Office 365: Access Grundkurs

Filtern in einer Abfrage

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Abfragen sind das geeignete Instrument, um Daten zu filtern. Sie können so auch mehrere Filter unabhängig voneinander speichern. Änderungen an Datensätzen reicht Access automatisch an die zugrunde liegende Tabelle weiter.

Transkript

Während diese zwei Abfragen, wie man schon am Namen sehen kann, sortieren, können Sie mit Abfragen auch filtern. Ich erstelle also einen Abfrageentwurf, basierend immer noch auf der Tabelle Lieferungen, per Doppelklick, dann Schließen, das konnen wir auch wieder schließen, mache das meinetwegen noch ein bisschen größer und übernehme wieder mit dem Sternchen per Doppelklick alle Feldinhalte und will jetzt beispielsweise den Fahrer filtern, also auch per Doppelklick und hier das Anzeigenkästchen entfernen, damit der nicht doppelt angezeigt wird und gebe jetzt an, dass ich gern Fahrer Maria haben will. Mit dem Return erkennt Access, Achtung, das ist ein Textfeld, und wird jetzt hier, das ist ein bisschen schlecht zu sehen, Gänsefüßchen einfügen. Wenn Sie an dieser Stelle "Shift+F2", "Umschalt+F2" angeben, dann gibt's ein sogenanntes Blumenfenster, welches die Möglichkeit bietet, die Schriftart zu verändern und nach dem OK sehen jetzt deutlicher, was da wirklich steht also es ist ein Textdatenfeld, deswegen wird von Access hier auch mit dem Gänsefüßchen das klargemacht. Und damit sehe ich jetzt nur noch Datensätze, deren Fahrer beziehungsweise Fahrerin Maria ist, also einmal anzeigen die beiden Datensätze von Luigi sind weg. Das kann ich wieder speichern, das geht übrigens auch hier von der Datenblattansicht, also nennen wir das Lieferungen nur von Maria und können das hier wieder schließen und entsprechend will ich zum Beispiel Lieferungen rausfiltern, die mehr als ein Element enthalten, also wiederum Erstellen Abfrageentwurf, basiert auf Doppelklick Lieferungen, Schließen. Das können wir mal im Grunde klein lassen, Doppelklick auf Sternchen, Sie merken, das geht relativ zügig, wenn man das so erstellt und ich will die Menge Doppelklick nicht noch mal sehen, aber einschränken, so dass nur diejenigen Mengen erscheinen, die größer 1 sind. Bei Maria eben stand im Grunde ein Gleichheitszeichen davor, gleich Maria und hier kommt explizit bei einer Zahl, und die handelt es sich bei der Menge: größer, kleiner, ungleich, wenn Sie es denn mal brauchen, sieht so aus, kleiner, größer, in diesem Fall also ein größer 1 hinein. Das können wir schon speichern, also Lieferungen mit mehr als einem Gericht oder einer Speise und OK. Und das sollte man natürlich auch testen, also hier wieder auf die Datenblattansicht, das sind alle, die zwei oder drei haben. Wir können ja mal das Gegenstück testen, wiederum Erstellen eines Abfrageentwurfs, Doppelklick auf Lieferungen hier Schließen, Doppelklick Sternchen, Doppleklick Menge, nicht anzeigen und wie schon erwähnt gleich 1, Sie können einfach 1 schreiben, das macht keinen Unterschied und das sind jetzt die übrigen, die also gleich eins sind werden insgesamt 4 Datensätze jeweils zwei und zwei sehe ich davon. Ich könnte sogar die Abfrage ja einfach schließen ohne zu speichern, aber wir können ja ruhig mal speichern, also Lieferungen mit einer Speise. Es gibt die starke Versuchung an dieser Stelle, wenn man hier was ändern will dann schreiben wir doch mal eben was rein. Hier zum Beispiel schreibe ich Pizza Margarita und dann nur mal testweise ein X. Die Frage, die sich jetzt stellt, es ist ja gar nicht die Tabelle, wo wird das denn gespeichert, denn Daten können nur in Tabellen gespeichert werden. Das, was Sie gerade sehen, ist aber eine Abfrage. Was Sie hier auch vielleicht sehen oder bemerkt haben, ist hier der Schreibstift. Dieser Schreibstift, wenn er denn erscheint, sagt “Access weiß“, wo die Daten gespeichert werden müssten. Und bei Abfragen, ganz deutlich, Abfragen können nicht speichern, die reichen es immer an die Tabelle weiter. Wenn ich jetzt also diesen Datensatz hier in der Abfrage verändere und die Zeile verlasse, dann ist der Datensatz in der Tabelle geändert, denn nur dort kann es sich ändern Wenn ich also hier mit X rausgehe und in der Tabelle nachgucke, dann finden Sie hier den Datensatz geändert. Abfragen reichen also alle Informationen nur durch, die das Datenspeichern betreffen. Sie können dort getrennt sortieren, filtern, alles Mögliche aber Sie können dort nie getrennt Daten verändern. Datenveränderungen speichern sich immer in der Tabelle, deswegen werde ich das jetzt wieder, rückgängig geht nicht mehr, sondern bewusst ändern und jetzt sind die Daten wieder in Ordnung.

Office 365: Access Grundkurs

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Erscheinungsdatum:08.09.2016

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