spalte so einrichten, wie es für Sie am besten passt. In meinem Fall ist das Dropdownmenü vollkommen ausreichend. Ich scrolle also nach ganz unten und bestätige mit OK. Wir haben jetzt also unsere Spalte Status angelegt. Diese Informationen müssen wir nachträglich natürlich auch noch pflegen. Das machen wir am schnellsten, indem wir in den QuickEdit-Modus wechseln. Diesen haben wir ebenfalls im Register Bibliothek, hier in der Gruppe Ansichtsformat. Sobald wir die Schaltfläche einmal anklicken, können wir jetzt die Statusinformationen zu unserem Dokument anpassen. Ich setze jetzt hier musterhaft Statusinformationen hinein, einfach damit wir hier das Ganze befüllt haben. Ich hätte jetzt natürlich hier, wie in Excel gewohnt, das Ganze auch runtertragen können. Dann wird für mich SharePoint die ganzen Informationen automatisch eintragen, beziehungsweise vervollständigen. Ich bin so weit fertig mit meiner Arbeit und kann somit auch in die Standardansicht, Anzeigen, zurückgehen. Und habe somit die ganzen Informationen für meine Datei gepflegt. Wenn sich jetzt der Status an einem Dokument verändert, wie zum Beispiel mein Lastenheft; das ist nicht mehr im Entwurfsstatus, sondern wurde bereits zur Prüfung an den Projektleiter weitergegeben; dann kann ich das entweder erneut über die QuickEdit-Ansicht vornehmen, oder aber ich wähle hier den Weg über die drei kleinen Punkte. Auch in diesem Menü klicke ich ein weiteres Mal auf die drei kleinen Punkte und kann jetzt hier die Eigenschaften für die Datei bearbeiten. Dann sehen Sie schon, diese Ansicht ist jetzt anders als die in der QuickEdit-View. Ich habe hier mein Feld Status. Kann das Ganze jetzt auf Prüfung umstellen. Und bestätige meine Änderung mit Speichern. Jetzt haben Sie gesehen, wie wir in SharePoint eine Spalte für Statusinformationen anlegen können und somit auf die drei obligatorischen Ordner Entwurf, Prüfung und Final gänzlich verzichten können. Somit sparen wir uns auch das Hin- und Her kopieren beziehungsweise Verschieben der Dokumente von einem Ordner in den anderen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
Derzeit sind keine Feedbacks vorhanden...
 

Dieser Online-Kurs ist als Download und als Streaming-Video verfügbar. Die gute Nachricht: Sie müssen sich nicht entscheiden - sobald Sie das Training erwerben, erhalten Sie Zugang zu beiden Optionen!

Der Download ermöglicht Ihnen die Offline-Nutzung des Trainings und bietet die Vorteile einer benutzerfreundlichen Abspielumgebung. Wenn Sie an verschiedenen Computern arbeiten, oder nicht den ganzen Kurs auf einmal herunterladen möchten, loggen Sie sich auf dieser Seite ein, um alle Videos des Trainings als Streaming-Video anzusehen.

Wir hoffen, dass Sie viel Freude und Erfolg mit diesem Video-Training haben werden. Falls Sie irgendwelche Fragen haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren!