Excel 2013 Grundkurs

Filter und Datenschnitte

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Sie können Pivot-Tabellen auch filtern. Die Alternative dazu sind Datenschnitte, die in vielerlei Hinsicht die bessere Variante darstellen. Sehen Sie selbst.
09:14

Transkript

Kommen wir, nachdem wir die Layouts angeschaut haben, mal zu den Filtern bzw. den Datenschnitten. Das ergänzt sich nämlich ein bisschen, denn wenn wir uns mal unsere Pivot-Tabellen bis jetzt anschauen, dann haben wir eigentlich immer nur bei den Spalten, bei den Zeilen und bei den Werten Spalten hinzugefügt, aber wir haben eigentlich hier den Filter weggelassen. Dazu kommen wir eben jetzt. Ich möchte hier oben in dem Filter noch Daten hinzufügen. Evtl. nehmen wir eine Pivot-Tabelle, die ein wenig leichter ist. Nehmen wir zum Beispiel die hier. Jetzt sehen wir hier, welcher Händler wie viele Fässer bekommen hat. Und jetzt interessiert Sie das aber nicht allgemein, sondern Sie wollen jetzt nur wissen, wie viele Fässer Altbier und Flaschen Altbier abgenommen wurden. Deswegen ziehe ich jetzt hier das Produkt runter in den Filter, dann gelangt das hier hoch und jetzt kann ich hier angeben, dass ich nur die Auswertung vom Altbier haben will. Ich drücke OK. Und schon hat es jetzt hier die Auswertung angepasst. Dann kann ich aber angeben, dass mich auch die Ausfuhr vom Kölsch interessiert. Ich kann auch noch mehrere Elemente auswählen, z. B. Alt und Pils. Ich drücke wieder OK und jetzt sehen Sie hier die entsprechenden Zahlen, die sich immer aktualisieren. Das kann man natürlich auch noch um den Verkäufer erweitern. Sie fügen bloß hier noch den Verkäufer ein und vielleicht noch das Gebiet. Ziehe ich auch runter. Jetzt kann ich mir hier natürlich viel genauer die Zahlen noch anzeigen lassen z. B. Nord, Süd. Beim Verkäufer möchte ich nur den Curio haben. Jetzt sehen Sie z. B., dass der gar nichts umgesetzt hat. Dann nehmen wir mal Keil, evtl. war der ein bisschen fleißiger. Das ist doch sehr schön. Haben wir wieder einen Nachteil, die Spalten sind wieder ein wenig komisch, die richte ich wieder ein bisschen. Perfekt. Nun kommen wir zu einem kleinen Problem, denn hier steht z. B. mehrere Elemente, mehrere Elemente. Das kann man ja nicht wirklich gut in der Praxis einsetzen. Da müsste ich hier klicken um zu sehen, dass hier Nord, Süd ausgewählt ist. Das müsste ich mir dann noch merken. Auch das ist nicht wirklich komfortabel. Deswegen hat Microsoft sich überlegt, dass wir doch eigentlich das ein bisschen besser machen möchten. Gehen Sie einfach mal auf Analysieren. Dann gibt es hier Datenschnitte. Wenn Sie die mal einfügen, dann fragt es Sie, welche Daten Sie haben möchten. Dann nehme ich mal 1:1, dann nehme ich mal das Produkt, dann nehme ich mal den Verkäufer, und dann nehme ich das Gebiet und bestätige mit OK. Und nun haben Sie hier die Datenschnitte, die evtl. schon bekannt sind vom Filter, die haben wir natürlich hier wieder. Und da sehen Sie, ist es auch wie beim Filter 1:1 gespiegelt. Das heißt beim Produkt habe ich hier Alt und Pils ausgewählt, beim Gebiet Nord und Süd, da sieht man, dass die beiden blau sind, und beim Verkäufer den Keil. Das ist natürlich viel besser, eigentlich bräuchte ich das hier oben gar nicht, die Datenschnitte reichen mir komplett. Gesagt, getan, dann möchte ich auch gerne die Filter entfernen. Erste große Frage ist: Wo ist meine Feldliste? Das ist ein großes Problem. Wenn Sie nicht in der Pivot-Tabelle stehen, dann stellt er Ihnen natürlich auch die Feldliste gar nicht dar. Ich muss mit meinem Cursor wirklich in eine Pivot-Tabelle reinklicken, dann bekomme ich hier meine Feldliste. Also, immer ein riesen Stolperstein in der Praxis. Zur Wiederholung: D2 keine Pivot-Tabelle, keine Feldliste, reinklicken, hab ich. Übrigens, wenn Sie reinklicken und haben trotzdem die Feldliste nicht, dann liegt das daran, dass Sie die evtl. irgendwann mal geschlossen haben, dann können Sie ja rein und raus klicken, wie Sie wollen, dann kommt die nie wieder. Dann ist es kein Thema, klicken Sie doch einfach mal auf Analysieren, dann auf Anzeige und dann sehen Sie, dass hier die Feldliste steht. Dann können Sie die hier wieder einblenden. Da ist sie wieder. Super. Mein Ziel war aber hier den Filter zu entfernen, weil ich gesagt habe, dass die Datenschnitte viel besser sind. Die kann ich natürlich hier noch ein bisschen verkleinern. Und natürlich hier auch noch hochschieben. Sie wissen evtl. noch, dass man die formatieren kann und hier bei Datenschnitteinstellungen die Kopfzeile rausnehmen kann. Wer jetzt das Kapitel Filter schon durchgesehen hat, der sagt natürlich, dass das alles alter Kaffee ist, aber ich mache das hier einfach nochmal für diejenigen, die evtl. noch keine Zeit hatten, das Video anzusehen. Wir machen hier ein bisschen Feintuning. Wir wissen ja leider schon vom Filter, dass das ein bisschen Frickelarbeit ist. Das hat aber schön funktioniert. Das Gleiche machen wir auch noch mit dem Gebiet. Wir können das dann hier hochziehen. Auf den Rand geht man, dann kann man die Datenschnitte verschieben. Auch immer ein schönes Hilfsmittel bei solchen Feintuning-Geschichten: die ALT-Taste. Mit der ALT-Taste kann ich nämlich das direkt an die Gitternetzlinien anheften. Das mache ich jetzt auch mit dem Gebiet. Ich verschiebe es, drücke die ALT-Taste und schon springt er. Es kann nicht noch weiter nach unten gezogen werden also schiebe ich das ein wenig nach oben, auch mit der ALT-Taste Hier habe ich natürlich nicht genug Platz. Macht aber gar nichts, dann sage ich nämlich hier Option der Datenschnitte und ich möchte gerne die Spaltenanzahl erhöhen auf 2. Jetzt steht hier nämlich plötzlich Nord, Ost, West und Süd. Ist doch super. Dann mache ich das auch hier nochmal und erweitere ein wenig mit der ALT-Taste. Der Verkäufer ist natürlich schon ein wenig größer von der Anzahl der Elemente, deswegen lasse ich das mal so ein bisschen rechts stehen. Ich bin aber eigentlich schon durch, obwohl ich ganz zum Schluss noch einen wichtigen Punkt habe. Wie Sie wissen, hab ich die Spaltenbreite gerade ein wenig angepasst. Ich wiederhole es, evtl. liege ich falsch oder ich hab es vergessen. Ich mache es wieder. Und dann wähle ich was Neues aus und plötzlich sehen Sie, dass diese Spalten springen. Das ist nicht sehr schön, das macht er deswegen, weil es sein könnte, dass z. B. in der Flasche eine ganz große Zahl drinne ist, wenn ich das davor ganz klein gemacht habe. Ich gehe mal auf Osten. Dort sind die Zahlen sehr klein. Ich mach das ein wenig kleiner. Habe ich jetzt schön dargestellt. Das gefällt mir klasse. Wenn ich jetzt auf Nord klicken würde, dann muss er natürlich garantieren, dass auch die Millionen rein passt. Damit er das kann, aktualisiert er immer die Spaltenbreite, das macht also Sinn, aber meist wird es nicht gerne gesehen. Deswegen will ich Ihnen zeigen, wie man das ausstellen kann. Ich mache es jetzt einmal schön, sodass es passt. Jetzt möchte ich immer, dass die Spaltenbreite so bleibt. Dann klicke ich auf Analysieren, dann gibt es hier die Optionen der Pivot-Tabelle, da klicke ich drauf, dann gibt es hier unter Layout ganz unten einen Haken bei Spaltenbreite bei Aktualisierung automatisch anpassen. Wenn ich den Filter hier immer ändere, ist das natürlich immer eine Aktualisierung, weil er sich die neuen Zahlen zieht, also mache ich bei Spaltenbreite... den Haken weg. Ich bestätige mit OK. Jetzt können Sie hier herumklicken, jetzt haben wir keine Spaltenbreite mehr. Super, das gefällt mir viel besser. Einen Punkt, der ist natürlich ganz wichtig, will ich noch erwähnen bei den Datenschnitten. Es gibt hier zwei Varianten, wenn Sie mehrere Elemente haben wollen. Wenn ich hier rumklicke, dann nimmt es immer nur einen, bei mehreren, vielleicht unabhängigen (z. B. Curio, dann lasse ich Keil aus, dann kommt der Meyer) nehmen sie die STRG-Taste, mit der Taste kann ich im Grunde genommen die Sachen hinzufügen. Dann sieht man sehr schön, dass sich die Werte verändern. Mit der STRG-Taste kann ich die wieder abhaken bzw. wieder anhaken. Es gibt noch eine zweite Variante, die kann man auch beim Verkäufer zeigen. Sie klicken nur auf den Curio und möchten jetzt von bis. Dann drücken Sie die SHIFT-Taste und den Schmidt, und dann sehen Sie, wird von Curio bis Schmidt markiert. Noch ein wichtiger Punkt, aber wir haben ja noch zwei, drei andere. Wenn Sie z. B. schnell den Filter aufheben wollen, dann gehen Sie hier oben auf das Kreuzchen beim Filter und schon sehen Sie, dass man alle Daten sehen kann, auch hier. Bei dem Produkt haben wir das Problem, dass wir natürlich hier die Kopfzeile ausgeblendet haben, da müssten Sie also mit der Tastenkombination SHIFT z. B. Alt markieren und dann SHIFT Pils, dann haben Sie alles, super. Sonst klappt es nicht. Das war das Wichtigste zum Thema Filter und Datenschnitte. Obwohl Sie den Filter gar nicht mehr einsetzen werden. Die Datenschnitte sind viel intuitiver und machen auch ein wenig mehr Eindruck.

Excel 2013 Grundkurs

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9 Std. 34 min (115 Videos)
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