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SharePoint 2013 Grundkurs

Filtern mit bestehenden Spalten in Dokumentbibliotheken

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In diesem Video lernen Sie, bereits bestehende Spalten in SharePoint zu nutzen und damit auf Ordner zu verzichten. Denn je mehr Dokumente in Ihrer Bibliothek landen, desto unübersichtlicher wird alles und deshalb benutzen wir Filter.

Transkript

Sobald Sie und Ihr Team anfangen, Dokumente in eine SharePoint- Bibliothek hochzuladen, werden Sie schnell feststellen, diese wird mit der Zeit immer voller und voller. Liegen erst einmal viele Dokumente in einer solchen Bibliothek, müssen wir uns überlegen, wie wir diese nutzen können, um schnell auf unsere Dateien zugreifen zu können. In diesem Video möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie mithilfe von Spalten in SharePoint schnell an die gewünschte Information kommen. Jede Bibliothek in SharePoint verfügt über einzelne Spalten. Diese erkennen wir, wenn wir mit dem Maus- zeiger hier zu dem Spaltentitel fahren. SharePoint erkennt, wann Sie mit der Maus über dieser Spalte stehen, markiert an diesem Bereich blau, und zeigt Ihnen rechts dieses kleine schwarze Dreieck an. Das ist für Sie der Hinweis, hier verbirgt sich ein Menü. Wir können jetzt also auf Funktionen innerhalb dieser Spalten zugreifen. Wenn wir hier eine solche Spalte einmal anklicken, dann sehen Sie, wir haben zum Beispiel in der Spalte Typ, das ist diese hier mit diesem weißen Blatt, die Möglichkeiten, zum Beispiel auf Sortierfunktionen zugreifen. Oder aber ich kann jetzt hier unten nach Dateityp filtern. Das ist insofern sehr praktisch, als dass ich jetzt hier sehr bequem sagen kann, zeige mir doch bitte alle Präsentationen an, die sich in dieser Bibliothek befinden. Dazu setze ich einfach einen Haken in der Spalte. Das Ganze wird für mich direkt umgesetzt. Ich bestätige das Ganze mit Schließen und sehe jetzt nur noch die PowerPoint- Präsentationen in meiner Bibliothek. Sobald Sie einen Filter in einer solchen Spalte gesetzt haben, sehen Sie auch dieses Filtersymbol in der Spalte, und erkennen dann auch gleich, aha, hier haben wir jetzt nicht mehr die Standardansicht. Um den Filter wieder aufzulösen, klicken Sie einfach wieder in den Spaltentitel, und sehen dann, Sie können jetzt hier auf den Befehl Filter für Typ löschen klicken. Im Alltag ist diese Funktion unheimlich praktisch. Stellen Sie sich vor, Ihr Chef kommt morgens in das Büro und sagt, er hat in drei Minuten eine wichtige Telefonkonferenz mit einem Kunden. Es geht um das aktuelle Projekt und er benötigt nun für einen Überblick alle Projektdokumentationen der letzten vier Monate. Wenn wir mit Ordnerstrukturen gearbeitet hätten, müssten wir jetzt all unsere Ordner durchsuchen. Mit SharePoint haben wir die Möglichkeit, über die Spalten bequem nach Dateientyp zu filtern. Das heißt, wenn Sie jetzt zum Beispiel alle Dokumentationen mit Word erstellt haben, können Sie jetzt hier mit einem Mausklick sich schon mal alle Word-Dokumente in SharePoint in den Vordergrund holen; und arbeiten so Spalte für Spalte weiter, um sich alle weiteren Informationen zu dem Dokument in den Vordergrund zu holen. Sie werden dann auch sehen, auch alle anderen Spalten in SharePoint haben ein solches Bearbeitungsmenü. Ich kann jetzt zum Beispiel in der Spalte Geändert von ebenfalls klicken. Dann öffnet sich das gleiche Menü. Ich könnte jetzt also sagen, ich brauche alle Word-Dokumente, welche von Frau Herzog angelegt wurden. Und das Ergebnis bekomme ich dann innerhalb von einer Sekunde. Wenn wir diese Ansicht nicht mehr benötigen, können wir jetzt entweder alle Filter aus den Spalten entfernen, oder aber wir nehmen die schnelle Variante und klicken hier die Ansicht Alle Dokumente an. Dann werden alle Filter auf einmal aufgehoben und wir sehen jetzt wieder alle Dateien aus unserer Bibliothek. Das ist unheimlich praktisch und bietet Ihnen ein vollkommen neues und vor allem flexibles Arbeiten mit ihren Dokumenten. Ein kleiner Tipp: Diese Spalten stehen Ihnen natürlich mit dem gleichen Funktionsumfang auch in allen Listen zur Verfügung. Das heißt, Sie können auch in einer Listenspalte auf die gleiche Art und Weise filtern. In diesem Video haben wir Ihnen gezeigt, wie Sie mit nur wenigen Mausklicks mithilfe von Filterkriterien in Ihren Spalten die Dokumente in den Vordergrund holen, die Sie für Ihre weiteren Tätigkeiten benötigen.

SharePoint 2013 Grundkurs

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint 2013 kennen und erfahren Sie, wie Ihnen die vielfältigen Funktionen des Systems den Arbeitsalltag erheblich erleichtern können.

9 Std. 24 min (87 Videos)
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